Många IT-system, onödiga redovisningar och för lite tid till patienterna. Det är vanliga problem i sjukvården. I Region Skåne jobbar en förenklingskommission för att komma tillrätta med problemen.

– Vi vill att folk ska använda sin arbetstid till det de är utbildade för, och att de ska känna att det de gör är meningsfullt, säger Ewa Pihl Krabbe, socialdemokratisk politiker och ordförande i kommissionen.

Förenklingskommissionen är en grupp med fem politiker som arbetar på uppdrag av regionstyrelsen. De ska se över och lämna förslag på hur hälso- och sjukvården i Region Skåne kan använda sina resurser på ett mer effektivt och ändamålsenligt sätt.

Kommissionen startade i mars 2014, och har fått sitt uppdrag förlängt i flera omgångar. Nu är slutdatum 31 december 2016.

En stor del av kommissionens arbete har gått ut på att besöka arbetsplatser i regionen, och prata med chefer och medarbetare.

– Vi ser det som vår stora mission att vara ute och träffa personal i verksamheterna för att få veta vad som kan förenklas i deras arbete, säger Ewa Pihl Krabbe.

Under 2014 träffade kommissionen personal på alla sjukhus i regionen. I år besöker de primärvårdscentralerna.

Samtal och smörgåsar

Mötena har förberetts genom att kommissionens sekreterare tagit kontakt med den verksamhet som de vill besöka, och kommit överens om tid och plats för mötet. Kommissionen har också annonserat sina besök på Region Skånes intranät.

– Mötena har ofta ägt rum runt lunchtid, så vi brukar bjuda på smörgåsar. Det har blivit väldigt bra samtal där de anställda fått berätta fritt hur de ser på sitt arbete och vad som kan göras enklare.

Det de anställda tagit upp på dessa möten har ofta gällt problem med IT-systemen. Systemen är för många, de kommunicerar inte med varandra, och dubbeldokumentation tar mycket arbetstid.

Kommissionen har också träffat representanter för fackförbunden vid två tillfällen. Krånglande IT-system har varit en lika stor fråga där.

Lyssnar på Vårdförbundet

Ywonne Björkman, teamledare för Vårdförbundets alla huvudskyddsombud i Region Skåne, tycker att kommissionen har lyssnat på det förbundet haft att säga. Vårdförbundet vill bland annat att IT-systemet för labbremisser ska bli kompatibelt med IT-systemet på de avdelningar som tar emot remisserna, vilket det inte är idag.

– Det finns många sådana småsaker som faller mellan stolarna, som påverkar personalen väldigt mycket. Våra medlemmar försöker lyfta sådana problem till sina chefer, men de vet inte alltid var de ska göra av förslagen till ändringar, säger hon.

Enklare IT-system på gång

Att dra ner på administration och göra arbetsuppgifter enklare kan ta tid i en stor organisation som Region Skåne. Några konkreta förenklingar har ändå gjorts. En av dem är ett bättre IT-stöd för den som behöver hjälp med löne- och tidrapportering.

Snart blir det också enklare att logga in i de många IT-program som de anställda använder dagligen. Ett så kallat single sign-on system ska nu införas i hela Region Skåne, med början på primärvårdscentralerna. Systemet medger en gemensam inloggning för alla IT-program. Fördelen för användaren är att man inte behöver hålla reda på flera olika lösenord.

– Det här har varit på gång i flera år, men nu fick vi ett tydligt uppdrag av Förenklingskommissionen att verkligen genomföra det, säger Lars Kristensson, förvaltningschef på Medicinsk service, en förvaltning som också omfattar Region Skånes IT-avdelning.

Digital brevlåda

En digital brevlåda har inrättats dit anställda kan vända sig med förslag på förbättringar och förenklingar i verksamheten. Sedan 2014 finns också ett innovationspris för medarbetare som har idéer om hur man kan förenkla och förbättra verksamheten.

Ett annat förslag som varit uppe till diskussion är att införa en prövning av för- och nackdelar av alla nya system som man diskuterar att införa.

– Regionstyrelsen har inte beslutat om någon sådan funktion än, men de diskuterar det, säger Ewa Pihl Krabbe.