Forskarna Tomas Backström, Peter Johansson och Marianne Döös arbetar med alternativa organisationsscheman, för att fånga hur alla på en arbetsplats arbetar och samverkar –  även informellt.

Forskarna Tomas Backström, Peter Johansson och Marianne Döös arbetar med alternativa organisationsscheman, för att fånga hur alla på en arbetsplats arbetar och samverkar – även informellt.

Foto: Roland Cox

Bättre bilder av jobbet kan hindra ödesdigra misstag

Låd- och tråddiagram, nätverksnystan och cirkelkvastar – genom att använda flera olika bilder kan du få bättre grepp om vad som händer på din arbetsplats. Och då kan du bland annat undvika omorganisationer som försämrar både arbetsmiljön och verksamheten, hävdar forskarna Marianne Döös, Peter Johansson och Tomas Backström.


Alla känner vi igen den traditionella organisationsbilden, med lådorna som organisationens enheter, och dess chefer. Trådarna är ”beslutslinjer”. Forskarna har i ett treårigt projekt arbetat fram alternativa och kompletterande bilder, som fångar hur alla på en arbetsplats arbetar och samverkar – även informellt, och mellan lådorna.

– Vi behöver förstås den traditionella organisationsbilden. Men den är otillräcklig. Med hjälp av de andra bilderna uppmärksammar vi saker som är svåra att ta på och vi kan få syn på informella arbetsförlopp. Då kan vi börja tänka på organisationen på ett annat sätt än vi vanligen gör, säger Marianne Döös.

Forskarna har prövat de alternativa bilderna på arbetsplatser och praktiker inom äldreomsorg, skola och en kommunal arbetsmarknadssatsning, och de har berättat om projektets resultat för företrädare för SKL, fackförbund och medarbetare i kommuner.

Informella kompetenskontakter

Forskarna har en teoretisk grund för projektet, som är avgörande för hur de arbetar med bilderna av verksamheterna. De hävdar att varje arbetsplats har en väv av kontakter och relationer, ofta informella, som betyder väldigt mycket för den kompetens som finns.

Det gäller att vara försiktig med väven. Obetänksamma omorganisationer kan många gånger förstöra dessa informella samarbeten mellan människor – och minska arbetstillfredsställelsen och arbetsglädjen.

Forskarna kallar denna kompetensväv för relationik – läs mer om det begreppet i faktarutan efter texten. Mer om bakgrunden till projektet går att läsa i en intervju här på suntarbetsliv.se vid projektstarten 2011 med Marianne Döös: Jobbets kunskapsväv är i fara när hela havet stormar”.

Cirkelkvastar visar helheten och varje människa

Med hjälp av de här alternativa bilderna av verksamheten kan alla berörda bli mer uppmärksamma på frågor om kompetens, som hänger ihop med hur människor får och kan samverka. Hur utformar och kopplar man ihop olika arbetsuppgifter, så att de främjar samverkan och kunskap? Med större medvetenhet om sådana frågor kan man undvika organisationsförändringar som gör att människor och verksamheter far illa.

Bild av organisation som cirkel med en kvast av kontakter och möten - i det här fallet på ett sjukhusDen första alternativbilden, cirkelkvastbilden, visar en arbetsplats på ett sjukhus som en cirkel, med alla medarbetare och chefer som punkter runt cirkeln. Bilden synliggör hur de deltar i enhetens återkommande möten, och vilka som i arbetet har med varandra att göra. Dessa mötes- och relationslinjer formar den olikfärgade kvasten. Detta är inte en pyramidformad bild, som låd- och trådschemat. Och alla, inte bara cheferna, finns på plats!

– Du ser helheten och du ser varje människa, säger Tomas Backström. Bilden ger dig kunskap om vilka som möter vilka – och vilka som man kan prata med. Man får syn på under vilka möten som deltagarna gemensamt bygger upp kunskap – och vilka personer som man kan prata med om frågor i arbetet, men som man kanske inte tänkt på.

– Bilden berättar mer om hur arbetet ser ut och den kan göra det lättare för alla att tänka på hur man kan göra saker annorlunda. När du behöver tänka nytt om samarbetet i arbetet, kan du få hjälp av diskussioner utifrån en bild av cirkeln och kvastarna på din arbetsplats.

Forskare testade cirkelkvastbilden på chefer på ett äldreboende. Verksamhetschefen menade att även om hon nog själv redan hade innehållet i kvasten i sitt huvud, kan bilden vara bra för att visa för en ny chef eller en ny anställd. Kanske kan den rentav ge någonting för redan anställda, som inte har samma överblick som chefen?

Flaskhalsar och satelliter i nätverksnystan

Nätverksnystanet visar hur medarbetare har formella men också informella kontakter med varandra i sitt dagliga arbete, oavsett enhet – och det gäller även en samverkan som går över organisationsgränser, som exempelvis kommunernas omfattande samarbete med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen.

Nätverksnystanbild som visar kontakter mellan samarbetande aktörer i kommunens olika enheter, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen.I denna nätverksnystanbild går det att se vilka som har kontakt med varandra oftare än andra. Då blir det ett tjockare och tätare delnystan. Här kan man få syn på vilka som är nyckelpersoner i praktiken, även när de inte är det formellt.

Man kan också upptäcka att aktörer, som med tanke på sin plats och funktion borde delta i utbytet, faktiskt inte är med. Det blir tydligt att de ligger utanför nystanet som satelliter, med få kontakter.

Forskarna provade nätverksnystanet i en kommun där de hade startat ett samarbete mellan anställda i olika delar av organisation och med medarbetare i andra organisationer, kring en satsning på arbetslösa unga vuxna. I början av arbetet tog forskarna fram en bild, som bland annat visade just att en del fortfarande hade en lös koppling till samarbetet, eller rentav stod utanför. En viktig aktör var som en ö, utan kontakt med de andra.

De kunde se vilka som var de viktigaste spindlarna i nätspinnande, vilket inte alltid var de som man kunde tro. Med hjälp av att åskådliggöra samverkan i en sådan här bild blir det även lättare att upptäcka flaskhalsar för samarbetet, eller var man kan tänka sig att flaskhalsar kan uppstå.

Det viktiga vävandet och dess spindlar

Efter samtal om sitt nätverksnystan kunde de ansvariga förändra uppläggningen. En ny mätning ett halvår senare visade att de verkligen hade lyckats att utveckla samspelet.

Nätverksnystanet bygger på uppgifter som deltagarna själva har lämnat, om hur det faktiskt är istället för på beslut om hur det bör och skall vara. Det blir en färskvara, för ”hur det är” förändras ju hela tiden. Men forskarna menar att även bilder som inte är helt pinfärska startar reflektioner och diskussioner, exempelvis om man kan se att en enhet har för få kontakter med omvärlden.

För deltagarna i en kurs i skolledarskap för rektorer och förskolechefer använde Marianne Döös de alternativa bilderna när hon talade om ”lärorienterat ledarskap”. Många tyckte att de bidrog till att ge en tydligare uppfattning av organisationen och några tog också fram egna nätverksnystan, när de hade som uppgift att undersöka olika frågor på varandras arbetsplats. De fick då lättare syn på hur samspelet såg ut och ställde sig intressanta frågor, som hon menar visar att man genom bilderna kan underlätta förändrings– och utvecklingsarbete (läs exempel på deltagarnas frågor här).

Bilder bekräftar och utmanar

Genom att komplettera organisationsschemat med cirkelkvastar och nätverksnystan kan man lättare synliggöra individer, personalgrupper och yrkesgrupper, möten och länkar, menar forskarna. Och man kan utgå från arbetsuppgiften istället för enheten i organisationen, när man söker efter möjligheter att förbättra.

– När man tillsammans ser en bild av en verksamhet, en organisation eller ett arbetsförlopp, blir det lättare att samtala om hur det ser ut – och hur man vill att det ska se ut, förklarar Peter Johansson.

– Bilden kan både bekräfta och utmana. Vad känner vi igen oss i? Och vad känner vi inte igen oss i? Det kanske visar sig att alla har olika bilder. Då finns det mycket att diskutera. Och det kan leda till att alla efteråt ser en annan bild av hur relationerna ser ut i verksamheten, organisationen, arbetsförloppet.

När deltagarna tolkar det som de ser, skapar man förutsättningar för att skapa den delaktighet, som många försöker åstadkomma i samband med beslut om förändringar. Den delaktigheten är en ju en friskfaktor, något som påverkar hur de anställda mår.

Även verksamheten kan bli bättre. Forskarna hävdar att de som på olika sätt är inblandade i verksamhetsutveckling, som chefer och skyddsombud , alltför ofta har en bild av hur arbetet och arbetsplatsen ser ut, som är alltför förenklad. Detta kan göra det svårare för dem att förstå vad som händer, hur allt fungerar. Det gäller därför att komplicera snarare än förenkla, för att få en mer verklighetsnära och mer fullständig bild av hur det faktiskt är på jobbet. Då kan det bli lättare att förändra och utveckla arbetsplatsen och arbetet, så att ansträngningarna verkligen leder till det som man önskar

Ett IT-stöd kan göra det lättare att växla mellan olika vyer i cirkel– och nätverksbilderna. Än finns det bara en prototyp till ett sådant verktyg för nätverksnystanen. Forskarna vill utveckla detta, och även något motsvarande för cirkelkvastarna, så att det ska bli enkelt för chefer och medarbetare att såväl lägga in uppgifter som att manövrera i och mellan de olika bilderna och olika vyer.

Text: Mats Utbult, 10 november 2014

Relaterade verktyg

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Senaste artiklar

Så vässade Hässleholm sin samverkan

I Hässleholms kommun har arbetsgivare och fack utvecklat sin samverkan. Konkreta mallar för möten och stödmaterial för arbetsplatsträffar är några resultat av arbetet. Arbetsmiljön är mera i fokus nu, anser…

4 Ess sänkte sjukskrivningstalen i Småland

Samverkansmöten tidigt i sjukskrivningsprocessen och arbetsmiljöutbildningar för chefer. Det är två viktiga delar i metoden 4 Ess, som har lett till drastiskt sänkta sjukskrivningstal i tre småländska kommuner. 4 Ess…

Digitaliseringscoacher löser vardagsproblem

Appar till tvättstugelås, matbeställningar online och digitala levnadsberättelser på äldreboenden. Det är några projekt som har lanserats och testats, sedan Kungsbacka utsåg nio medarbetare till digitaliseringscoacher. I Kungsbacka kommun har…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Kunskapsöversikter

Konsten att hitta rätt kunskap

Det sker mycket forskning inom arbetsmiljöområdet, och mycket av slutsatserna samlas i kunskapsöversikter. Men det gäller att vara på tårna...