Steg 5

Arbetstidens fördelning

Här kartlägger ni vad cheferna lägger sin tid på. Under fem dagar fyller för cheferna loggbok över sin arbetstid genom att svara på en enkät. Det ger en bild av hur tiden fördelas mellan personal, budget, administration och verksamhet. Det visar också hur stor del av dagen som ägnas åt möten, vid datorn och åt förflyttningar.

Utifrån resultatet får cheferna utforska hur arbetstiden fördelas och hur det påverkar arbetssituationen och verksamheten. Målet är att komma fram till vad som behöver göras för att utveckla chefernas förutsättningar.

Så här går det till

  1. Förbered och skicka enkäten minst två veckor innan aktiviteten så att cheferna hinner fylla i loggboken.
  2. Bestäm datum och bjud in till gruppaktivitet.
  3. Gå igenom hela aktiviteten och planera upplägg, gruppindelningar och tidsåtgång. Använd med fördel samma grupperingar som för krav och resurser (steg 4). Förbered det material ni ska använda, exempelvis enkätresultat och underlag för dokumentation.
  4. Genomför aktiviteten.
  5. Efter aktiviteten gör du en analys och sammanfattar styrkor, utvecklingsområden och åtgärdsförslag samt beskriver likheter och skillnader mellan grupperna.

Skicka ut enkät

Verksamhetsnära chefer

Här både skapar du, skickar ut och får resultaten av enkäten. Enkäten är en loggbok där cheferna fyller i fördelningen av arbetstiden under en normalvecka.

Skapa enkät
Cirka 2 timmar

Gruppaktivitet – Arbetstidens fördelning

Verksamhetsnära chefer

I den här aktiviteten utforskar cheferna hur de fördelar sin arbetstid och vilka konsekvenser det får för verksamheten. Du som processledare tar med dig gruppens resultat och deltagarna tar med sig sina individuella svar till mötet.

Starta aktiviteten

Stödmaterial

Här finns tips och material för att planera och genomföra enkäten och gruppaktiviteten på ett bra sätt.

Tänk igenom gruppindelningen noga innan du skapar din första enkät. Det är en fördel att behålla samma indelning genom hela kartläggningsprocessen i Chefoskopet. Chefer med liknande förutsättningar kan placeras i samma enkätgrupp och besvara en gemensam enkät, till exempel chefer inom ett specifikt verksamhetsområde. Om gruppen består av fler än cirka 10 personer kan den behöva delas in i mindre grupper under gruppaktiviteten, så att cheferna får bättre möjligheter till dialog om sitt enkätresultat.

Varje gruppdialog dokumenteras, och för att hålla ordning på materialet är det viktigt att namnge grupperna i förväg. En tydlig och genomtänkt namngivning gör det enklare att hitta, sortera och analysera resultaten senare.

Här finns en text att inspireras av. Den förbereder deltagarna på att de nu är dags att svara på en enkät om arbetstidens fördelning och delta i en workshop.

 

Hej,
Nu är det dags för den andra kartläggningen av tre som vi kommer att genomföra om chefers organisatoriska förutsättningar. De tre kartläggningar vi gör är:

  • Krav och resurser
  • Arbetstidens fördelning
  • Kommunikationsvägar och stöd

Du kommer snart att få ett mail från Suntarbetsliv med en länk till enkäten om arbetstidens fördelning. Enkäten består av en loggbok som du ska fylla i under fem dagar. När du fyllt i alla fem dagar får du direkt tillgång till ditt eget resultat. Processledaren ser endast gruppens samlade resultat, som blir vårt gemensamma underlag i en kommande workshop.

I workshopen får vi tillsammans utforska resultatet, synliggöra våra styrkor och identifiera utvecklingsområden. Tillsammans formulerar vi också förslag på åtgärder som kan stärka vår arbetsmiljö framåt.

Din medverkan – både i enkäten och i dialogen – är avgörande för att vi ska lyckas. Resultatet av de tre kartläggningarna kommer ligga till grund för vårt fortsatta gemensamma utvecklingsarbete.

Varmt välkommen att bidra!

Vänliga hälsningar, [processledarens namn]

I dokumentationsmallen kan cheferna dokumentera de styrkor, svagheter och prioriterade områden inom området krav och resurser som kommer fram under gruppdialoger.

Nedan finns förslag på hur ni kan använda mallen. Anpassa till ett arbetssätt som passar er:

  • Digital dokumentation: Spara ner mallen och skicka ut den via exempelvis mejl till den som ansvarar för dokumentationen i varje grupp. Döp filerna på ett sätt som gör det enkelt att koppla dem till enkätresultatet eller en specifik grupp.
  • Gemensamt dokument: Om ni kan arbeta i samma digitala dokument, kopiera mallen och skapa en version för varje grupp i dokumentet eller en PowerPoint. Förbered genom att namnge grupperna i förväg så att varje grupp vet var de ska skriva.
  • Enkätverktyg: Lägg in frågorna i ett tillförlitligt enkätverktyg, exempelvis Microsoft Forms, och skicka ut en länk till den som dokumenterar i varje grupp. På så sätt samlas all data på ett ställe.
  • Dokumentation för hand: Skriv ut mallarna och låt varje grupp dokumentera sina svar manuellt. Samla in lapparna och sammanställ digitalt.

  • Förtydliga förväntningarna på deltagarna: Ge tydliga instruktioner om hur dokumentationen ska ske och vad som förväntas. Ett exempel kan vara att ge riktlinjer för hur långa svaren bör vara eller vilka delar som är viktigast att fånga upp.
  • Sammanställ direkt efter varje aktivitet: Avsätt tid direkt efter en aktivitet för att sammanställa och reflektera över de viktigaste insikterna, i stället för att vänta tills allt material är insamlat.
  • Visualisera resultatet: När data är sammanställd, använd grafer, diagram eller ordmoln för att snabbt identifiera mönster och trender.
  • Samla och återanvända goda exempel: Om vissa grupper formulerar tydliga och användbara insikter, spara dem som referenser för framtida dialoger.
  • Analysera med AI: Använd en tillförlitlig AI-tjänst för att analysera materialet och identifiera mönster och insikter.
  • Skapa en ”snabbanalys”-checklista: Sammanställ en enkel checklista med frågor som hjälper dig att snabbt analysera materialet, exempelvis:
    • Vilka likheter och skillnader finns mellan grupper inom samma verksamhetsområde?
    • Vilka likheter och skillnader finns mellan olika verksamhetsområden inom samma förvaltning?
    • Vilka likheter och skillnader finns mellan olika förvaltningar?
    • Vilka tre teman dyker upp oftast?
    • Finns det något oväntat i svaren?
    • Är åtgärdsförslagen konkreta och genomförbara?

Här finns frågor som du som processledare kan utgå ifrån för att stödja ditt eget lärande och din reflektion. Använd dem gärna efter varje tillfälle du har träffat en chefsgrupp. Lägg in frågorna i det format som passar dig bäst.

Vad hände?

  • Vilka teman eller frågor dominerade samtalet?
  • Vad var mest levande eller engagerande för gruppen?

Hur reagerade gruppen?

  • Hur fungerade samspelet i gruppen?
  • Vilka mönster lade du märke till i hur de samtalade, lyssnade eller fattade beslut?

Hur agerade jag som processledare?

  • Vad gjorde jag som stödde processen?
  • Finns något jag hade kunnat göra annorlunda?

Vad lärde jag mig?

  • Vad lärde jag mig om gruppen?
  • Vad lärde jag mig om min egen roll eller arbetssätt?

Inför nästa gång

  • Vad behöver jag tänka på till nästa tillfälle?
  • Finns något jag bör följa upp eller pröva vidare?