Så fick de ett nära ledarskap i hemtjänsten

Tätt med enhetschefer i hemtjänsten. Mer tid hos brukarna. Låg personalomsättning. Hur har Gislaved lyckats med detta – trots att de inte satsat extra pengar?

– Förr träffade vi bara vår enhetschef på arbetsplatsträffen, och chefen visste nog knappt vilka vi var.

Det säger Carolin Bokfors, undersköterska och Kommunals skyddsombud för hemtjänstgruppen i Burseryd och Broaryd, i Gislaveds kommun.

Här är det långt att köra mellan brukarna. Hemtjänstens bilar susar genom skogar, till gårdar, villor och lägenheter. De är på väg till brukare med betydligt större vårdbehov än när Carolin Bokfors började i hemtjänsten för snart 20 år sedan.

Nu är det mycket palliativ vård, med svårt sjuka brukare som snabbt skrivs ut från sjukhus. Det blir mycket som behöver bollas med en chef, och samarbete med rehab och hemsjukvård.

– Hemtjänstens arbete blir mer och mer komplext för varje dag. Det är inte lätt att vårda alla hemma.

Enhetscheferna var få och överbelastade

Men det finns saker som underlättar det krävande arbetet: stabila arbetsgrupper och ett nära ledarskap som kan verksamheten och vet hur lång tid omvårdnaden ibland behöver få ta.

Och nu är de snart där inom hemtjänsten i Gislaved. Men det har varit en lång resa. För fem år sedan hade Gislaveds hemtjänst två enhetschefer på cirka 150 medarbetare på olika orter i glesbygdskommunen.

Då var det som att de slog i botten, och en av de två överbelastade enhetscheferna slutade. Visserligen hade de även verksamhetsledare i hemtjänsten. Men den rollen hade inte en chefs befogenheter. De höll till exempel inte i arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal eller lönesamtal.

Tog hjälp av Chefoskopet

Nu började resan uppåt: istället för att bara rekrytera en ny enhetschef gjorde förvaltningen ett omtag på djupet med hjälp av Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet.

Medarbetare, skyddsombud, chefer, projektledare, hr, fackliga representanter och även brukare var med i processen. Ett av mötena hade de hemma hos en brukare.

Sedan lyfte de sitt förslag till ny ledningsstruktur till socialnämnden, så att de med det yttersta ansvaret för arbetsmiljön också skulle bli delaktiga.

Den nya ledningsstrukturen:

• Hemtjänsten delades upp i tio enheter med 10-15 medarbetare i varje.
• Enheterna fick en egen enhetschef, som rekryterades internt bland undersköterskorna i hemtjänsten.
• Enhetschefen skulle arbeta halva tiden i den rollen och andra halvan som undersköterska i hemtjänsten.

I Burseryd och Broaryd blev det undersköterskan Eva-Lotta Axelsson som axlade uppdraget som enhetschef halva arbetstiden.

Men det fungerade inte för enhetscheferna att dela upp sin tid mellan att vara enhetschef och undersköterska, så det har förvaltningen ändrat på. Numera är de enhetschefer på heltid, men arbetar även hos brukare en del av sin arbetstid.

– Det fungerar fint nu, vi jobbar tillsammans hos brukarna samtidigt som hon är chef, säger Carolin Bokfors.

Nära ledarskap i vardagen. Skyddsombudet Carolin Bokfors är undersköterska och har sedan kollegan Eva-Lotta Axelsson blev enhetschef aldrig långt till chefen. 

Kompetensutveckling till de nya enhetscheferna

Enhetschefen Eva-Lotta Axelsson berättar att hon och de andra enhetscheferna under flera år fick löpande kompetensutveckling för de nya arbetsuppgifterna. Fokus låg på arbetsmiljö, hr-frågor, ekonomi och kommunikativt ledarskap. Mentorskap ingick också.

– Vi fick läsa mycket på egen hand, och diskuterade tillsammans, säger Eva-Lotta Axelsson.

De började träffas regelbundet för att lära av varandra och utbyta erfarenheter. Ibland är någon från hr med.

– Alla nya arbetssätt måste arbetas in.

Enhetscheferna arbetar även i hemtjänsten

Fördelarna är många med det nära ledarskapet, tycker de båda.

– Chefen är alltid på plats. Hon har verklighetsförankring och direktkontakt med brukarna i sitt vardagliga arbete. Då är det lättare att lägga en planering som håller, säger skyddsombudet.

De kan också möta brukarnas önskemål snäppet bättre nu, med en chef som kan mer om behoven i praktiken.

Eva-Lotta Axelsson lägger till att de också jobbar mycket med kulturen i arbetsgruppen.

– Vi hjälps åt, visar respekt för varandras roller, och pratar mycket.

Deras enhet har låg personalomsättning och låg sjukfrånvaro.

– Det är ett kvitto på att vi trivs.

De försöker också se till att ha roligt tillsammans. Grillar ibland, och cyklar tillsammans – det behöver inte vara så stora grejer. Men i år tar de ut svängarna lite mer:

– I sommar ska vi åka till Ullared på dansbandsgala.

Men nu är det vår, och enhetschefen ska strax traska över till en dam i Burseryd som har social samvaro i genomförandeplanen.

– Vi ska ut och gå, hoppas vi ser krokus.

Chefernas skyddsombud: ”Ger utvecklingsmöjligheter”

Malin Erlandsson är Visions skyddsombud för enhetscheferna. Hon tycker att den nya ledningsstrukturen ger en möjlighet till karriär och utvecklingsmöjligheter hos arbetsgivaren.

Visions skyddsombud Malin Erlandsson i samspråk med kollega.

Små grupper lägger också grunden till att det fungerar, anser skyddsombudet.

– Storleken på arbetsgrupperna är en av de viktigaste förutsättningarna för god arbetsmiljö. Då kan enhetscheferna balansera den kliniska och operativa delen i tjänsten, säger Malin Erlandsson.

Fler fördelar hon ser med det nära ledarskapet:

– Enhetscheferna snappar upp stämningen i arbetsgruppen och läget hos brukarna. Då kan de också ta itu med problem i verksamheten tidigt, innan det hinner växa.

Hon pekar även på vikten av att enhetscheferna har fungerande stödfunktioner, till exempel hr och ekonomi.

Socialchefen: ”Stor effekt på arbetsmiljön”

Alma Maslan är socialchef i Gislaveds kommun. Hon lyfter vikten av närvaro och verklighetsförankring i hemtjänsten. Därför har hon också kontor på  två ställen, varav ett ligger nära hemtjänsten.

– Verklighetsförankringen är viktig, jag vill ha närheten till verksamheten, säger Alma Maslan.

När den nya ledningsstrukturen togs fram var målet att bygga ett ledarskap som är förankrat i det dagliga arbetet och som stärker både medarbetare och arbetsmiljö. De tio nya enhetscheferna hade sammantaget över hundra års erfarenhet av att arbeta som undersköterska, påpekar hon.

– Vi valde att se potentialen i våra egna medarbetare, och skapade ett ledarskap med kompetens som är förankrat i det dagliga.

Nu har hemtjänsten fått stabilitet i chefsleden.

– Ingen av enhetscheferna har slutat eller bytt tjänst på fem år.

Ingen av enhetscheferna har slutat på fem år.

Dessutom har den direkta brukartiden, den tid som medarbetarna är hos brukarna, ökat från 58–59 procent till 67 procent.

– Den ökade brukartiden beror framför allt på att planeringen av insatserna stämmer bättre överens med brukarnas faktiska behov.

Vad betyder förändringen för arbetsmiljön?

Både externa uppföljningar och medarbetarundersökningar visar att den närvarande ledningen har stor effekt på arbetsmiljön, uppger socialchefen.

– Det gamla resultatet var lägst där det saknades en närvarande chef och man inte fick återkoppling på sitt arbete. Nu har vi ändrat på det.

Politikern: ”Viktigt att behålla medarbetarna”

Initiativet till att ha enhetschefer som även arbetar som undersköterskor var inget politiskt förslag.

Men det var välkommet, säger Ylva Samuelsson, S. Hon är socialnämndens ordförande och ledamot i kommunstyrelsen i Gislaved.

Medarbetare som har nära till sin chef blir sedda och kan påverka sitt arbete mer.

– Medarbetare som har nära till sin chef blir sedda och kan påverka sitt arbete mer. Då känner man ett ägarskap och blir även mer lösningsfokuserad om det uppstår problem.

– Med fler äldre och färre som kan arbeta, måste vi hitta lösningar och arbetssätt som ger bättre arbetsmiljö. Har man en bra arbetsmiljö ökar chansen att man stannar, och det är jätteviktigt för oss att behålla medarbetarna i äldreomsorgen, säger Ylva Samuelsson.