Man kan åter behöva börja använda gamla metoder som befattningsbeskrivningar för att göra tydligt vad som ska ingå i chefsuppdraget, säger Lisa Björk, som forskat om kommunala chefers villkor inom ramen för Chefiosprojektet.

Kommunala chefer behöver mer stöd

Kommunala chefer behöver mer praktiskt stöd och tydligare arbetsbeskrivningar, menar Lisa Björk. Hon har undersökt villkoren för kommunala chefer, inom ramen för Chefios-projektet.

Lisa Björk har skrivit sin avhandling i ämnet inom ramen för forskningsprojektet Chefios vid institutionen för sociologi och arbetsvetenskap, Göteborgs universitet. Projektet har studerat och arbetat med chefers villkor i olika former av kommunal verksamhet. I en annan artikel berättar en chef på Göteborgs Vatten om sina erfarenheter av att delta i Chefiosprojektet.

Rektorers snöskottning är exempel på vad Lisa Björk kallar ”illegitima arbetsuppgifter”. De tar sig an dem exempelvis för att vaktmästaren är centralt placerad och de måste lägga in en beställning innan man får hjälp, något som tar lång tid.

Chefer tar också på sig illegitima arbetsuppgifter när det är oklart vad gäller beslutsvägarna och själva uppdraget.

Just rektorerna hör till de chefer som i hennes undersökning visade sig ha störst brist på stödresurser, medan chefer inom teknisk verksamhet har det bättre:

– Om en stor skola bara har en chef behöver han eller hon också stort administrativt stöd och handlingsfrihet. Men rektorerna har både många underställda, resursbrist, styrningsbrist och mindre administrativt stöd, säger Lisa Björk. HR-funktionen har fått strategiska uppgifter och driver egna frågor. De stöttar inte längre cheferna ute på enheterna som de gjorde förr.

Cheferna har många IT-system som de måste behärska. De kan använda upp till 20 olika system för att lämna in uppgifter till kommunen, till SCB, SKL, och andra myndigheter. Det är ett arbete som de inte alltid upplever som meningsfullt för verksamheten.

De illegitima arbetsuppgifterna beror inte bara på resursbrist utan också på att det saknas styrning. Organisationen är inte tydlig med chefens uppdrag.

Gör tydligt vad som ingår i chefsuppdraget

En del av avhandlingen handlar om New Public Management, en styrningsfilosofi från näringslivet, som innebär bland annat att budgetansvaret förs ned till enhetsnivå. Man flyttar resultatansvaret nedåt, till enhetschefer, som ska hålla en budget i balans. I filosofin ingår också att standardisera arbetsmomenten och ”kundorientera” arbetet har blivit.

Lisa Björk har jämfört hur man använder den i en mansdominerad och en kvinnodominerad organisation. Och hon konstaterar att exempelvis ett inslag som att standardisera är svårare att använda i omsorgsarbetet, jämfört med teknikjobb:

– När man arbetar med människor är det svårt att säga hur långa tid varje arbetsmoment kommer att ta eller vilka moment som ingår i arbetet.

En anställd kan inte lämna en pensionär som är förvirrad, även om tiden är slut. Man kan heller inte släppa en elev som gråter fast skolan är slut. Det har med verksamhetens natur att göra, menar hon.

Kontrollsystemen i New Public Management har man infört för att kunna mäta och jämföra olika leverantörer, på en marknad, så att medborgarna själva ska kunna välja. Men det är inte alltid möjligt att göra sådana jämförelser, särskilt inte i ”mjuka” verksamheter.

– Chefernas arbetsuppgifter har ökat med New Public Management. De har fått stort ansvar men litet mandat, tycker hon. Man kan behöva åter börja använda gamla metoder som befattningsbeskrivningar, för att göra tydligt vad som ska ingå i chefsuppdraget. En ny uppgift som man ålägger chefen blir då en förhandlingsfråga.

Tillit till personalen och dialog om ledning

Det första steget för att förbättra för chefen är att titta på organisationen. Hur ser den ut? Intressant är att jämföra organisationen för tekniska chefer jämfört med omsorgsverksamheten. Kanske kan man föra en dialog om ledning och struktur?

– Jag tror man har mycket att vinna på att strategisk ledning och stabspersonal samordnar förändringar och arbetsuppgifter innan man trycker ner nya uppgifter i organisationen, säger hon.

Lisa Björk anser att man inte får lämna chefer längre ned ensamma i att hantera målkonflikter och en alltför hög arbetsbörda. Man behöver diskutera vad man kan göra för att stötta cheferna.

– Om nu HR ska jobba alltmer strategiskt, vem ska då hjälpa cheferna i svåra rehabiliteringsärenden?

Lisa Björks viktigaste budskap till politiker och tjänstemän är att våga tro på att personalen gör sitt jobb. Tillit står i kontrast till kontroll. De professionella måste få mer makt igen. På samhällsnivå måste diskussionen handla om vad vi vill med den offentliga sektorn.

Rationalisera – men till vilket pris?

– Det handlar om ”exit” eller ”voice”. Ska vi lämna skolan som anses vara dålig, eller stanna kvar och arbeta på att den ska bli bättre? NPM går ut på att man ska lämna och välja något annat. Är det den utvecklingen vi vill ha?

Inlägg taggat med:

Text: Eva Ekelöf, 06 maj 2014

Relaterade verktyg

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

Senaste artiklar

Så fick de säkerhetstänket att genomsyra allt

När Sandviken energi satte säkerhetsarbetet högst upp på agendan, och införde ett nytt system för att rapportera risker, minskade arbetsolyckorna med 16 procent på ett år. ”Nu genomsyrar vårt säkerhetstänk…

Alkohol vid hemmajobb – så stöttar ni i tid

Under pandemin har många med kontorsarbete arbetat hemifrån. Utan rutiner och social kontroll ökar risken för alkoholproblem. Men det finns bra hjälp att få för chefer och skyddsombud som vill…

De screenar personalen med försvarets metod

På Södertälje sjukhus intensivvårdsavdelning har coronapandemin varit omtumlande för personalen. Därför har sjukhusledningen screenat personalen för psykisk ohälsa och stöttat dem som behövde hjälp. De gjorde det med hjälp av…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Kristina Tärk i ett intensivvårdsrum

Två sätt att stötta covidpersonal

Att arbeta på en intensivvårdsavdelning under pandemin har likheter med att vara stationerad i en krigszon. Försvarsmakten har metoder för...