Det är självklart att man utformar bord och stolar egonomisk rätt, utifrån hur kroppen fungerar. Men det finns stora brister i hur IT fungerar ihop med hjärnans förmåga att minnas, orientera oss i tid och rum, och hantera bokstäver, ord och siffror - vår kognitiva förmåga. Vi behöver IT som är kognitionsergonomiskt rätt utformad.

Jobbigt för hjärnan och ögat med dåligt IT-stöd

Carola Löfstrand, arbetsmiljöspecialist på Vision, tycker att fack och arbetsgivare måste ta itu med den digitala arbetsmiljön. Många IT-stöd är inte anpassade till hur vi människor tar emot, bearbetar och förmedlar information. De blir en påfrestning för våra hjärnor och ögon och det kan orsaka huvudvärk och smärta i nacke och axlar.

Ett nyckelord i det här sammanhanget är kognition, som handlar om vår förmåga att minnas, orientera oss i tid och rum, lösa problem och hantera bokstäver, ord och siffror. Det är självklart att man utformar den fysiska arbetsmiljön – verktyg, maskiner, bord och stolar – efter hur våra armar och ben fungerar. Det ska vara ergonomiskt riktigt.
När allt fler, oberoende av yrke, blir allt mer beroende av IT-system så blir det också allt viktigare att dessa utformas på ett sätt som är kognitionsergonomiskt rätt. Men kognitionsergonomi är ett begrepp som de flesta fortfarande inte känner till, varken användare eller IT-utvecklare.

Ändå känner alla igen hur det är när IT-system är kognitionsergonomiskt åt helvete. Då sitter man framför datorn och mumlar (eller skriker) ”Jävla skitsystem” – vilket också är namnet på en uppmärksammad bok som kom häromåret (läs vår intervju med författaren Jonas Söderström.)

Kan vara svårt att se samband

Carola Löfstrand, arbetsmiljöspecialist på Vision, arbetar för att facket ska påverka också den digitala arbetsmiljön.

– Fler behöver få upp ögonen för hur viktigt det är att medarbetarnas kompetens och behov ska påverka hur man utformar IT-stöd, så att de underlättar arbetet. Det här är frågor som lokala huvudskyddsombud kan ta upp på dagordningen, när samverkansorgan inom kommuner och landsting diskuterar arbetsmiljön.

– Ofta kan det vara svårt att se sambanden mellan brister i IT-systemen och den psykosociala arbetsmiljön, och i ett nästa steg fysiska konsekvenser i form av kroppslig värk, säger hon. Därför kan det vara lättare att leta efter lösningen i det fysiska. Om anställda får ont i nacken efter att man infört ett nytt system börjar man många gånger att kolla mus och tangentbord. Men i själva verket kan problemen bero på att systemet inte ger det stöd som de anställda behöver eller är så krångligt att det leder till ett ständigt stresstillstånd.

– IT-system orsakar ibland konflikter mellan olika anställda i en yrkesgrupp, därför att de behärskar systemet olika väl. Det kan vara en fråga om att de inte har fått en bra utbildning som är anpassad till de olika förkunskaper som finns bland gruppens medlemmar. Mer och bättre utbildning, inte bara när man inför ett system, kan därför ofta minska IT-stressen för många.

– I vården förekommer det att olika yrkesgrupper har tillgång till olika delar av samma system. Ett IT-stöd kan därför vara bra för en grupp men skapa stora problem för en annan.
När det gäller användarvänlighet kan kan kan uppleva det som helt olika system och det kan se helt olika ut, fast det är samma system i grunden.

För många möjligheter – och klick

Ett krux är att de som utformar programmen ofta strular till det genom att ta i för mycket när det gäller alla funktioner. De utgår från vad som går att göra, i stället för vad användarna behöver.

– Det finns forskarstudier som visar att användare hade nytta av mindre än hälften av de funktioner som fanns i ett system. Samtidigt efterfrågade de många funktioner som inte fanns, berättar hon.

De överflödiga möjligheterna gör det svårare att på ett användarvänligt sätt utforma systemets ”utsida”, det som möter användarna. ”Användargränssnitt” är ett ofta använt fackuttryck. Hur man utformar detta mötet mellan användaren och systemet är minst lika viktig som själva koden i programmet som får saker att hända, understryker Carola Löfstrand.
Ett grundläggande krav är att användaren ska behövs klicka så få gånger som möjligt. Det stjäl av ögats och hjärnans energi, när det både finns för mycket möjligheter och det är svårt och tidsödande att hitta rätt och komma dit man ska.

Arbetar på regeringens uppdrag

Carola Löfstrand är också med och påverka förutsättningarna på nationell nivå, genom politiken. Det gör hon som ledamot i någonting som heter IT-politiskt Användningsforum, som på regeringens uppdrag sedan sommaren 2012 arbetar med hur man kan öka och följa upp ”användbarhet och tillgänglighet till IT”. 2015 ska man vara klara.

I ledningen för Användningsforum sitter ”strategiska beslutfattare kring frågor som rör användbarhet inom IT-området” och Carola Löfstrand är den enda från fackförbunden. Övriga, ett tjogtal ledamöter, kommer från forskarvärlden, arbetsgivarorganisationer som SKL och Almega, departement och myndigheter, IT-företag och användbarhetskonsulter, och handikapp-, konsument- och pensionärsorganisationer.

Carola Löfstrand berättar att ett av flera spår som de i Användningsforum följer för att åstadkomma detta är att arrangera tre satsningar, för fackförbund, arbetsgivare och IT-leverantörer, varav den första var en konferens för de fackliga organisationerna. I en annan satsning inom Användningsforum arbetar forskare med att kartlägga hur upphandlingar går till och hitta exempel på hur man har upphandlat på ett bra sätt.

Många medierapporter om IT-strul

Carola Löfstrand var själv delaktig i att utforma den fackliga konferensen som ägde rum i mitten av oktober 2013. En viktig del av konferensen var att deltagarna enskilt och i grupp diskuterade både problem och möjliga vägar att lösa dem.

– I kommuner och landsting är det en aktuell fråga vilket framgår av alla rapporter i press, radio och tv om IT-strul i vård, omsorg, skolor och administration. Men i diskussionerna bland deltagarna, som kom från alla typer av branscher, blev det uppenbart att det här är en gemensam facklig utmaning, över alla organisationsgränser, säger Carola Löfstrand. I Användningsforum vill vi hitta sätt att öka kompetensen ute på arbetsplatserna när det gäller de här frågorna, för att bli bättre kravställare när man ska handla upp nya system och vidareutveckla och förbättra de som man redan har.

På den fackliga konferensen talade bland andra Ulf Martinsson från Vision i Norrbotten (läs intervju med honom på suntarbetsliv.se), Karin Linder, ordförande i fackförbundet DIK, och Karin Båtelson, företrädare för Läkarförbundet på Sahlgrenska (vars arbete med IT-ronder finns beskrivet i en artikel här på suntarbetsliv.se). Deras föredrag filmades och kan ses på Youtube (länkar i slutet av denna artikel).

Översiktlig bild av problemens omfattning

I ett av föredragen berättade forskaren Annika Thorner om ett verktyg för att mäta IT-stress, Undipa. Det bygger på den krav-kontroll-modell som många arbetsmiljöintresserade känner igen från stressforskningen (en artikel om Undipa kommer på suntarbetsliv.se i nästa vecka). Carola Löfstrand tror att det i början av ett arbete med den digitala arbetsmiljön på en arbetsplats kan vara bra att vara öppen och förutsättningslös, som Ulf Martinsson i Norrbotten talar om.
– Men när man har skaffat sig en gemensam grund om vilka problemen är kan det vara bra att ha sådana här verktyg för att få en översiktlig bild till stöd för hur man ska gå vidare, säger hon. Det som verkar positivt med Undipa är att det inte bara innehåller frågor i enkäter. Verktyget förmedlar också kunskap om hur det här med kognitionsergonomin, tekniken och den psykosociala arbetsmiljön hänger ihop. Det gör att man lättare kan analysera resultaten av enkäterna, så att man ser i vilken riktning de pekar.

Behövs nytänkande inom samverkan för att lösa problem

Carola Löfstrand menar att de vanliga sätten att arbeta med samverkan och medbestämmande inte räcker till för att lösa problemen med den digitala arbetsmiljön. Det krävs nytänkande, nya former.

Oavsett om kommunen eller landstinget köper in eller gör själva, gäller det att förstå att teknikutveckling är en del i verksamhetsutvecklingen. Därför ska man ta upp satsningar på nya system i samverkansgrupper på olika nivåer.

Hon menar att man måste se över hur man arbetar för att ta tillvara de anställdas kompetens på ett smart sätt vid både utvärderingen av befintliga system men även när man planerar upphandlingen av nya system som kan innebära betydande förändringar i arbetsrutiner. Det gäller att få dom förändringarna att bli positiva för både personalen, dvs användarna, och samtidigt leda till hög verksamhetsnytta. Användarnas önskemål måste komma med från början – och det ska finnas resurser inplanerade för att hantera det som kan visa sig bli fel i praktiken när det nya IT-stödet är sjösatt.

I en del fall finns de som gör programmen inom landstinget eller större kommuner. På IT-avdelningarna arbetar programmerare, systemförvaltare och supportpersoner, med hög kompetens och som gör ett bra jobb utifrån sina förutsättningar. Men ofta pratar man olika språk inom IT utveckling och inom de olika verksamhetsområdena där IT-systemen dagligen ska användas. Det saknas ofta en brygga, eller tolk, på en strategisk ledningsnivå som kan prata båda språken så verksamhetens behov och IT-utvecklingens möjligheter kan mötas på en framgångsrikt sätt. En sådan kompetens inom organisationen är även viktig vid upprättande av kravspecifikation vid offentlig upphandling av IT-system.

– De som utvecklar programmen är stolta över sina produkter och tycker att de har gjort rätt, vilket de också har. De har levererat utifrån en kravspecifikation, men ledningen i verksamheterna har ofta missat att involverat verksamhetens användare vid formuleringen av kraven och då landar programmet ofta fel i vardagsanvändningen, säger Carola Löfstrand.

Det kan vara lättare att få igenom viktiga förbättringsförslag när kommuner och landsting utvecklar system inom den egna organisationen jämfört med när man köper in system utifrån. Men vid inköp är det än viktigare att ta med möjligheter till uppföljning och tillägg, det måste stå tydligt i avtalet med leverantörer. Annars kan det kosta så mycket att bygga till det som användarna behöver, att det skjuts till framtida budgetar, understryker hon.

Text: Mats Utbult, 23 april 2014

Senaste artiklar

I rörelse med walk and talk

Få in mer rörelse på jobbet – ta möten till fots! På Östra sjukhuset i Göteborg finns tips på fina promenader i närområdet, via en walk and talk-tavla i entrén. Alldeles…

Arbetsmiljöutbildningen – så gör Enköping

Riskbedömningar, filtar i soffan i personalrummet och vinsten med att ha en bra arbetsmiljö – sånt pratar Enköpings chefer och skyddsombud om just nu. Kommunen ingår i den växande skara…

Utveckla er verksamhet med Suntarbetslivs resursteam

Har ni många stressade medarbetare i er verksamhet? Stor omsättning på chefer? Eller dålig kommunikation i arbetsgruppen? Nu kan ni vända er till Suntarbetslivs resursteam – en grupp erfarna experter.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

kvinna i rött hår talar i telefon. sedd snett bakifrån.

Vårdsamordnare håller ihop vården

En kontaktperson på vårdcentralen som håller i alla vårdtrådar underlättar för den som är sjukskriven för depression att bli frisk...