Steg 9

Följ upp arbetet med Chefoskopet

Här får du som processledare stöd i att leda arbetet med att följa upp handlingsplaner och vad arbetet med Chefoskopet har lett till för effekter.

Det är processägaren och de enskilda cheferna som äger sina handlingsplaner och som ytterst är ansvariga för att följa upp arbetet. Din roll som processledare blir att samordna och att stötta arbetet. Det ligger i hela organisationens intresse att följa upp hur arbetet går.

Så här går det till

  1. Bestäm vilken eller vilka uppföljningar ni vill göra.
  2. Gå igenom handlingsplanen innan mötet. Ta fram nyckeltal eller indikatorer som kan visa förändringar kopplade till handlingsplanens mål och effekter.
  3. Boka in uppföljningsmöten med berörda chefer och andra intressenter så som processägare, skyddsombud och fackliga representanter. Använd exempelvis ledningsgruppsmöten för att jobba med uppföljningen. Ta hjälp av metodstödet under mötet.
  4. Se till att handlingsplanerna uppdateras utifrån nuläget.
Cirka 1-2 timmar

Följ upp handlingsplanerna

Berörda chefer

Nu är det dags att följa upp arbetet och stämma av mot handlingsplanen. Ni följer upp status för alla åtgärder och ser om de har lett till önskad effekt.

Stödmaterial

Här hittar du tips som underlättar arbetet med att ta fram handlingsplaner.

Här är några sätt att mäta utvecklingen: Har ni sett förändringar i era mätetal eller uppsatta indikatorer på förbättringar?

Nyckeltal från behovsinventeringen (exempel)

  • Antal medarbetare per chef.
  • Personalomsättning.
  • Chefsomsättning.
  • Verksamhetens lokalisering.

Värden från kartläggningarna i Chefoskopet (exempel)

  • Har balansen mellan krav och resurser förbättrats?
  • Har tiden för kärnuppdraget ökat?
  • Fungerar kommunikationsvägarna bättre nu?
  • Har cheferna det stöd de behöver?

Medarbetarundersökningar

Syns det en positiv förändring i hur medarbetare upplever styrning, ledning, ledarskap eller andra förbättringar i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?

Det kan vara värdefullt för dig eller er som varit processledare att reflektera över hur utvecklingsarbetet, med stöd av Chefoskopet, har fungerat i er organisation. Om ni har varit flera processledare kan ni träffas och utvärdera tillsammans. Här finns stöd till dig som vill reflektera individuellt och till er som vill reflektera tillsammans.

 

Individuell reflektion

Gör en tidslinje. Gå mentalt igenom utvecklingsarbetets olika steg och skissa upp en enkel tidslinje över vad som hände i processen (exempelvis start, aktiviteter med ledningsgruppen, enkäter och aktiviteter med verksamhetsnära chefer, analysarbete). Notera nyckelhändelser eller beslut.

Reflektera utifrån frågeställningarna

  • Vad har fungerat bra?
  • Vad har varit utmanande?
  • Hade jag kunnat göra något annorlunda?
  • Vad har jag lärt mig?
  • Hur vill jag arbeta framåt?

Sammanfatta dina 2-3 viktigaste insikter. Formulera ett konkret medskick till dig själv inför nästa process.

 

    Gruppreflektion

    Utse någon som förbereder och leder samtalet. Inled genom att kort beskriva processen och arbetet med Chefoskopet i er organisation.

    Låt var och en enskilt reflektera över:

    • Vad har fungerat bra?
    • En utmaning jag stötte på.
    • En lärdom jag tog med mig.

    Dela med varandra och anteckna nyckelord så att alla ser. Fundera över:

    • Vilka teman och mönster hörde vi under delningsrundan? (exempelvis samverkan, tidsramar, engagemang)

    Välj sedan ett eller flera teman som ni fördjupar er i. Ställ frågor som:

    • Vad handlar det här om?
    • Vad låg bakom att exempelvis analysarbetet var svårt eller fungerade bra?
    • På vilka olika sätt hanterade vi det?

    Avsluta med att prata om hur ni vill arbeta framåt för att utveckla processen och stötta cheferna i deras arbete.