Vad måste vi göra? Och vad får vi för stöd? Människor på alla nivåer i en organisation behöver reflektera över uppdraget och föra en dialog om detta, för att arbetsmiljön ska bli sund. Det är tanken i ”uppdragsdialog” en forskningsbaserad metod för en god arbetsmiljö och bra kvalitet. Nynäshamns kommun testar den, från golv till tak.
Under tre år satsar kommunen i södra Storstockholm stora pengar på att utveckla sitt sätt att föra dialog om jobben, i projektet ”Jaget, laget och uppdraget”, som startade efter sommaren 2016 och pågår till hösten 2018. Projektets namn syftar på att man inte bara ska se det egna arbetet som något individuellt, utan som en del av lagets uppdrag. I en annan artikel berättar vi om en hemtjänstgrupps erfarenheter av satsningens första månader, med kommentarer från alla nivåer upp till den politiska: Ny dialog hos hemtjänsten i Nynäshamn
Kommunen hade en total sjukfrånvaro 2014 på 7,6 procent, när riksgenomsnittet var 6,3. Enligt projektdirektiven som kommunstyrelsen klubbade kostar detta över 14 miljoner om året, och då är inte vikariekostnader eller bortfall av produktion medräknat. Året därpå hade siffran stigit till 8,6 procent. Det finns alltså pengar att spara, och dessutom vill kommunen stärka sig som attraktiv arbetsgivare. Sex miljoner på tre år får projektet totalt kosta.
Forskare vid CAMM, Centrum för arbets- och miljömedicin, som är en del av Stockholms läns landsting, följer projektet och ska via enkäter och intervjuer försöka mäta effekterna.
Projektet bygger på många års forskning och i synnerhet på ett liknande projekt i bland annat Katrineholm för några år sedan. Forskningsledare var Gu
nnar Aronsson, professor i arbets- och organisationspsykologi med mångårig erfarenhet av frågorna. Nynäshamns kommun bjöd in honom att föreläsa, vilket utmynnade i projektet.
‒ Vi vet från arbetsmiljöforskningen att balansen mellan resurser och krav väldigt mycket bestämmer hur mycket stress det blir i ett jobb, säger han.
‒ Resurser är inte bara pengar, det kan vara utbildning, personaltillgång, arbetstider, tillgång till extra hjälp, till och med extra betalt. Det handlar om det som man behöver i det konkreta tillfället för att klara uppdraget.
För att detta ska fungera behöver ”jaget” känna sig som en del i ”laget” så att det finns ett gemensamt mål. Och chefer behöver kunna förhandla, både uppåt och neråt, menar han.
Han berättar om en studie av ”långtidsfriska” människor. Det utmärkande för dem var att de tyckte att de hade en bra matchning mellan resurser och mål.
‒ Att kunna göra ett gott arbete är en friskfaktor, säger Gunnar Aronsson.
När arbetsmiljön blir som den blir
Sara Göransson är beteendevetare och fil dr, och har kallats in som konsult. Hon har tidigare forskat i en grupp vid Stockholms universitet med Gunnar Aronsson som forskningsledare.
‒ Det är avgörande för arbetsmiljön hur människor tolkar och formar sitt uppdrag och hur välfungerande dialogen är kring uppdrag och resurser, säger hon.
Om medlemmarna i en arbetsgrupp tar emot ett uppdrag utan att fundera över hur de ska göra jobbet och vilka resurser som de behöver så blir arbetsmiljön ‒ som den blir.
‒ Rätt ofta så tar man bara emot uppdragen och försöker lösa dem. Det kan resultera i en känsla av att det bara läggs på mer arbete oavsett om det är rimligt eller ej. Det resulterar i stress och frustration och föder känslor av maktlöshet, säger Sara Göransson.
‒ Medarbetare kan ha en känsla av att de inte gör rätt saker, att människor förväntar sig något annat, oklart vad.
Detta bidrar till ohälsan i arbetslivet, menar hon.
Analysera var inflytandet finns
Hon och ytterligare en konsult träffar medarbetare och chefer i två förvaltningar fyra gånger, en halvdag per pass. Sedan finns möjlighet till fördjupning.
I projektet deltar en grundskola och hemtjänsten. I hemtjänsten deltar medarbetarna som är ute hos brukarna och samtliga chefsnivåer upp till socialnämnden. De får kartlägga arbetsmiljön och analysera var inflytandet finns.
‒ Om det är ett problem att man saknar arbetskläder – vem har mandat att lösa det? Vi vill att de tränar sig i att skicka frågan till rätt nivå, om de inte kan lösa den själva. Det är viktigt att medarbetare får återkoppling på frågor som de lyfter. Det kan också finnas frågor som gruppen inte kan påverka, och då vill vi att de tränar sig i att släppa och acceptera, säger Sara Göransson.
Medarbetare och chefer är med och jobbar fram det system som de sedan ska verka i. Det handlar om en struktur av möten, vilka som ska träffas när, hur rapportering ska gå till, med mera. Så att rätt frågor behandlas på rätt nivå.
‒ Det handlar också om vilka stöd som de behöver för att det ska fungera, och vilket underlag politikerna behöver för att förstå varför ett uppdrag inte fungerar. Om alla nivåer blir bättre på att matcha uppdraget med resurserna, så får vi bättre arbetsmiljöer, säger Sara Göransson.
Hon har intrycket att medarbetarna har lätt att ta till sig de här tankarna.
‒ Vi hoppas att projektet ska skapa ett förändringstryck, genom att det omfattar de olika nivåerna.
Andra inslag i träffarna är utbildning om balansen mellan krav och resurser, mellan krav och kontroll, mellan ansträngning och belöning, mellan aktivitet och vila. Det ingår också kunskaper om kroppens stress- och trygghetssystem. I satsningen ingår även informationsmaterial, utbildnings för ledningsgrupper, politiker, medarbetare och chefer, och chefscoachning.
Dialog både på bredden och höjden
Dialogen behöver man föra både på bredden och höjden, understryker Sara Göransson.
‒ Inom en arbetsgrupp handlar det om att fördela arbetet sinsemellan. Ibland behöver gruppen lyfta frågor till en högre nivå. Men på många håll försvinner frågorna på vägen. Den högsta ledningen eller politikerna kanske inte ens får veta att det finns ett problem i arbetsmiljön som tar kraft och tid och innebär hälsorisker. ”Toppen” kan behöva skjuta till mer resurser i form av tid eller utbildning, eller välja att sänka kvaliteten på tjänsten, säger hon.
Ett skäl till att flödet stannar upp kan vara att en chef vill bevisa att hen klarar att hantera allt, att hen duger.
‒ Det finns en sorts skam, kanske. Men när något inte går, när det inte ryms i budgeten, då behöver cheferna bli modiga och påstridiga och lyfta frågor.
I projektet ingår att tydliggöra vilka uppgifter en ledningsgrupp har, som grupp, och var och en i gruppen. Det är inte säkert att alla som sitter där vet sin roll och sitt ansvar, menar Sara Göransson.
‒ Egentligen borde det vara enkelt, att man har en struktur för vilka frågor som ska hanteras på vilka nivåer, vad som ska föras upp, hur ofta, på vilket sätt. Det behövs både praktisk hjälp med mallar och system, och vilja och förståelse för att det är viktigt, säger hon.
Metodbank för andra
Man håller nu på att bygga upp en metodbank som man ska kunna använda inom andra förvaltningar i Nynäshamn, och även i andra organisationer i landet.
‒ Om Nynäshamns kommun fortsätter att använda den här medicinen som de har köpt, så tror jag att sjukskrivningarna går ner. Det gäller att fortsätta ta kuren, att se till att verksamhet och arbetsmiljö kopplas ihop.
Pr
ojektet kan mycket väl leda till ökad bemanning, tror projektledaren Linda Öhman vid Nynäshamns HR-avdelning. Forskning visar att chefsunderskott bidrar till sämre arbetshälsa.
‒ Man kan inte ha 80 medarbetare på en chef. Satsningen som vi gör på dialog och utbildning är inte hela medicinen, säger Linda Öhman.