Lund lyckades få fart på sjukskrivningsärenden som i vissa fall stått stilla i upp till tio år – genom att ge cheferna stöd att själva ta sig an frågan. Men vad krävdes för att cheferna skulle kunna göra det?
Äldreboendet Reimersdal är en av många arbetsplatser i Lunds kommun som tidigare hade hög sjukfrånvaro. Dessutom hade det på boendet varit rena karusellen på posten som enhetschef.
– När jag började som chef på Reimersdal var jag den sjätte chefen under samma år.
Den erfarna enhetschefen Roxina Karlsson Viebke tog sig ändå an uppdraget. Under de tre första månaderna fick hon dagligen frågan ”Hur länge ska du stanna då?” från luttrade medarbetare. Ofta utan förväntan om svar.
Utifrån sett består äldreboendet Reimersdal av trevliga låga byggnader med uteplatser och gott om grönska. Men innanför väggarna var läget inte lika bra när Roxina Karlsson Viebke började under 2022.
På arbetsplatser med hög omsättning på chefer sätts stabilitet och rutiner i gungning. Mycket kan gå snett. Uppföljning av sjukfrånvaro är bara ett exempel.
När jag började som chef på Reimersdal var jag sjätte chefen samma år.
Roxina Karlsson Viebke, enhetschef äldreboendet Reimersdal
Nu skulle Roxina Karlsson Viebke lära känna medarbetarna och få styr på verksamheten. Sex avdelningar med sju till åtta boende på varje hade hon att leda. Ungefär 46 medarbetare och en mängd timanställda och vikarier.
Men redan andra veckan på plats förstod hon att det fanns medarbetare som hade varit sjukskrivna i åtta-tio år. De saknade både tydlig rehabplan och uppföljning. Hon behövde reda ut vad deras sjukfrånvaro handlade om, och vad de kunde göra åt det tillsammans.
Psykisk ohälsa toppar sjukfrånvaron
Lång sjukfrånvaro kan ha många orsaker. Psykisk ohälsa toppar listan, nästan hälften av sjukskrivningarna i landet beror på det. Men det finns många andra diagnoser som gör att människor blir sjukskrivna: förslitningsskador och artros, och cancer är några exempel.
Även arbetsmiljön spelar in i många fall. Stress, brist på återhämtning och chefer som saknar förutsättningar att göra ett bra jobb kan bli grogrunden till att medarbetare mår dåligt på olika sätt. Med många sjukskrivningar ökar också belastningen på befintlig personal.
Cheferna fick stöd att jobba med sjukfrånvaron
Att Roxina Karlsson Viebke tog tag i sjukskrivningarna var inte bara hennes eget initiativ, det kom sig också av ett politiskt beslut: Kommunen hade infört projektet ”Sänka sjukfrånvaron”, ett riktat arbete med de långtidssjukskrivna.
Hos arbetsgivaren fanns nämligen många långtidssjukskrivna där rehabprocessen hade stannat av. För många chefer var uppgiften svår. De saknade stöd i hur de skulle gå vidare.
Nu ville arbetsgivaren få tillbaka de sjukskrivna i arbete, eller hitta andra lösningar. Från 2020 lades det till särskilda pengar i budgeten för detta. Pengarna gick bland annat till att anställa två rehabiliteringskoordinatorer. På vård- och omsorgsförvaltningen anställdes samtidigt en rehabiliteringsspecialist som stöd till chefer att sänka förvaltningens sjukfrånvaro.
Kommunens rehabkoordinatorer lade upp en strategi för hur enhetscheferna skulle ta tag i sjukfrånvaron systematiskt, och fanns med som stöd. Det skedde i nära samarbete med vård- och omsorgsförvaltningens rehabiliteringsspecialist.
Det handlade om allt från rådgivande samtal med cheferna inför samtal med sjuka medarbetare, till att sitta med i samtalet – eller hjälpa till att driva en rehabprocess framåt.
Införde samledarskap för enhetschefer i äldreomsorgen
Cheferna är nyckelpersoner och för att stärka deras förutsättningar har Lund valt att börja med så kallat samledarskap på större boenden. Efter ungefär ett halvår som ensam enhetschef fick därför Roxina Karlsson Viebke en till enhetschef, samledare, vid sin sida: den tidigare enhetsadministratören Sandra Björkkvist.
Att ha ett delat ledarskap ger flera fördelar, enligt de två enhetscheferna.
De kan till exempel
– planera verksamheten tillsammans
– resonera om vad som ska prioriteras när det är hög belastning
– frigöra tid så att en av dem kan fokusera ostört medan den andra är tillgänglig i verksamheten.
Men en del behöver de också göra tillsammans, och då är ingen av dem på plats. Chefshandledning i samledarskapet, är ett exempel.
Som samledare står vi stadigare tillsammans och lär oss av varandra.
Sandra Björkkvist, enhetschef och samledare, äldreboendet Reimersdal
Att ha samledarskap blev avgörande för arbetet med sjukfrånvaron, men också arbetsmiljön.
– Hade jag fortsatt som ensam enhetschef tror jag inte att jag hade hållit på sikt, säger Roxina Karlsson Viebke.
– Som samledare står vi stadigare tillsammans och lär oss av varandra. Därför är det bra med en som är erfaren och en som ny som chef, säger Sandra Björkkvist.
Så här gjorde de: 5 steg
Hur gjorde då de två cheferna och deras chefskollegor rent konkret för att sänka den långa sjukfrånvaron? Fokus låg på medarbetare som varit sjukskrivna i minst ett år.
Cheferna…
- fick stöd av rehabspecialisten, till exempel i hur man genomför samtal om sjukfrånvaro.
- tog fram fakta om sjukfrånvaron för berörda medarbetare, och analyserade situationen: Vad låg bakom sjukfrånvaron hos individen?
- tog reda på om det fanns behov av kompletterande utredning, till exempel om medarbetaren fick rätt stöd och behandling av vårdgivare.
- upprättade rehabplaner eller förbättrade befintliga planer för återgång i arbete. Dialog med medarbetaren om anpassning av arbetet eller andra vägar vidare.
- samarbetade med Omställningsfonden, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen om anställningen skulle avslutas.
Inom förvaltningen skedde även samverkan och förhandlingar mellan arbetsgivaren och facket när det behövdes.
Tog även tag i den korta sjukfrånvaron
Nästa steg blev att ta tag i den korta sjukfrånvaron. Den satsningen riktades mot medarbetare med minst sex sjuktillfällen under ett år.
De fick bland annat erbjudande om att delta i ett hälsoprogram med fokus på individuell kartläggning, gruppföreläsningar, tematräffar om återhämtning med mera. Det ingick också hjälp till medarbetare med mycket hög korttidsfrånvaro där det troligen låg medicinsk problematik bakom. Och så fick cheferna handledning.
Det bästa med chefshandledningen var diskussionerna.
I chefshandledningen deltog de två enhetscheferna på Reimersdal. Då träffades en grupp på cirka åtta enhetschefer från särskilda boenden och hemvården. De hade tolv träffar med olika teman då de även tog upp egna frågor att bolla.
– Det bästa med chefshandledningen var diskussionerna, säger Sandra Björkkvist.
Cheferna fick också rutiner kring hur de skulle prata om sjukfrånvaro och kontakta vid sjukfrånvaro för att höra efter hur medarbetaren mådde.
Flera fick chans till omstart
Skyddsombudet Sara Bonder började på Reimersdal när projektet att få ned den långa sjukfrånvaron pågått en längre tid. Hon arbetar på en demensavdelning. När det gäller den korta sjukfrånvaron tror hon inte att det går att komma ifrån den helt.
– Hur man än vrider och vänder på det så kommer folk att bli sjuka. Många har småbarn och smittas lätt. Sen vet jag att en del kanske inte mår hundra jämt, utan är stressade i perioder och det är lättare att bli sjuk när man är stressad, säger Sara Bonder.
Hon ser arbetsmiljöproblem med den korta sjukfrånvaron, som täcks upp med vikarier och resurspass. Det skapar bland annat oro hos de dementa och spiller över på arbetsmiljön.
– Även om de dementa inte kan våra namn så känner de igen våra ansikten. Men blir det många olika ansikten under ett pass så hänger oron kvar och det blir jobbigt även för de som ska jobba passet efter.
Bra arbetsmiljö har betydelse
Huvudskyddsombudet Beata Nilsson, Kommunal, säger att en bra arbetsmiljö är kärnan för att kunna undvika långa sjukskrivningar. Men det individuella perspektivet behövs också, fortsätter hon.
– För några har det varit en fin skjuts att komma till Omställningsfonden och få ett annat yrke som passar bättre. Flera fick chans till omstart, omplacering eller anpassningar och det är bra, säger Beata Nilsson.
Men på Kommunals sektion i Lund blev det ganska pressat läge när medlemmar som varit sjukskrivna länge plötsligt kontaktades av arbetsgivaren om sina sjukskrivningar.
– Att först under lång tid inte ha mött något engagemang från arbetsgivaren till att en chef plötsligt ringer och man blir inkallad för samtal och planering. Det väckte oro, många frågor och rädsla för att förlora anställningen, berättar Monika Palm, ordförande för Kommunals sektion Lund-Staffanstorp.
Samma sak hände när cheferna började ta itu med den korta sjukfrånvaron.
– Vi behövde hjälpa till med att förklara chefernas rutin kring sjukfrånvaro – att den är av ren omsorg och för att förebygga längre sjukskrivning.
Och resultatet blev…
… från 287 långtidssjukskrivna medarbetare till att nästan hälften kom tillbaka i arbete helt eller delvis.
- Tre av de medarbetare som hade varit sjukskrivna längre än fyra år i följd är tillbaka i arbete på heltid.
- Av 164 medarbetare som varit sjukskrivna längre än två år gick 35 procent tillbaka i arbete på heltid och 13 procent på deltid.
- Vid projektets slut var 53 medarbetare fortsatt sjukskrivna.
- Halvering av antal sjukdagar totalt vid sjukfrånvaro över 90 dagar.
Genomgången av alla långtidssjukskrivna ledde också till avslut av anställning för några av dem, byte av arbetsplats inom kommunen för andra – och stöd från Omställningsfonden till helt andra yrken för en grupp.
På just Reimersdal har de sänkt sjukfrånvaron successivt för varje år som gått sedan satsningen startade, från 13 procent år 2022 till 8,9 procent år 2025.
Cheferna fick stöd att ta ansvar för sjukfrånvaron
Det arbetssätt som började som ett projekt är nu permanentat och ingår i kommunens arbetsmiljömål. Den ena rehabkoordinatorn finns kvar, numera i rollen som hr-strateg inriktning rehab. Vård- och omsorgsförvaltningens rehabspecialist fortsätter också.
Förutom att hjälpa den enskilda medarbetaren tillbaka i arbete finns ett annat övergripande mål med arbetssättet: ge förutsättningar att klara kompetensförsörjningen.
Enhetscheferna har en viktig roll, konstaterar Anna Nordén, hr-direktör i Lunds kommun.
– Lösningen fanns framför allt i att ge chefer stöd att själva ta frågan om sjukfrånvaro, säger Anna Nordén.
Skyddsombuden Sara Bonder och Drita Xhemajli håller koll på arbetsmiljön tillsammans med de två samledande enhetscheferna Sandra Björkkvist och Roxina Karlsson Viebke.
