Steg 1

Inventera era behov – få en översikt

Syftet med behovsinventeringen är att ta reda på var behovet av ett utvecklingsarbete kring chefers förutsättningar är som störst. Genom att samla in data och jämföra fakta kan ni få svar på:

  • Vilka verksamhetsområden som verkar ha bättre respektive sämre förutsättningar.
  • Styrkor och svagheter i verksamheterna.
  • Vilka som bör prioriteras.

Underlaget ger fakta för att kunna motivera satsningen och en första lägesbeskrivning.

Har ni redan ett beslut om vilka verksamhetsområden som ska använda Chefoskopet kan ni använda inventeringen och analysen för att få en övergripande bild av förutsättningar i dessa verksamheter.

Så här går det till

  1. Börja med att läsa igenom formuläret och analysstödet.
  2. Bestäm om alla eller bara vissa verksamhetsområden inom organisationen ska inventeras.
  3. Samla data från verksamhetssystem och samtala med stödfunktioner. Använd mallen och gör en inventering per verksamhetsområde.  Om förutsättningarna varierar inom ett verksamhetsområde kan du dela upp det i fler, exempelvis hemtjänst och särskilt boende.
  4. Boka sen in ett analysmöte där ni jämför och analyserar inventeringarna samt beslutar hur ni går vidare. Involvera processägaren och eventuellt andra kompetenser i analys och beslut.
  5. Förankra resultatet i de forum ni bestämmer.
Ca 1-2 veckor

Samla in fakta

Processledare

Samla in och jämför fakta för att få en första bild av chefernas organisatoriska förutsättningar.

Ladda ner formulär (Excel)
Till analysstödet

Stödmaterial

Här hittar du material som underlättar genomförandet av behovsinventeringen.

Spara en kopia av Excel-filen lokalt hos er innan ni börjar arbeta i dokumentet.

Ska du exempelvis göra 4 inventeringar kan du göra 4 kopior av fliken ”formulärmall”. Döp flikarna efter verksamhetsområde/indelning. På så sätt samlar du all data i ett och samma dokument.

Har ni andra relevanta nyckeltal än de som finns med i formuläret kan ni byta ut eller lägga till dessa. Det viktiga är att ni använder samma i alla inventeringar.

Avsätt cirka 2 timmar för mötet där ni analyserar resultaten från behovsinventeringen. Om ni har gjort många inventeringar kan du som processledare göra en första analys i förväg genom att:
  • Gå igenom indikatorerna.
  • Identifiera skillnader och likheter mellan verksamhetsområden.
  • Använd frågorna i analysstödet för att göra en sammanfattning.
  • Diskutera sedan din analys i mötet och var beredd att justera bedömningarna om nya perspektiv kommer fram.

Innan ni bestämmer vilka verksamhetsområden som ska använda Chefoskopet, fundera på:
  • Pågår andra satsningar som gör det mer eller mindre lämpligt att börja.
  • Finns det engagemang och vilja att genomföra arbetet?
  • Vad händer om behoven inte åtgärdas? Tänk på tjänstemottagare, medarbetare, organisation och chefer – både på kort och lång sikt.

Bestäm hur och vem som ska förankra arbetet. På sidan ”Innan du sätter igång” finns underlag för förankring att utgå ifrån. Säkerställ att ni har tillräckligt många processledare. Antalet beror på hur stor satsning ni gör.