Steg 7

Dela värld

Nu är det dags för de chefer som medverkat i kartläggningarna, deras närmaste chefer, övergripande ledning och andra nyckelpersoner att tillsammans ta del av resultatet. Att dela värld och gemensamt titta på helheten bidrar till förståelse för varandras perspektiv.

Som processledare tydliggör du resultaten från de olika kartläggningarna, som skillnader och likheter, styrkor, utvecklingsområden och åtgärdsförslag. Målet är att dela verklighetsbeskrivning och tillsammans prioritera utvecklingsområden, mål och förslag på åtgärder inför kommande handlingsplaner.

Så här går det till

  1. Kvalitetssäkra underlagen från kartläggningarna. Identifiera otydligheter eller känsliga punkter som kan behöva förtydligas eller förankras.
  2. Gör en presentation av resultaten med fokus på det som är viktigast.
  3. Förankra en plan med ledningen för fortsatt arbete efter aktiviteten, då den skapar förväntningar på uppföljning.
  4. Bjud in verksamhetsnära chefer, deras chef, övergripande ledning och nyckelpersoner från stabsfunktioner, processägare samt eventuellt politiker och fackliga representanter.
  5. Genomför aktiviteten. Anteckna viktiga dialoger och prioriterade områden.
  6. Efterarbete: Bearbeta och sortera resultaten från aktiviteten tillsammans med processägaren. Tydliggör kopplingen mellan resultaten och de utvecklingsområden och åtgärder som prioriterats. Det här blir underlag till konkreta handlingsplaner.
Cirka 3 timmar

Gruppaktivitet – Dela värld

Övergripande ledning
Verksamhetsnära chefer
Övriga intressenter

Här delar ni perspektiv och får syn på hur det ser ut för de verksamhetsnära cheferna. Tillsammans identifierar och prioriterar ni utvecklingsbehov och åtgärdsförslag.

Starta aktiviteten

Stödmaterial

Här finns tips, information och annat material som underlättar genomförandet av aktiviteten.

Mindre organisationer: Samla alla chefer, politiker och andra intressenter för maximalt lärande.

Större organisationer: Genomför aktiviteten förvaltningsvis. I större förvaltningar kan ni behöva genomföra flera Dela värld-aktiviteter och anpassa upplägget. Exempelvis kan ni jämföra chefer inom samma verksamhet (ex. olika hemtjänstenheter) eller jämföra chefer mellan olika verksamheter (ex. hemtjänstenheter och äldreboenden).

Första linjens chefer kan då dela värld med sin närmaste ledningsgrupp, och resultaten från varje grupp kan sedan lyftas vidare till förvaltningsledningen inklusive politiker från exempelvis nämnden. Här synliggörs då likheter och skillnader i hela förvaltningen.

  • Är ni många chefer och intressenter som samlas samtidigt kan ni behöva justera tidsåtgången för resultatpresentation och dialoger.
  • Välj en lokal som kan möbleras för samtal i mindre grupper.
  • Blanda dialoggrupper med chefer från olika verksamheter, ledningsgrupper och fackliga representanter för bredare perspektiv.
  • Förbered en mall för dokumentation så att alla grupper dokumenterar sina dialoger på samma sätt.
  • Förbered material till prioriteringen av åtgärder. Dela exempelvis ut resultatpresentationen till de mindre grupperna eller sätt upp åtgärdsförslagen i rummet.

Här är finns ett exempel på mall för dokumentation som ni kan använda eller inspireras av.
I upplägget föreslår vi att ni först presenterar resultatet och sedan för dialog. Är presentationen omfattade kan ni välja att inkludera reflektion efter varje kartläggningsresultat. Tänk då på att ni kan behöva lite mer tid för dialogerna.

 

Fokusera presentationen på de viktigaste resultaten från kartläggningarna: behovsinventeringen, krav och resurser, arbetstidens fördelning samt kommunikationsvägar och stöd. Det kan handla om skillnader och likheter i kartläggningarna, resultat som var framträdande i kartläggningarna, styrkor, utmaningar/behov samt konkreta åtgärdsförslag.

Underlag till presentationen är enkätresultat som ni hämtar från min sida, behovsinventeringen, anteckningar från aktiviteterna med ledningsgrupp och verksamhetsnära chefer samt dokumentation från eventuella analysmöten. Använd gärna visuella hjälpmedel som PowerPoint, stora utskrifter eller andra presentationssätt.

I upplägget föreslår vi att varje grupp enas om tre prioriterade åtgärder. För att underlätta kan ni förse grupperna med resultatpresentationen.

 

Ett alternativt upplägg är att ni i stället för gruppdialog sätter upp åtgärdsförslagen i rummet. Låt deltagarna gå på ”vernissage” där de, var och en, får markera sina tre prioriterade utvecklingsområden eller åtgärder.

Avsluta med att tydligt kommunicera vad som sker härnäst och hur resultaten tas om hand.

Processledare och processägare bearbetar och sorterar resultaten från Dela värld med målet att tydliggöra de prioriterade förslagen så att de kan ingå i en handlingsplan. Gör det genom att:
  • Identifiera kompletteringsbehov (ex. konsekvens- eller bakgrundsbeskrivningar).
  • Säkerställa en tydlig koppling mellan kartläggningar och prioriterade åtgärder.
  • Skapa ett tydligt underlag för nästa steg: åtgärder och uppföljning.

Här finns frågor som du som processledare kan utgå ifrån för att stödja ditt eget lärande och din reflektion. Använd dem gärna efter varje tillfälle du har träffat en chefsgrupp. Lägg in frågorna i det format som passar dig bäst.

 

Vad hände?

  • Vilka teman eller frågor dominerade samtalet?
  • Vad var mest levande eller engagerande för gruppen?

Hur reagerade gruppen?

  • Hur fungerade samspelet i gruppen?
  • Vilka mönster lade du märke till i hur de samtalade, lyssnade eller fattade beslut?

Hur agerade jag som processledare?

  • Vad gjorde jag som stödde processen?
  • Finns något jag hade kunnat göra annorlunda?

Vad lärde jag mig?

  • Vad lärde jag mig om gruppen?
  • Vad lärde jag mig om min egen roll eller arbetssätt?

Inför nästa gång

  • Vad behöver jag tänka på till nästa tillfälle?
  • Finns något jag bör följa upp eller pröva vidare?