– Det är genom erfarenheter vi lär oss, säger forskaren Marianne Döös. Organisationen måste stödja kunskapsutbyte i arbetet – men omorganisationer trasar ofta sönder det som finns.

Jobbets kunskapsväv är i fara när hela havet stormar

Ännu en omorganisation – vad händer då med människors samarbete och kunskapsutbyte i arbetet?  Forskaren Marianne Döös vill tillsammans med  forskarkollegor och kommuner ta fram stöd för att synliggöra kunskapsväven som kan hotas av omorganisationer.

Det här två och ett halvt-åriga projektet, som startade hösten 2011, finansieras av AFA Försäkring. Projektansvariga  är professor Marianne Döös och fil dr Peter Johansson vid pedagogiska institutionen i Stockholm, och professor Tomas Backström, Akademin för innovation, design och teknik vid Mälardalens högskola i Västerås.

En utgångspunkt för forskarna att ogenomtänkta omorganisationer alltför ofta trasar sönder den väv av kunskapsutbyte mellan anställda, som många gånger är grunden för arbetsplatsens samlade kompetens. En första fråga är då hur en organisation egentligen ser ut – på papperet och i verkligheten?

 Bilden av vad en organisation är präglas av det klassiska låd- och tråddiagrammet, schemat med boxar med streck emellan, som finns överallt, säger Marianne Döös. Men det schemat ger en otillräcklig bild av verksamheten, som i verkligheten oftast befolkas av massor av människor som har eget ansvar och samordnar sina arbetsuppgifter med andra, för att kunna fatta kloka beslut. Det är inte bara cheferna som fattar beslut!

När forskare i olika studier kartlägger de kontakter som människor har på en arbetsplats, får de fram en helt annan bild än låd- och tråd-diagrammet. Det blir istället ett spännande gytter av nystan och kvastar av förbindelser inom och utom den organisatoriska ramen.

Och en sådan bild kan hjälpa till att tydliggöra att det är i samarbetet och de arbetsmässiga relationer som uppstår, som människorna och verksamheten växer i kunnande och förmågor, menar Marianne Döös. Hon tar ett exempel från en bank som hon studerat för att beskriva hur arbetsrelationer bär upp kompetensen:

 När de anställda stöter på problem som de inte kan lösa, vet de till vem de kan vända sig för att få hjälp, också utanför den egna arbetsplatsen. Och de uppskattar att det finns kollegor som kan dela med sig. Människor använder varandra. De har i huvudet en bild av var kunskap finns, vilka kontaktvägar som finns, och som de tar i bruk när behov uppstår.

 Alla har sin egen specialitet och många kan fungera som levande uppslagsböcker. Jag har mött många sådana berättelser under årens lopp, säger Marianne Döös, som kallar denna kunskapskontaktväv på jobbet för relationik.

”Lärande kräver långsamhet och relationer”

Ofta talar man om att öka kompetensen på en arbetsplats genom att skicka individer på kurs. Eller så rekryterar man nya medarbetare med en viss utbildning. Men Marianne Döös menar alltså att den största och viktigaste tillväxten av kompetensen i en verksamhet sker på annat sätt:

– Det är genom erfarenheterna vi lär oss det mesta vi kan. Vi lär oss hela tiden, vi får det på köpet medan vi utför våra arbetsuppgifter. Vi tänker inte på att vi lär, för vi har fokus på det vi gör: sätta oss in i ett ärende, förbereda ett föräldramöte på dagis, bemöta en krävande patient.

Detta dagliga lärande kräver långsamhet och relationer – något som inte direkt präglar dagens arbetsliv, konstaterar hon. Likväl menar hon att det är just detta som krävs – och som organisationen borde utformas för att stödja.

Onödiga och illa genomförda omorganisationer

När man ska förändra verksamheten blir det väldigt ofta just en omorganisation som beslutsfattare tar till. Detta trots att man ofta inte uppnår den effekt som man tänkt sig när det gäller bättre kvalitet, effektivitet och resultat. Samtidigt hotar omorganisationen alltför ofta den kompetens som verksamheten är beroende av.

 40-45 procent av alla anställda har varit med om en omorganisation det senaste året. En del omorganisationer är förstås bra och nödvändiga. Men många är onödiga, illa genomförda och skapar problem, säger Marianne Döös. Man talar ibland skämtsamt om att en omorganisation är svaret, men man vet inte vad frågan var.

Hur man genomför en organisationsförändring påverkar hur människor mår och vilken kompetens och förmåga att förnya sig som organisationen har. Marianne Döös konstaterar att många har erfarenheter av omorganisationer som ”en återkommande tärande företeelse”.

Hon hänvisar till studier av andra forskare som visar hur blotta förvarningen om ännu en omorganisation räcker för att sjukskrivningarna ska öka i antal. En studie från Stressforskningsinstitutet visar också att mobbningen på arbetsplatser har ökat och att ökningen har varit särskilt stor i samband med omorganisationer.

Fler kan bli delaktiga och kunniga

Simulering av förändringar i äldreomsorgen

Trenden med täta omorganisationer förstärks enligt forskarna av en alltför ensidig betoning på kortsiktig produktivitet och en alltför hög arbetsintensitet. Förutom att detta kan vara ett arbetsmiljöproblem och skada individer, kan en följd bli kostsamma kunskapsförluster och sämre förmåga att förnya verksamheten.

Ska man ha ”uthålliga arbetssystem” och ”hälsofrämjande arbetsplatser”, menar Marianne Döös att man kan dra nytta av de kunskaper som faktiskt finns om lärande som en del av arbetet. Men idag tycker hon inte att man använder sig av dessa kunskaper i någon betydande omfattning.

För att underlätta för ansvariga att använda sig av kunskaperna, vill forskarna nu utveckla ett simuleringsverktyg som visar hur olika sätt att förändra en verksamhet påverkar lärandet i arbetsvardagen. Ett verksamhetsområde som då intresserar forskarna är äldreomsorgen, särskilt arbetet med multisjuka äldre, berättar Marianne Döös.

 Vi tror att äldreomsorg och särskilt arbetet med äldre som har flera sjukdomar är ett område där kommunerna ser att de behöver göra saker på ett annat sätt än de tidigare har gjort, säger hon.

Hon konstaterar att dåligt samordnade insatser från olika håll skapar välkända problem, som undernäring, fallolyckor, trycksår och återkommande besök på akuten. Ett sätt att tackla problemen är att anställda i hemtjänst och äldreboende samarbetar mer och bättre med sjukvården och med specialister som fotvårdare, sjukgymnaster och dietister.

Andra tänkbara områden att utgå från är arbetet med psykiskt funktionshindrade och med utsatta barn.

Ett ömsesidigt utbyte av kunnande

Ett första steg, innan forskarna kommer in på detta med att simulera, blir att mycket nära studera hur det ser ut på ett antal arbetsplatser. Hur får man grepp om hur kunskapsrelationerna på jobbet ser ut? Det här är ett exempel på testfråga:

Hur enkelt är det för olika yrkesgrupper att börja ett ömsesidigt utbyte av upplysningar och kunnande mellan sig?

I praktiken kan det exempelvis handla om fotvården, som är så viktig för alla äldre med diabetes:

  • Här kan man tänka sig utbyte på en nivå, där det bara handlar om att någon på ett äldreboende bokar tid för patienter hos en fotvårdare, som man åker till.
  • Eller så kan fotvårdaren komma till äldreboendet och vid sidan av fotvården också träffa de anställda som arbetar med de äldre. De kan berätta för dem vad de bör uppmärksamma när de i vardagen tar hand om de äldre. Det blir ha ett utbyte på en helt annan nivå.

 Det finns fler sådana specialuppgifter inom vården och omsorgen, där arbetet blir mer kvalificerat när fler blir delaktiga och kunniga, säger Marianne Döös.

”Svårt men spännande”

Simuleringsverktyget ska bli ett instrument för chefer att få syn på hur olika förändringar kan förbättra eller försämra förutsättningarna för det organisatoriska lärandet. Forskarna talar om att tydliggöra ett ”varningsspår” för risker med en stor organisationsförändring, ett ”möjlighetsspår”, som visar vad som är möjligt att förbättra i dagens arbete, och ett ”önskespår” med idéer om nya kunskapsrelationer.

Verktyget ska man kunna använda till att se bakåt för att förstå hur dagens läge uppstått, se hur det är nu – och se framåt för att testa konsekvenserna av olika idéer och strategier.

 Vi kommer att titta på hur andra har jobbat med att visualisera kontakter och kommunikation mellan människor i arbetet och på annat sätt, säger Marianne Döös.

Ett mycket enkelt exempel på sådan visualisering, som en många har stött på, är hur användare av nätmötesplatsen Facebook kan få en egen social nätverkskarta över sina kompisar, kollegor och släktingar, utifrån listan med alla ”facebookvänner” och uppgifter om hur de i sin tur har kontakt med varandra.

Forskarna utgår från ett par dataprogram som de redan har använt i tidigare forskningsprojekt, för att på ett mer avancerat sätt beskriva kontakter på jobbet.

Och så satsar de på att ta fram en första version av ett nytt system som gör att man också kan simulera hur det kommer bli under olika förutsättningar. Det blir svårt men spännande, menar Marianne Döös, som också förklarar att man måste tillåta stora förenklingar, som med alla simuleringsprogram.

Men är man medveten om de begränsningar som följer med förenklade modeller, kan det ändå bli ett stöd för chefer som börjar fundera över hur de kan stödja att medarbetarna samverkar och utbyter kunskaper i arbetet, istället för att förändra lådorna och trådarna i organisationsschemat.

Text: Mats Utbult, 28 april 2014

Senaste artiklar

Förskolorna tog in en arbetsmiljösamordnare

När arbetsmiljöproblemen på ett antal förskolor i Örebro blev övermäktiga gick fyra rektorer ihop och anställde en arbetsmiljösamordnare. Investeringen har betalat sig många gånger om, och idag är sjukskrivningstalen halverade.…

Råd till skyddsombud på distans

Nu är det många som arbetar hemifrån för att minska spridningen av coronaviruset. Vad är viktigt att tänka på för skyddsombud som arbetar på distans eller har arbetskamrater som gör…

Distansundervisning – så gjorde Celsiusskolan

På idrottsgymnasiet Celsiusskolan i Uppsala är både lärare och elever vana vid distansundervisning. När skolan stängdes på grund av coronaviruset kunde undervisningen därför fortsätta ganska problemfritt. Onsdagen den 18 mars…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Prata om samvetsstressen

Samvetsstress är vanligt inom vård och omsorg, och i coronatider har det blivit högaktuellt. Forskaren Eva Ericson-Lidman har goda råd...

Kvinna jobbar hemifrån

Arbetsmiljö för köksbordsjobbare

Coronaviruset har under våren 2020 gjort att väldigt många kontorsarbeten sköts från hemmet. Här kommer forskare med sina bästa tips...