Era perspektiv i utvecklingen av IT-system

Skapa samsyn kring nyttan och det ni vill uppnå med det nya eller uppdaterade IT-systemet. Då blir det lättare att kommunicera med de som ska upphandla och utveckla systemet.

 

Frågor att diskutera:

• Varför behövs IT-systemet? Vad ska det hjälpa oss med? Vilka problem ska systemet lösa?
• Vilka specifika mål, önskade resultat och effekter ska systemet uppnå (exempelvis tidsbesparing, ökad säkerhet eller bättre arbetsmiljö)?
• Vilka arbetsuppgifter ska IT-systemet underlätta eller förbättra?
• Hur ska det bidra till verksamheten och arbetsmiljön?
• Hur kommer vi att mäta framgång, exempelvis funktionalitet eller användbarhet?

Om de som utvecklar IT-systemet förstår er som användare på bästa sätt blir det lättare att utveckla ett system som passar just er.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka är vi som användare och vilka roller har vi?
• Finns det särskilda kompetenskrav eller begränsningar att ta hänsyn till?
• Vilken kompetens och erfarenhet har vi av liknande IT-system?
• Vilka behov och förväntningar finns hos olika grupper av användare?

Ju bättre ni kan beskriva sammanhanget samt era behov och förutsättningar desto större chans är det att IT-systemet kommer fungera bra. Säkerställ att upphandlare eller utvecklare förstår.

 

Frågor att diskutera:

• Hur ser arbetsflödet ut före och efter IT-systemets användning? Beskriv typiska arbetsflöden och eventuella kritiska moment.
• När och hur kommer vi använda IT-systemet i det dagliga arbetet?
• Finns det särskilda arbetsmoment eller situationer där systemet behöver vara extra användarvänligt?
• Vad kan vara viktigt att beskriva i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Hur är stressnivå, arbetsbelastning, ergonomi, kommunikationsflöden eller annat relevant?
• Hur påverkar arbetsmiljön våra möjligheter att använda digitala system (exempelvis tidspress, stress, ergonomi)?
• Vilka IT-system används idag, och vilka integrationsbehov finns? Gör en lista.

Tänk igenom kort- och långsiktiga konsekvenser samt identifiera potentiella risker. Upprätta en åtgärdsplan enligt SAM för det som behöver åtgärdas och följas upp. På så sätt kan ni förebygga och minimera negativa konsekvenser och risker.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka förändringar i vår arbetsmiljö tror vi att IT-systemet kan leda till? Både positiva och negativa.
• Hur kan IT-systemet, och införandet påverka arbetsmiljö, arbetsuppgifter och arbetsflöden?
• Vilka potentiella arbetsmiljörisker finns i systemet eller kan uppstå under implementeringen? Exempelvis hög arbetsbelastning, stress eller frustration.

Gör en plan för det som behöver åtgärdas. Skicka in era tankar till dem som har mandat att hantera.

 

Frågor att diskutera:

• Hur kan risker och negativa konsekvenser hanteras eller förebyggas?
• Behöver vi jobba på förändring i organisationens processer eller kultur för att maximera systemets nytta? Vilka och hur?
• Behöver vi stöd och utbildning för att hantera inledande osäkerheter och bygga kompetens?
• Vilken plan för utbildning, support, testning behövs för att minimera riskerna?
• Hur kan en plan för uppföljning se ut för att utvärdera systemets påverkan över tid?

Tänk noga igenom era krav så att arbetsmiljön blir hållbar. Kravställning är en viktig del i dialogen med utvecklare. Kom ihåg att kravställningen kan ändras om nya behov och insikter uppstår.

 

Frågor att diskutera:

• Vilka funktioner ska IT-systemet ha för att uppfylla era mål?
• Vad är viktigt för att systemet ska vara så användbart som möjligt i vårt dagliga arbete?
• Hur ska IT-systemet bidra till en god arbetsmiljö, exempelvis minska stress, vara intuitivt?
• Vilka andra krav behöver vi beskriva? Kan handla om kvalitet för dem verksamheten finns till för, säkerhet, kompatibilitet, standarder med mera.
• Utifrån vår analys av risker och konsekvenser – hur kan vi formulera dem som krav?
• Har vi krav gällande hur lätt det ska vara att i framtiden uppdatera och anpassa IT-systemet?