Renée Palmnäs, enhetschef på östra sjukhuset i Göteborg.

– Om vi lägger vår tid på rätt saker så gynnar det också arbetsmiljön. Om vi till exempel får kortare vårdtider gynnar det patienterna, överbeläggningarna blir förhoppningsvis färre och då blir också arbetsmiljön bättre, säger Renée Palmnäs, enhetschef på östra sjukhuset i Göteborg.

Foto: Ragnhild Larsson

Klisterlappar förbättrar arbetsmiljön och vården

Med hjälp av olikfärgade lappar har anställda på Östra sjukhuset i Göteborg fått större förståelse för varandras yrkesroller och blivit bättre på att kommunicera, berättar enhetschefen Renée Palmnäs.

När Renée Palmnäs började arbeta som vårdenhetschef på avdelning 357 på Östra sjukhuset pågick flera forskningsprojekt med ökad kvalitet som mål. Ett av projekten leddes av forskaren Caroline Jarebrant som har utvecklat ett arbetsmiljöverktyg, Ergonova, tillsammans med de anställda på avdelningen. (Projektet beskrivs i en annan artikel – länk finns efter denna text).

– Jag tänkte att det var väl bara att köra på, men så var det inte. Det tar tid att förankra ett projekt och få med alla yrkeskategorier, säger Renée när vi träffas på hennes rum med milsvid utsikt över de östra delarna av Göteborg.

Här på avdelning 357 vårdar de anställda patienter med hjärtrelaterade besvär, som akuta kranskärlssjukdomar, hjärtsvikt och rytmrubbningar. Ungefär 80 undersköterskor och sjuksköterskor arbetar här tillsammans med underläkare, överläkare och avdelningssekreterare. Liksom i resten av sjukvården har de ofta överbeläggningar, med ökade krav på effektivitet och kortare vårdtider.

– Vi pratar ofta om ökad effektivitet även inom vården. För att klara framtidens krav så är vi tvungna att ändra vårt arbetssätt och utnyttja våra resurser på bästa sätt. Om vi lägger vår tid på rätt saker så gynnar det också arbetsmiljön. Om vi till exempel får kortare vårdtider gynnar det patienterna, överbeläggningarna blir förhoppningsvis färre och då blir också arbetsmiljön bättre.

Nutidskartor visar förbättringsområden

Under hösten 2011 påbörjade de anställda arbetet att införa den japanska lean-filosofin på avdelningen, med hjälp av arbetsmiljöverktyget. Först genomförde de en tidsstudie för de olika yrkeskategorierna, där en anställd följde en annan anställd under ett arbetspass och registrerade allt som denna person gjorde och hur lång tid varje uppgift tog. Utifrån tidsstudierna gjorde de anställda en nutidskarta, över hur situationen såg ut just då, med hjälp av klisterlappar i olika färger som de satte upp på ett stort vitt papper. Därefter identifierade de olika förbättringsområden. handlingsplaner. och i nästa steg ska gruppen ta fram en framtidskarta, också med hjälp av klisterlappar.

I ett skåp nere på forskningsavdelningen ligger nutidskartan ihoprullad. När Renée lägger ut den på bordet är den fylld av klisterlappar i olika färger, där varje färg representerar en yrkeskategori och vad de gör under ett arbetspass. Tack vare nutidskartan blev det tydligt att kommunikation var ett viktigt förbättringsområde. Rapporterna mellan medarbetarna är ett exempel. Idag lägger personalen mycket tid på muntliga rapporteringar. Målet är att komma ifrån muntliga rapporteringar eftersom det leder till att man tappar bort viktig information tappas bort, mellan dag- och nattpersonal till exempel.

– Att visualisera arbetet med hjälp av lapparna känns väldigt konkret. Mycket som man inte pratar om rakt ut blir synliggjort och då är det lättare att komma med förslag till förbättringar, säger hon.

Om vi lägger vår tid på rätt saker så gynnar det också arbetsmiljön

Tydligt vad alla gör

En av fördelarna med nutidskartan är att det blir tydligt vad alla gör, vilket motverkar spekulationer, menar hon. Kartläggningen visade att de olika yrkeskategorierna har en dålig förståelse för varandras arbetsuppgifter. Många var till exempel irriterade över att överläkarna inte var närvarande på avdelningen alla dagar. Planeringen släpade efter och övriga fick invänta olika beslut, vilket ledde till sena utskrivningar och överbeläggningar. Överläkarna å sin sida var frustrerade över att de hade så många sidouppdrag som de andra yrkeskategorierna inte såg eller förstod. Det kom också fram att underläkarna ofta kände sig övergivna och hade svårt att fatta beslut eftersom de inte vill ringa och störa överläkaren.

När personalen dokumenterade överläkarnas arbete i form av gula lappar kunde de andra yrkesgrupperna bokstavligen se vad överläkarna gjorde när de inte var på avdelningen. I framtidskartan blev det tydligt att arbetsmiljön på avdelningen skulle bli bättre om en överläkare vore placerad på heltid på avdelningen och inte hade så många andra funktioner att fylla. Eftersom det inte finns tillräckligt med resurser för den lösningen, kom personalen på att överläkaren ändå skulle kunna komma till avdelningen en kort stund varje morgon för att ha en genomgång med de övriga i teamet. Det är ett steg på vägen mot en bättre arbetsmiljö.

– Det är inte bra om problemen stannar vid negativt prat utan att man gör något konstruktivt för att förändra situationen. I vår arbetsgrupp kan vi lyfta fram problemen och diskutera vad vi kan göra för att förbättra vår arbetssituation.

Alla yrkeskategorier behövs

För att förändringsarbetet ska flyta på bra behöver alla yrkeskategorier engagera sig. I början av projektet var läkarna enbart representerade av sektionschefen i projektgruppen, inte av underläkare och överläkare. Gruppen ägnade mycket tid åt att diskutera vad som inte gick att genomföra. Det var det svårt att hitta förbättringsområden och gruppen kom inte vidare. När underläkare och överläkare kom med i projektgruppen kunde man äntligen diskutera konstruktivt och komma vidare i arbetet med framtagning av nutidskartan och en framtidskarta som beskriver hur personalen skulle vilja arbeta.

– I min roll som vårdenhetschef ska jag leda utvecklingsarbetet på avdelningen och skapa engagemang hos personalen. Om alla är med och kan påverka arbetet så underlättar det förstås jobbet med att införa olika förändringar. Det är också viktigt att alla förstår vilka mål vi har och vad syftet är med våra projekt, säger Renée. I sina samtal med de anställda betonar hon att det är viktigt med engagemang hos medarbetarna och hon belönar de som är med och bedriver utveckling.

Renée påpekar också hur viktigt det är att följa upp och återkoppla resultat till medarbetarna när man ska genomföra en förändring. Och genom att delta i utvecklingsarbete innebär också att medarbetarna får en möjlighet att jobba med annat än det patientnära arbetet.

Text: Ragnhild Larsson, 21 mars 2014

Senaste artiklar

Förskolorna tog in en arbetsmiljösamordnare

När arbetsmiljöproblemen på ett antal förskolor i Örebro blev övermäktiga gick fyra rektorer ihop och anställde en arbetsmiljösamordnare. Investeringen har betalat sig många gånger om, och idag är sjukskrivningstalen halverade.…

Råd till skyddsombud på distans

Nu är det många som arbetar hemifrån för att minska spridningen av coronaviruset. Vad är viktigt att tänka på för skyddsombud som arbetar på distans eller har arbetskamrater som gör…

Distansundervisning – så gjorde Celsiusskolan

På idrottsgymnasiet Celsiusskolan i Uppsala är både lärare och elever vana vid distansundervisning. När skolan stängdes på grund av coronaviruset kunde undervisningen därför fortsätta ganska problemfritt. Onsdagen den 18 mars…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Prata om samvetsstressen

Samvetsstress är vanligt inom vård och omsorg, och i coronatider har det blivit högaktuellt. Forskaren Eva Ericson-Lidman har goda råd...

Kvinna jobbar hemifrån

Arbetsmiljö för köksbordsjobbare

Coronaviruset har under våren 2020 gjort att väldigt många kontorsarbeten sköts från hemmet. Här kommer forskare med sina bästa tips...