Se det som går att påverka – och det som fungerar. Optimism är inte en dödssynd! Det säger Anna Gilbe, som hjälper chefer och anställda i äldreomsorgen med arbetsbelastning och stress. Satsa på reflekterande möten, som tar upp både framgångar och motgångar, manar hon.
Anna Gilbe är sjukgymnast och utbildad handledare och psykoterapeut, och arbetar som kursansvarig för utbildningen av handledare vid Ersta Sköndals handledarutbildning, och som konsult. På en fortbildningsdag för chefer i äldreomsorgen (arrangör Gothia Fortbildning) tog hon i ett föredrag upp bland annat dessa två frågor:
- Vad kan du göra som chef för att känna att du räcker till?
- Hur kan du som ledare och tillsammans med dina medarbetare bidra till medveten balans mellan olika krav – och skapa acceptans för det som inte alltid går att förändra?
Främja det friska och hälsobringande
Ett sätt att sammanfatta föredraget är detta budskap: Med ditt ledarskap kan du främja det friska och hälsobringande i arbetet.
Anna Gilbe understryker att hon inte vill förneka eller förringa de många välkända problem, som chefer och skyddsombud i äldreomsorgen upplever som utmaningar som heter duga. Men hon menar att det kan vara en värdefull utgångspunkt för konstruktiv stresshantering och hållbarhet att utgå från friskfaktorer, utifrån det så kallade salutogena synsättet. Kärnan i det är ”Känsla av sammanhang”, Kasam, som vi får när vi begriper och förstår saker i arbetet, har resurser så att vi kan hantera våra uppgifter, och ser värdet i jobbet. Det vi gör blir meningsfullt.
Det finns en rad mycket konkreta sätt för en chef att arbeta med att främja känslan av sammanhang. Det här är några exempel som Anna Gilbe lyfter fram:
- Satsa på möjlighetsorientering – se det som är möjligt att påverka, även i det som är tungt och svårt
- Utveckla en uppskattande samtalskonst, och förbättra kommunikationen och mötena
- Ge tid för reflektion och eftertanke – om värden, värdighet och mening
Vårda kraften och orken – människan är inte en maskin, utan behöver återhämtning, även i det dagliga arbetet.
Ge tid för reflektion och eftertanke – om värden, värdighet och mening
Synliggöra och dela framgångar
Som exempel på möjlighetsorientering återgav Anna Gilbe vad en skånsk omsorgschef berättade, vid en utbildning av ”värdegrundsledare”. När de skulle utveckla och förbättra sitt arbete vände de på vad de utgick från. Tidigare hade de tittat på allt som de inte gjorde bra, och som inte fungerade. Nu undersökte de istället vad de gjorde som fungerade, när de boende mådde bra och de själva kände att de utförde ett bra arbete. Och detta har de arbetat med att stärka och utvecklat ännu mer.
– Det ger en värdefull överföring av kompetens att synliggöra framgångar och få dela dem med andra i arbetsgruppen, säger Anna Gilbe. En positiv inställning i sig löser inte alla problem! Men det kan ge hopp och kraft att påverka, hantera och lösa problemen.
Hon gav exempel på ”värdesättande frågor”, som man kan använda sig av som individ eller i gruppen:
- Vad av allt det jag gör i min roll och mitt uppdrag som chef fungerar bra?
- Vad kan det säga om mig, mina färdigheter och förmågor?
- Vad av det vi gör i vårt arbete för våra omsorgstagares värdighet och välbefinnande tycker du fungerar riktigt bra?
- Vad kan det säga om oss, våra färdigheter och vår värdegrund?
- När är vi som allra bäst, och vad kan vi lära av det?
- Hur kan vi använda våra styrkor för att utveckla det vi behöver förbättra?
- Vilka möjligheter finns, som vi ännu inte upptäckt eller talat om?
- Vad vore ett minsta första steg, som vi skulle kunna ta redan idag?
- Vilka tecken skulle visa oss att vi är på rätt väg?
Plats för både ljust och mörkt
Sådana frågor kan vara en grund för ”värdesättande samtal” på arbetsplatsen, enligt Anna Gilbe. Återigen, det handlar inte om att blunda för det negativa som självklart alltid finns, i större eller mindre omfattning. Men det gäller att ge plats för både det ljusa och det mörka. Hon beskriver hur man på varje möte kan inventera såväl störningar som framgångar, genom att börja med att ställa två enkla, grundläggande frågor:
- Vad har inte fungerat så bra sedan sist?
- Vad har fungerat bra sedan vi sågs sist?
– För att hantera båda frågorna ska alla fundera, helst i bikupor om 2-3 personer, på en fråga i taget. Det är bra att börja med det som inte har fungerat så bra. Låt grupperna tänka i ca tre minuter och samla in samtliga synpunkter gärna på post-itlappar eller skriv på blädderblock.
När alla har sagt sitt – kommentera kort alla punkter och kom överens om hur varje punkt ska tas om hand: utredas vidare, eller klaras ut genast, om det går att göra mycket snabbt.
I en del fall räcker det med att på detta sätt få lufta sitt missnöje eller sin oro.
– Bakom varje klagomål finns det önskemål och behov och det ger mycket att lyssna efter dessa, även om det inte alltid går att genomföra, säger Anna Gilbe. Och ´luftningen´ kan i sig påverka, så att man ser saker annorlunda.
På samma sätt, steg för steg, ska man bearbeta vad som har fungerat bra. En del kan man ”åtgärda” genom att lära av, förstärka och sprida.
Inspirerad av en konsultkollega pekar Anna Gilbe på att det kan vara bra att ”källsortera” störningarna och framgångarna, i olika behållare. Här är behållarna sorteringsrubriker – som till exempel dessa:
- Samarbete – internt och externt
- Rutiner och tidsplaner
- Mötesstrukturer
- Information
- Upplevd arbetsbelastning
Reflektion i lärande samtal
Det finns förstås många sätt att främja Känslan av sammanhang. Ett sätt att få till stånd en daglig reflektion om arbetet, som kommer från en gruppledare i äldreomsorgen som Anna Gilbe mötte, är den här checklistan:
- Vad har varit och fungerat bra idag (eller i natt)? Varför har det gjort det? Vilka framgångsfaktorer finns det?
- Är det något som vi kunde ha gjort bättre eller annorlunda? På vilket sätt?
- Hur har vi samarbetat på arbetspasset? Hur planerade vi? Hur har kommunikationen varit?
- Fanns det något dilemma, någon utmaning? Hur löste vi det? Hur kan vi göra nästa gång
Lärande samtal heter ett dialogverktyg som man, i lite olika versioner, använder bland lärare, anställda i socialförvaltningar och i andra delar av kommuners verksamhet. Och sådana här frågor som uppmuntrar till reflektion kan vara ett sätt att skapa lärande samtal.
Det gäller att ha ”tankerespekt”, för att få alla att bidra, förklarar Anna Gilbe:
– Allas tankar och åsikter är lika mycket värda. Lärande samtal går från yta till djup: från vardagsprat till djupare erfarenhetsutbyte. Och det ingår att man i gruppen samtalar om hur man samtalar!