Det ställer höga krav på korttidsminne och förmågan att fatta beslut när man samtidigt måste använda många olika datorsystem i arbetet, vart och ett med många fönster och flikar…

Foto: Cecilia Elander

Nio sätt för usla IT-system att störa  hjärna och jobb

När IT-system utsätter dig för onödig mental belastning och hindrar dig från att arbeta effektivt, drabbas du av IT–stress. Du får svårare att förstå vad du ska göra. Och det blir svårare att kontrollera, påverka och överblicka arbetsuppgiften. Det kan i sin tur leda till dåliga arbetsprestationer, belastningsbesvär och ohälsa.

Kognition kan på svenska kallas varseblivningsförmåga. Här följer en sammanfattning av hur tre forskare vid Uppsala universitet, Magnus Lund, Else Nygren och Bengt Sandblad, i nio punkter beskriver kognitiva problem i dagens digitala arbetsmiljö. En del av de konkreta exemplen kommer från en studie på ett callcenter som Annika Thorner har gjort vid Skövde högskola, och som beskrivs i en annan artikel här på suntarbetsliv.se.

  1. Avbrott i tankegången: Du kan inte fokusera enbart på den egentliga arbetsuppgiften, utan tvingas lägga kognitiv kraft på att på hantera datorn eller systemet.
  2. Orienteringsproblem: Det är oklart var i systemet du befinner sig. Det kan även vara svårt för dig att snabbt komma in i det sammanhang som du ser på skärmen efter ett avbrott ( eller en paus) i arbetet.
  3. Kognitivt tunnelseende: Du har svårt att samla in all information och ha den synlig samtidigt när du ska fatta beslut. Även om du vet att viktig information finns ”gömd” på annan plats, blir istället den information som du har tillgänglig direkt framför dig viktigare när du fattar beslut.
  4. Belastningar på korttidsminnet: Det är krävande för ditt kortidsminne när du måste sammanställa information som är utspridd över flera olika skärmbilder. När du inte klarar av att hålla allt i minnet, tvingas du att växla mellan olika skärmbilder. Det tar tid och är ansträngande för dig. Likaså kan kommandon för bildväxlingar störa den information som du försöker hålla kvar i korttidsminnet.
  5. Onödiga kognitiv belastning. När gränssnittet, det du ser på skärmen, inte understödjer dig att automatiska söka och tolka genom känna igen mönster, så påfrestar detta din varseblivningsförmåga i onödan. Du tvingas läsa all information för att hitta det som är viktigt.
  6. Inkonsekventa system skapar förvirring: Du kan lätt komma ihåg var en viss information finns utifrån var den är placerad, men om systemen är inkonsekventa försvinner dessa möjligheter att underlätta ditt arbeta med att söka och identifiera information som du behöver i ditt arbete.
  7. Inkonsistent (osammanhängade) sätt att koda information: Det finns olika sätt att koda information i olika platser i systemet eller mellan olika system. Exempelvis kan telefonnummer ställas på flera sätt och det är inte samma i olika system som du använder. Därför måste du ändra formatet på telefonnumret för hand när du kopierar telefonnummer från ett system till annat system. Det ökar din mentala arbetsbelastning.
  8. Problem med vad som är aktuell information: Du vet inte i vilken ordning som viss information har kommit, vilken som är den mest aktuella och när den publicerades. Detta förekommer ofta på exempelvis intranät och leder till onödig kognitiv belastning.
  9. Problem att identifiera en läget i ett arbetsförlopp: Det är ofta viktigt att du snabbt kan sätta sig in i ett ärende. Är det något som du håller på att arbeta med, behöver det vara tydligt för dig vad som har gjorts och vad som behöver göras. Är detta oklart, blir det svårare för dig att planera ditt arbete och snabbt komma in i rätt arbetssammanhang, eller att växla mellan dina olika arbetsuppgifter.

Viktigt att ha hjälpen nära

Tretton system eller webbläsarfönster

Kunskap om de kognitiva arbetsmiljöproblemen, tillsammans med en krav-kontroll–modell inom stressforskningen, ligger till grund för Annika Thorners utvärderingsverktyg för hur datorstödet inverkar på den psykosociala arbetsmiljön (Udipa).

I sin studie av arbetet på callcentret kände hon igen många av de nio problemen. Bland de mest framträdande problemen var tunnelseendet, att det är svårt att samla in och ha all information synlig samtidigt när de ska fatta beslut. Ett annat vanligt problem var påfrestningarna för korttidsminnet när information är spridd i olika system.

– Alla i studien använder många olika datorsystem i arbetet, minst 13 aktiva system eller webbläsarfönster – och vissa fönster av dessa innehåller upp till tio flikar. Det ställer höga krav på korttidsminne och förmågan att fatta beslut, säger Annika Thorner.

I sitt examensarbete beskriver hon exempel där de anställda använder upp till tre administrativa system, två intranät, webbaserade applikationer och externa webbsidor för att lösa en arbetsuppgift.

– När de ska byta system händer det ofta att de klickar upp fel fönster, både tre och fyra gånger innan de hittar rätt, berättar hon. De blir störda i sin tankegång och stressade när de tvingas lägga mental kraft på att hantera tekniken istället för kunden.

Bristande utbildning är en vanlig orsak till IT-stress. Arbetsgivaren bör, menar Annika Thorner, tänka mer på utbildning när man inför nya IT-system. På callcentret fick de anställda ingen utbildning alls när nya system installerades.

– De tvingas lägga tid och energi på att förstå och lära sig hantera systemen och på samma gång klara sina arbetsuppgifter lika effektivt som vanligt, säger Annika Thorner.

Brist på kontroll leder till stress

Flera i studien upplevde stress när de fastnar i ett långsamt system eller när det inte fungerar och Annika Thorner observerade även system som kraschade och att data helt gick förlorat.

– Det är otroligt stressande och drabbar också slutkunden. Många på callcentret vittnar om brister när datorn krånglar, vare sig det strular med tekniken eller att man inte förstår olika funktioner.

– Det viktiga är att man har någon att vända sig till på nära håll. Det är stressande att inte få hjälp, säger Annika Thorner.

Text: Margaretha Eldh, 28 mars 2014

Senaste artiklar

Sjukhus med koll på medarbetarnas hälsa

Två gånger per år gör cheferna på medicin- och akutverksamheten på Mölndals sjukhus hälsogenomlysningar, med stöd av HR och företagshälsovården. Då skapar de sig en bild av medarbetarnas hälsa. Genomlysningarna…

Anpassa arbetet med dialog

Alla arbetsgivare har ett ansvar enligt lag att anpassa arbetet för medarbetare som riskerar att bli sjukskrivna, och för sjukskrivna som ska tillbaka i arbete. Men hur gör man? Nu…

Rektorerna i Vårgårda tar hjälp av Chefoskopet

Chefoskopet kan bli första steget mot en förändring - det menar rektorn Thomas Stenseker Larsson. I Vårgårda har han och hans kollegor använt Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet för att kartlägga sin…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

”Vi vill rusta chefer”

Det går att rusta chefer, så att de kan förebygga psykisk ohälsa hos sina medarbetare. Till stor del handlar det...