De diskuterar sitt uppdrag genom utvecklingssamtal i grupp. Från vänster Jens Weiss, Catarina Karlsson, skyddsombud, Jessica Flodquist, Carola Lindgren och Heli Carlsson, produktionsledare.

Foto: Åsa Hammar

Utvecklingssamtal som börjar med gruppen

I Tomtaklintskolans storkök är tempot högt. Omkring 1 400 portioner mat ska ut till skolor och förskolor varje dag. Ändå finns tid för reflektion och samtal om hur man kan utveckla verksamheten och arbetsmiljön.

Tomtaklintskolans storkök använder sig av verksamhetsdialog, ett slags utvecklingssamtal i grupp, en eller två gånger per termin.

– I början gick det lite trevande. Det gällde att få alla att våga prata, säger Heli Carlsson, kock och produktionsledare.

Men med tiden har det lossnat, och idag är samtalen ett viktigt tillfälle att lufta frågor som inte får plats på arbetsplatsträffar eller i vardagens hektiska tempo.

Syftet med verksamhetsdialogen är att skapa en större förståelse för verksamhetens uppdrag, och samtidigt ge medarbetarna ett större inflytande. Tanken är att skapa en dialog mellan gruppens medlemmar, där chef och arbetsledare mer ska stödja samtalet och lyssna in vad gruppen talar om. De här samtalen ska sedan ligga till grund för chefens individuella utvecklingssamtal med varje medarbetare.

Inleds med skattning

Mötena inleds med att varje deltagare gör en skattning av hur de upplever sin arbetsgrupp utifrån bland annat serviceförmåga, målinriktning, förmåga att prioritera. Därefter väljer gruppen några frågor kring området Vara, som handlar om värderingar, och området Göra, som handlar mer mål och arbetets innehåll.

I Tomtaklintskolans storkök träffas arbetsgruppen på fyra personer som jobbar i köket, deras arbetsledare Heli Carlsson, måltidschefen Kerstin Tibbling, och arbetskamraterna från de tre mindre kök som tar emot och serverar maten på andra skolor och förskolor. Kommunens andra stora tillagningskök har ett liknande upplägg för sin verksamhetsdialog, tillsammans med måltidschefen Kerstin Tibbling.

Det handlar om att skapa en organisation som driver sin egen utveckling

Vid samtalen sitter de på stolar i en rund ring utan något bord emellan. Mötena brukar pågå någon timme och gruppen diskuterar en eller två frågor varje gång.

– På sistone har det handlat ganska mycket om hur vi tycker vi ska bete oss mot varandra och mot våra gäster, säger kocken Jessica Flodquist.

Vid varje möte skriver chefen Kerstin Tibbling ner vad de kommit fram till, och så följer de upp det nästa gång.

Samtalen har gjort avtryck

Samtalen har gjort avtryck i både verksamhet och arbetsmiljö. Saker som det förut kanske muttrats om har kommit upp i ljuset, och gruppen har tillsammans satt ord på vad de vill.

Kökets medarbetare har till exempel bestämt sig för att skaffa en leantavla, där de ska sätta upp lappar om allt de vill förbättra i verksamheten, stort som smått. De planerar att samlas framför tavlan någon gång per vecka för att gå igenom förslagen och genomföra dem som går att genomföra.

– Den idén fick vi i och för sig på ett studiebesök på ett storkök i Södertälje. Men verksamhetsdialogen gjorde det lättare att plocka upp idén, eftersom vi hade pratat om hur viktigt det är med feedback, säger Heli Carlsson.

Gruppen har också återupplivat en gammal rutin att skicka med en kontaktbok mellan tillagningsköket och de kök som tar emot och serverar maten.

– Det är också en form av kommunikation och feedback, säger Kerstin Tibbling. .

Med på skolans arbetsplatsträffar

En annan förändring i spåren av samtalen är att kökets medarbetare sedan ett år tillbaka är med på arbetsplatsträffarna med skolans personal, trots att de hör till olika organisationer. Det har gjort det lättare att samarbeta och förstå varandras arbetsuppgifter.

Suntarbetslivs möte med Tomtaklintskolans köksmedarbetare utspelar sig i skolans matsal ett par dagar före skolstarten. Just när gruppen berättat för Suntarbetsliv om de gemensamma arbetsplatsträffarna, kommer skolans rektor in i matsalen, ursäktar sig för att han stör och undrar över tider för skollunchen. Går det att låta en grupp elever äta så sent som kvart över tolv? Jodå, det går bra försäkrar de fem vid bordet. När rektorn har tackat och gått sin väg, konstaterar Kerstin Tibbling nöjt för sina medarbetare:

– Det här är ett exempel på hur det fungerar nu när ni börjat vara med på skolpersonalens möten. Nu blir det mer dialog med dem om allt som händer på skolan.

För henne är verksamhetsdialogen ett sätt att skapa utrymme för reflektion.

– Det handlar om att skapa en organisation som driver sin egen utveckling, säger hon.

Alla chefer har fått utbildning

Alla chefer i Trosa kommun är sedan tre år tillbaka utbildade i metoden med Verksamhetsdialog. Kommunens personalchef Torbjörn Unnebäck anlitade organisationspsykologen och metodens uppfinnare Marika Ronthy som utbildade cheferna år 2012.

– Vi tyckte att de individuella utvecklingssamtalen hade gått i stå lite grann, och att de handlade för mycket om vilka kurser folk ville gå. Vi saknade en koppling till verksamhetens mål, säger han.

Hur ska vi utveckla verksamheten, och vem ska ta ansvar för vilka delar av den utvecklingen? Det var frågor Torbjörn Unnebäck ville att cheferna skulle fokusera på istället.

– Då är det bra att först ha en dialog i gruppen om det, och därefter bryta ner det till mål för var och en i de individuella utvecklingssamtalen. Det är tämligen enkelt men har gett mycket, både för medarbetarna som får en större delaktighet, och för verksamheten, säger han.

Chefer behöver utbildning i att leda människor

Utvecklingssamtal har man för att alla medarbetare ska bidra till verksamheten. Då måste man först göra klart vad som är verksamhetens gemensamma uppdrag. Sådana samtal är bättre att ha på gruppnivå, menar organisationspsykologen Marika Ronthy. Hon har utvecklat Verksamhetsdialogen som stöd för chefer att leda sådana utvecklingssamtal i grupp, med en metod som gör att alla får komma till tals.

Marika Ronthy vill se ett ledarskap som betonar ledarrollen mer än chefsrollen, som hon uttrycker det.

– Många chefer är mer fokuserade på att styra en verksamhet än att leda människor. De skulle behöva mer utbildning i att hantera känslor och bygga relationer. I framtiden tror jag faktiskt vi kommer att helt andra organisationsformer, strukturer som uppmuntrar till mer självstyrande grupper, säger hon.

Text: Åsa Hammar, 01 september 2015

Senaste artiklar

Återhämtning på schemat hos Vårdguiden

På 1177 Vårdguiden har telefonsjuksköterskorna en ständig kö av rådvilla som behöver deras hjälp. Det finns inga naturliga raster att ta igen sig på. Men för tre år sedan införde…

Lyckad satsning på ökad chefstäthet

Västra Götalandsregionen har satsat på att minska antalet medarbetare per chef. Nu har cheferna mer tid för sina medarbetare och de hinner bättre med att utveckla verksamheten. Det visar en…

Gemensamt säkerhetsarbete bättre för alla

I Region Kalmar har man numera en gemensam enkät för patientsäkerhet och arbetsmiljö. Det har lett till ett nytt sätt att arbeta med säkerheten för både patienter och vårdpersonal. På…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?