Så kan du minska administrationen

25 procent. Så stor del av tiden ägnar personalen på vårdcentraler åt att ta hand om patienter. Resten av tiden går till administration. Det visar en studie som forskaren Anders Ivarsson Westerberg håller på med.

Sjuksköterskor, läkare och lärare lägger en stor del av sin arbetstid på att redovisa och hantera stora mängder information, och hinner inte alltid med de arbetsuppgifter de har utbildning för. Många vardagsadministratörer, som skolsekreterare och kontorsassistenter, har försvunnit. Stress och frustration följer ofta i spåren.

Anders Ivarsson Westerberg är docent i företagsekonomi på Södertörns högskola. Han undersöker just nu, tillsammans med ett par forskarkollegor, hur mycket tid administrationen tar av de anställda på vårdcentraler, och vilka konsekvenser det får för arbetsmiljön. Studien är den största som hittills gjorts i ämnet.

– 25 procent tycker jag är väldigt lite tid för kärnverksamheten, att ta hand om patienterna på en vårdcentral. Men när det gäller läkarnas arbetstid är det i linje med vad andra studier visar, även internationellt, säger han.

Elva vårdcentraler med i studien

Anders Ivarsson Westerberg och hans kollegor har i ett samarbete med landstinget i Östergötland skickat ut enkäter till elva vårdcentraler i fyra olika landsting, och bett de anställda svara på ett antal frågor om hur de använder sin arbetstid i detalj. Nästan alla, omkring 400 personer, har svarat.

Dessutom har forskarna gjort tidsstudier på de anställda, för att se hur mycket tid de lägger på varje arbetsmoment.

Studien är inte klar än. Men redan idag kan Anders Ivarsson Westerlund konstatera att mycket tid försvinner från själva kärnverksamheten, på grund av den tid administrationen tar.

En stor del av administrationen kan kopplas till själva patientbesöken. Det handlar om sådant som att boka möten, föra journal och skicka remisser. Den övriga tiden använder de anställda till andra administrativa uppgifter som är relaterade till själva organisationen, till exempel olika sorters redovisningar till uppdragsgivaren.

Administration är att hantera information

Administrationen har ökat i alla yrken, det vet man från andra studier. Hur mycket är däremot svårt att säga. Sättet att administrera har förändrats. Idag har en stor del av de arbetsuppgifterna flyttat ut till varje enskild medarbetare genom IT-systemen.

Anders Ivarsson Westerberg har tillsammans med Anders Forsell skrivit boken Administrationssamhället (Studentlitteratur 2014). Där definierar de administration som all hantering av information: skapande, insamling, bearbetning, sammanställning och rapportering.

– Informationen är så att säga administrationens råmaterial. Den används för att upprätthålla och samordna organisationer, säger Anders Ivarsson Westerberg.

Mycket av det ökade behovet av information, i sin tur, har sitt ursprung i den ökade styrningen och kontrollen, inte minst den ekonomiska. De styrsystem som används mest i offentlig sektor idag präglas ofta av New Public Management.

Det finns en risk att styrningen uppifrån med dess behov av information tenderar att forma om själva verksamheterna, menar Anders Ivarsson Westerberg.

– Om en vårdcentral får betalt för antal patientbesök, så vill man förstås på vårdcentralen försöka få till så många besök som möjligt. Då riskerar man att fokusera främst på det, istället för på att ta hand om patienterna så bra som möjligt. Det här är konsekvenser man ser i många verksamheter idag, säger han.

Så här kan du minska administrationen

• Utgå från verksamheten och dess behov, istället för behoven hos uppdragsgivaren.
• Ifrågasätt nyttan av förändringar och nya krav.
• Anställ särskilda administratörer.
• Kräv att era chefer och förvaltningar, vid varje förändring och varje införande av ett nytt system, tänker över vilka konsekvenser förändringen får för de anställda i form av mer administration.

För förvaltningschefer, andra högre tjänstemän och politiker, råder han:

• Lita på de professionella. Läkare, sjuksköterskor, poliser – de är alla kvalificerade medarbetare med en specialistutbildning, och en alltför hård styrning av deras arbete signalerar misstroende från de styrandes sida.

Källa: Boken Administrationssamhället av Anders Forsell och Anders Ivarsson Westerberg (Studentlitteratur 2014).