Säkerställ delaktighet i utvecklingen av IT-system

Skapa samsyn kring nyttan och det ni vill uppnå med det nya eller uppdaterade IT-systemet. Det är viktig input till utvecklare. Kom ihåg att fokusera på att de vanligaste arbetsuppgifterna ska fungera bra – det är lätt att sikta för högt.

 

Frågor att diskutera:

• Varför behövs IT-systemet? Vad ska det hjälpa organisationen med? Vilka problem ska systemet lösa?
• Vilka specifika mål, önskade resultat och effekter ska systemet uppnå, exempelvis tidsbesparing, ökad säkerhet eller bättre arbetsmiljö?
• Vilka arbetsuppgifter ska IT-systemet underlätta eller förbättra?
• Hur ska det bidra till verksamheten och arbetsmiljön?
• Hur kommer vi att mäta framgång, exempelvis funktionalitet eller användbarhet?

För att IT-systemet ska fungera i praktiken behöver ni förstå olika användargrupper, deras kompetens, behov, förutsättningar och arbetsmiljö. Ge användare förutsättningar att bidra.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka är användarna av IT-systemet?
• Hur involverar vi användare på ett effektivt sätt?
• Hur säkerställer vi att användarnas perspektiv integreras i hela processen?
• Vilken information behöver vi från användare? Beskriv kompetens, behov, förutsättningar, arbetsmiljö med mera.

För att IT-systemet ska fungera behöver de som ska upphandla och utveckla systemet förstå nuläge och kontext hos användare. Lägg tid på detta – det lönar sig i längden.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka utmaningar finns i dagens arbetsflöden och IT-system?
• Hur ser arbetsflödet ut före och efter systemets användning? Beskriv typiska arbetsflöden och eventuella kritiska moment.
• Vad kan vara viktigt att beskriva i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Hur är stressnivåer, arbetsbelastning, ergonomi, kommunikationsflöden eller annat relevant?
• Hur påverkar arbetsmiljön möjligheterna att använda digitala system, exempelvis tidspress, stress, ergonomi?
• Vilka IT-system används idag, och vilka integrationsbehov finns? Gör en lista.
• Vilka krav har användarna på systemet och vilket stöd behövs?

Samla in tankar om risker och konsekvenser på kort- och lång sikt kopplat till det nya IT-systemet. Gör det för olika verksamheter och i samverkan mellan chef, skyddsombud, medarbetare och andra eventuella användare.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka förändringar i arbetsmiljön tror vi att IT-systemet kan leda till? Både positiva och negativa.
• Hur kan systemet och införandet påverka arbetsmiljö, arbetsuppgifter och arbetsflöden?
• Vilka potentiella risker finns i IT-systemet eller kan uppstå under implementeringen? Exempelvis hög arbetsbelastning, stress eller frustration.

Utifrån undersökning och analys av risker och konsekvenser kan ni behöva justera kravställningen. Likaså behöver ni troligen en plan för hur ni kan hantera risker som inte kan ”byggas bort”. Ni har mandat att påverka.

 

Frågor att diskutera:

• Hur kan vi hantera eller förebygga risker och negativa konsekvenser?
• Behöver vi jobba på förändring i organisationens processer eller kultur för att maximera systemets nytta? Vilka och hur?
• Behöver användare mer stöd och utbildning för att hantera inledande osäkerheter och bygga kompetens?
• Vilken plan för utbildning, support, testning behöver vi för att minimera riskerna?
• Hur kan en plan för uppföljning se ut för att utvärdera IT-systemets påverkan över tid?

Säkerställ att er kravspecifikation är genomarbetad och förankrad. Det är avgörande för att IT-systemet ska uppfylla både verksamhetens mål och behov samt bidra till en god arbetsmiljö. Skapa en styrgrupp som kan fatta snabba beslut när utmaningar uppstår. Uppdatera kravställningen löpande utifrån nya behov och insikter.

 

Att inkludera i kravställning:

• Funktion och användbarhet: Beskriv vad IT-systemet ska kunna göra och på vilket sätt för att uppnå målen med systemet.
• Arbetsmiljö: Beskriv hur IT-systemet ska minska stress, vara intuitivt och ergonomiskt, samt bidra till en god arbetsmiljö.
• Integration: Beskriv hur systemet ska fungera ihop med befintliga verktyg.
• Implementering: Definiera era eventuella krav på implementeringsprocess. Tänk igenom den noga.

 

Frågor att diskutera:

• Har vi tagit hänsyn till både verksamhetens och användarnas behov och förutsättningar?
• Återspeglas de tydligt i kravställningen? Är kravställningen förankrad med olika användare?
• Finns tydliga beskrivningar av olika funktioner systemet ska ha för att uppfylla målen? Gör en prioritering.
• På vilket sätt ska IT-systemet bidra till en god arbetsmiljö, exempelvis minska stress, vara intuitivt? Säkerställ hög användbarhet.
• På vilket sätt ska systemet bidra till ökad eller bibehållen kvalitet?
• Vilka andra krav behöver vi beskriva? Kan handla om effektivitet, säkerhet, kompatibilitet, standarder med mera.
• Hur lätt ska det vara att uppdatera och anpassa IT-systemet i framtiden?
• Vilken support och utbildning behöver vi från leverantören? Detta behöver framgå redan i kravställningen.

Det behövs en plan för hur IT-systemet ska testas, hur lärdomar från testningen ska tas omhand och inom vilka tidsramar.

 

Frågor att diskutera:

• Hur ska vi säkerställa att IT-systemet fungerar som avsett innan det implementeras?
• Vilka ska delta i testningen och hur?
• Hur ska användarnas återkoppling samlas in? Av vem, när och hur? Ska vi använda tester, enkäter, workshops, intervjuer?
• Hur säkerställer vi att justeringar som behöver göras genomförs? Inom vilka tidsramar?
• Finns möjlighet till iterativ vidareutveckling efter lansering?

Det behövs en plan för hur IT-systemet ska utvärderas och följas upp, och hur lärdomar från utvärderingen ska omsättas till lärande i olika delar av organisationen.

 

Frågor att diskutera:

• Hur ska vi mäta IT-systemets effekt efter implementering? Behöver vi nyckeltal såsom exempelvis tidsbesparing, antal fel, ökad nöjdhet, förbättrad arbetsmiljö, bättre kvalitet för att följa effekter?
• Vilken data behöver vi för att kunna utvärdera systemet?