– Den här typen av kontor bygger ju på att man har olika typer av miljö för olika typer av jobb, och i det ingår att det finns arbetsplatser där det är tyst, förklarar forskaren Lisbeth Slunga Järvholm.

Foto: Per-Olof Sedin

Forskare följer fyrahundra till kommunens nya kontor

Forskaren Lisbeth Slunga Järvholm jämför vad som händer när 200 kommuntjänstemän i Örnsköldsvik flyttar till aktivitetsbaserat kontor – och 200 till kontor med egna rum.

Hur fick du idén att forska om Örnsköldsviks kontorsflyttar?

– Upprinnelsen var att kommunens personalchef och avdelningschef för Konsult och service tog kontakt med oss på Arbets- och miljömedicin, därför att de ville ha hjälp med arbetsmiljökunskaper inför deras satsning på aktivitetsbaserat kontor. Och jag hade gått igenom den forskning som fanns, och kunde berätta en del och hänvisa vidare till andra forskare. Men jag insåg också att vi skulle kunna hjälpa kommunen med att utvärdera satsningen, samtidigt som det blir ett fantastiskt tillfälle till ovanligt bra forskning.

Och vad är det som gör att forskningen kan bli ovanligt bra?

Lisbeth Slunga Järvholm– Vi kan göra en så kallad kontrollerad studie, eftersom alla 400 kommuntjänstemän flyttar, 200 till aktivitetsbaserat kontor, medan 200 under en övergångstid kommer att sitta i egna rum i ett traditionellt kontor.

– Det är framförallt socialtjänsten, och andra verksamheter som har mycket sekretess i sitt arbete, som under några år kommer att ha egna rum. Sedan räknar man med att även de ska flytta in i aktivitetsbaserade kontor.

– Vi har undersökt hur de två grupperna hade det ett halvår innan de flyttade, och undersöker dem sedan ett halvår efter att de flyttat in, och till sist efter ytterligare ett år. Vi kommer därför att kunna göra intressanta jämförelser för att få svar på frågan vad som händer med de anställda som jobbar i traditionella cellkontor respektive den nya sortens kontorslandskap, på kort och lång sikt. Vi ska också titta på hur ledning och organisation förändras.

Varför startar Örnsköldsvik denna flyttkarusell?

– Kommunen har sålt sitt gamla kontorshus, som ska bli bostäder, för att flytta in hälften av sin verksamhet i ett hus som kallas Kronan och som har stått tomt en tid. Det är ett spännande hus, ett så kallat klimathus med ljusgård och en mindre regnskog som renar luften. Det finns flera orsaker till att de har valt att bygga om det till att bli aktivitetsbaserat. De vill spara lokalyta och pengar, men de ser det också som en möjlighet att utveckla verksamhet och jobba på ett nytt sätt. Det här ligger ju i tiden. Mitt intryck är att så fort något kontor ska flytta så börjar man fundera över om det här kan vara något.

Vad tyckte de berörda om planerna?

– När man först presenterade förslaget i Örnsköldsvik blev det blandade reaktioner, när man fick veta att arbetet ska bli helt och hållet papperslöst, och att man inte kan ha några personliga saker vid skrivbordet eftersom man inte har någon fast arbetsplats. Så det har funnits en hel del oro och det får man räkna med inför en så här stor förändring av både organisation och fysisk förändring av arbetsmiljön. Efter lönen är själva arbetsplatsen viktigast för de flesta av oss.

– Parterna samarbetar om den här förändringen och mitt intryck är att arbetsgivaren är lyhörd, man räknar med att göra en del justeringar utifrån resultaten från utvärderingen. När man bygger aktivitetsbaserat kontor bör man inte låsa sig för mycket, det är viktigt att man kan ändra!

När man bygger aktivitetsbaserat kontor bör man inte låsa sig för mycket, det är viktigt att man kan ändra!

Vad kan det handla om för saker som man kan behöva ändra på?

– Jämfört med andra grupper som tidigt prövat aktivitetsbaserade kontor, så sitter nog kommuntjänstemän mer fast på arbetsplatsen. Många har också koncentrationskrävande jobb och behöver sitta där det är tyst, annars blir de trötta av ljuden omkring och presterar sämre. Den här typen av kontor bygger ju på att man har olika typer av miljö för olika typer av jobb, och i det ingår att det finns arbetsplatser där det är tyst. Då måste det finnas tillräckligt med rum där man kan tala i telefon, och tysta rum där man kan sitta och arbeta, men också arbetsplatser som underlättar direkt växelspel och samarbete mellan människor, och bra ställen för möten. Jag tror att det kommer att bli mindre vanligt att ha sitt eget lilla rum, men vi behöver ha tillgång till avskilda ytor på arbetsplatsen även i framtiden.

– En fråga som man lätt glömmer bort är hur man ska ordna det för anställda som är äldre, och som många gånger har någon funktionsnedsättning eller sjukdom, som till exempel tinnitus, hörselnedsättning och utmattningsdepression. Det finns många utmaningar för aktivitetsbaserade kontor. Det kan bli jättebra om man klarar utmaningarna, men gör man inte det blir arbetsmiljön dålig.

Skulle nya kontorsformer på något sätt kunna bli hälsofrämjande?

– Ja, kanske. Vi ska undersöka om den här typen av kontor kan påverka hur fysiskt aktiva de anställda är under arbetsdagen, och pröva olika grepp. Detta fanns inte med i kommunens planer från början. Men nu blir det inslag som underlättar för tjänstemännen att röra sig mer, som gåband som man kan använda till exempel när man ska läsa igenom någonting, och gåslingor utomhus för gåmöten.

Alla som funderar på att förändra kontor, eller bygga nya – hur kommer de få del av era forskningsresultat?

– Utifrån resultaten planerar vi att skriva en kortfattad vägledning, där vi presenterar kunskap och lyfter fram viktiga saker som man ska tänka på, om man bestämmer sig för aktivitetsbaserade kontor.

– I vårt forskningsprojekt använder vi flera olika enkäter och det blir en rätt tjock lunta, men vi ska göra en enklare variant som man på arbetsplatserna kan använda när man efter en övergång följer upp hur det går.

– Vi siktar på att arrangera konferenser med företrädare för företagshälsovården, fack och arbetsgivare, och kommer också gärna och berättar när man har egna sammankomster och internutbildningar.

Inlägg taggat med:

Ljud
Omorganisation
Text: Mats Utbult, 02 juni 2015

Senaste artiklar

”Nu är det en dröm att arbeta här”

TEMA HOT OCH VÅLD Hur kan man vända en arbetsvardag med rädsla, hot och våld till en drömarbetsplats? Det vet ungdomshuset i Sollentuna. De lämnade kaoset bakom sig med nya…

Bättre rustade att möta tufft klimat

TEMA HOT OCH VÅLD Hur hanterar man en hotfull situation? Och vad är egentligen ett hot? Bibliotekspersonal får nu utbildning i hot och våld genom en facklig satsning. Helsingborgs stadsbibliotek…

Aktiva rehabkoordinatorer sänkte sjuktalen

En mer aktiv roll och tidigare kontakt med de sjukskrivna. Det är grunden i det nya arbetssätt som rehabkoordinatorerna på två hälsocentraler i Gävle har prövat, med lyckat resultat. –…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?