Teknikstrul tar tid - här vid landstingets Administrativ Service i Boden, där man genomför ett pilotprojekt för bättre digital arbetsmiljö.

Foto: Mats Utbult

Gemensamma tag för en bättre digital arbetsmiljö

Fack och arbetsgivare i Norrbottens läns landsting satsar på att tackla IT-strul och digitala arbetsmiljöproblem. De ska fråga alla anställda vad de tycker om sina moderna arbetsverktyg, både genom enkäter och genom en IT-del på skyddsronderna. Målet är att få fakta på bordet om konsekvenserna av dåliga system, som stress och frustration som ger ont i axlar och nackar. Och sedan göra någonting åt det.

Målet är att få fakta på bordet om konsekvenserna av dåliga system, som stress och frustration som ger ont i axlar och nackar. Och sedan göra någonting åt det.

Initiativet kom i december 2012 från Visions avdelning, efter en facklig konferens ett halvår tidigare, med Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” (läs intervju med honom här på Suntarbetsliv: Usel IT-miljö stressar oss på jobbet), som läste högt ur arbetsmiljölagen och frågade varför inte facket gör något åt alla dåliga system. Det väckte intresset hos Visions huvudskyddsombud Ulf Martinsson:

– Jag var i likhet med många andra irriterad över dåliga IT-system, men tidigare hade jag inte kopplat det till facket och arbetsmiljöarbetet. Jag tog upp frågan på min egen arbetsplats och såg att detta intresserade de flesta.

Han menar att man kommer långt bara genom att sätta ord på problemen – som att tala om den digitala arbetsmiljön. När han samlade alla Visions skyddsombud i landstinget om detta blev många eld och lågor och undrade varför de inte tidigare sett IT-problemen som just en arbetsmiljöfråga. Många tog genast upp frågan i sina samverkansgrupper på de olika arbetsplatserna.

Ulf Martinsson berättar om hur digitala arbetsmiljöproblem kan se ut: En receptionist blev så stressad av att hon inte längre kunde göra sitt jobb eftersom ett nytt system inte fungerade, att hon fick så ont i axlarna att hon blev sjukskriven. Hon förstod först inte att värken hade med datorn att göra och man letade efter andra orsaker. Och så kan det vara många gånger: är det lokalerna, stolarna eller vad?

– Nu vet vi att det ofta handlar om att det är just de jävla skitsystemen, som den där boken talade om – och för många har det varit befriande att få använda det uttrycket. Vi måste våga protestera. Det är faktiskt inte oss det är fel på, säger Ulf Martinsson.

Många system – för många

Ett problem i sig är själva mängden av system. Inom landstinget i Norrbotten finns hundra olika system, berättar Ulf Martinsson:

– Ingen person använder förstås alla hundra. Men inom administrationen finns närmare sextio system, som har olika grafiska utformningar och olika sätt att hämta och lämna uppgifter av olika slag, säger han. Det här är en gemensam arbetsmiljöfråga för oss och våra chefer. Om jag har tjugo system, så har mina chefer kanske tio till. Och de är lika irriterade som jag.

– Ibland gör man IT-system för uppgifter där papper och penna fungerar lika bra. Systemen är för avancerade. Ibland mäter de saker som är självklara och som vi därför inte behöver mäta, eller inte borde mäta. Men vi mäter det därför att det är lätt mätbart. Många gånger borde vi ägna kraften åt att lösa problemet, istället för att mäta det!

Granska IT med arbetsmiljöglasögon

Skyddsombuden kom fram till att Vision ska satsa på att granska IT-systemen med arbetsmiljöglasögon och göra något åt de problem som finns. På fackets initiativ har landstinget nu tillsatt en projektgrupp för att kartlägga hur det ser ut, med IT-folk, chefer, medarbetare och företaghälsovård. Ulf Martinsson deltar i egenskap av huvudskyddsombud. Gruppen startade med ett pilotprojekt på en enhet i Boden, division Service.

Efter att ha prövat sig fram i pilotprojektet hösten 2013 ska de under 2014 genomföra en enkät om den digitala arbetsmiljön i hela landstinget. Det är inget annat landsting som har gjort det tidigare, tror han.

– Vi började först tala om att ha särskilda IT-skyddsronder. Men nu är vår grundtanke att det ska ingå i de vanliga skyddsronderna och det normala arbetsmiljöarbetet.

Ulf Martinsson hävdar att de i Norrbotten kanske har de bästa förutsättningarna av landets landsting när det gäller att göra något inom det här området. De gör mycket själva när det gäller IT-system och på arbetsmiljöområdet finns det en bra samverkan mellan facken, och mellan fack och arbetsgivare.

Gräsrotsrevolution för bättre kravspecifikationer

Det kan skilja sig mycket mellan olika personer hur de uppfattar samma system – och hur de använder det:

– Vi ser exempel på hur den ena personen gör en sak på ena sättet, och en annan på ett annat sätt. Och så gäller det kanske i själva verket att hitta ett tredje sätt. Vi har olika kunskaper med oss och många tycker att det är skämmigt att säga att man inte kan. En del IT-strul beror på bristande utbildning. Där kan vi göra mycket själva, utan att behöva blanda in IT-leverantörer, säger Ulf Martinsson.

En del IT-strul kräver dock att många användare ställer krav i en ”gräsrotsrevolution” mot de dagens dåliga arbetsverktyg – både befintliga och nya.

– Det gäller att vi börjar med att ställa frågorna rätt. Vad vill vi att ett system ska göra för oss? Och sen måste vi omforma detta till en tydlig kravspecifikation. Det räcker inte bara att säga något allmänt om att ”systemet ska stödja oss”.

Tidstjuv och irritationsmoment

Ett krux är att befintliga system kan vara väldigt komplexa och svåra att påverka i efterhand. Användare får ofta höra att det blir för dyrt att göra någonting. Men Ulf Martinsson menar att de olika typer av problem, som dåliga system orsakar, också kostar. Idag har ingen koll på dessa kostnader. Han tror att det många gånger går att räkna hem olika typer av satsningar.

Som ett vardagligt exempel, som nog många känner igen, tar han möten som kommer av sig på grund av strul med programmet för presentationsbilder, då dyrbar arbetstid går till spillo. Räknar man ihop alla teknikorsakade möteshaverier, handlar det om betydande belopp. På ett sammanträde där han mötte chefer räknade han ut att för kostnaden för förlorad arbetstid skulle man kunna ha köpt femton datorer.

Han tycker att man också borde räkna på vad irritationen över dålig digital arbetsmiljö kostar:
– Irritationen kan leda till att man talar om problemen på fikarasten, som fortsätter i fem-sex eller tjugo minuter. När jag har pekat på sådana här saker, har cheferna blivit engagerade. Då förstår de att en satsning kan leda till att mer arbete blir gjort.

Ett annat vardagligt exempel på tidsödande irritation är alla inloggningskoder, olika för olika system, som man dessutom ofta måste ändra – och ofta inte kommer ihåg efter semestern. Och man får ju inte, skriva upp koderna på en lapp på skärmen (som många ändå gör). Ulf Martinsson hoppas att det snart inte ska bli tekniskt utan också ekonomiskt möjligt att ersätta koderna med att datorn läser av våra ögon eller fingeravtryck. Det har redan börjat komma på en del smarta mobiler.

Checklistor och tankekartor

Ulf Martinsson berättar att de har använt en frågelista när de har tittat på olika system och vad som händer när de anställda använder dem. Men det inte är som en vanlig checklista av det detaljerade och konkreta slag, som man kan ha när det gäller fysisk arbetsmiljö, med centimetrar till bildskärm och skrivarljudets decibel. Istället handlar det här mer om ett stöd för att få ett annat tänkesätt när man ser på sina IT-verktyg i arbetet.

– Vi måste hitta sätt att systematiskt fånga in också de arbetsmiljöfrågor som vi inte kan mäta lika enkelt som ljudnivå och avstånd, säger han.

Istället för en punktlista tycker han att man bör göra en tankekarta, en ”mindmap”, där man ritar upp olika områden att tänka på när man granskar hur programvaror fungerar och skärmbilder är utformade.

– Den digitala arbetsmiljön befinner sig i skärningspunkten mellan den fysiska och den psykiska arbetsmiljön. Får vi igång ett arbete med alla tre områdena samtidigt så får vi det systematiska arbetsmiljöarbetet att fungera, säger han.

Text: Mats Utbult, 02 maj 2014

Senaste artiklar

Rektorn som tar hand om föräldrarnas skäll

Till personalen accepterar vi enbart hövliga samtal. Det är skolledaren Mikael Lindbergs budskap till elevernas föräldrar. Den som är arg och behöver skälla på någon får ringa till rektorn. Samtal…

Allt fler rehabkoordinatorer i primärvården

Den som blir sjukskriven för stressrelaterade besvär behöver ofta stöd för att komma tillbaka till jobbet. På allt fler vårdcentraler inrättas nu rehabkoordinatorer för att samordna de insatser som kan…

Trygghetsarbete i vården vid gängkriminalitet

En uppgörelse mellan kriminella gäng. Ett skott eller knivhugg. SOS får alarm, skickar ambulans. Kanske dumpas den skadade vid akuten. Vårdpersonalen vet – det här kan bli stökigt, till och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?