I Kungälvs nya kommunhus är lokalytorna numera en gemensam resurs. Skyddsombudet för Vision Angelica Karlsson, längst till vänster i bild, tycker det har blivit bra. På bilden också processledare Mattias Carlsson och enhetschef Patrik Skog.

Foto: Marika Sivertsson

Kungälv satsar på aktivitetsbaserat

Allt går att lösa. Det var ledorden när Kungälvs kommun började resan mot aktivitetsbaserade kontor i nya kommunhuset. Resultatet idag? Hundra procent nöjda medarbetare på den enhet som var först ut. I höst börjar resten av de 450 medarbetarna arbeta i de nya kontoren.

2010 dömde arbetsmiljöverket ut lokalerna och de 266 medarbetarna i kommunhuset fick evakueras till provisoriska kontor. Ingen hade då kunnat förutse framtiden: I dag finns sköna grupper med stoppade möbler insprängda bland skrivborden på det visningskontor där trettio personer har arbetat i ett och ett halvt år. Där finns sexton skrivbord men femtio sittplatser. Det ser nytt ut, det inbjuder till rörelse, och pappershögarna lyser med sin frånvaro.

Fram till för drygt två år stod endast egna arbetsplatser på agendan. Hur många procent av dem skulle vara cellkontor och hur många skulle vara i öppet landskap? Ekvationen gick inte ihop. Ytan räckte inte till.

– Svaret på våra frågor fanns inte då. Men ett par år senare kunde vi ta hjälp av forskningen, berättar Patrik Skog, enhetschef vid Enheten för Utveckling Planering och Uppföljning (UPU), som finns i visningskontoret.

Genombrottet kom med insikten att lokalytorna kan uppfattas som en gemensam resurs, snarare än uppdelade i arbetsplatser.

Ny arbetshypotes

– Vi fick en ny arbetshypotes: att skapa möjligheter för att alla ska ha tillgång till de ytor de behöver för att utföra sina uppgifter. Då upphör det att vara en lokalfråga och blir istället en verksamhetsfråga – man får se över lokalutformningen men även arbetsprocesser, och sätta digitaliseringen på kartan. Hur utnyttjar vi IT-system, hur kan vi arbeta papperslöst? Det ena är en förutsättning för det andra, fortsätter Patrik Skog.

I juni 2012 tog fullmäktige beslutet att bygga det nya kommunhuset. I september fattade förvaltningen beslut om att bygga ett visningskontor, med inflyttning januari 2013. Kontorets zoner inreddes: Där finns nu 16 skrivbord, men 50 sittplatser totalt sett – inklusive pallar och puffar. Det finns två tysta rum, ett konferensrum, samt en kreativ zon och en aktiv zon alldeles intill varandra, liksom en lugn zon lite avsides. Och en kaffelounge vid trapphuset. I samtliga zoner finns spelregler att förhålla sig till, som medarbetarna har tagit fram under gemensamma diskussioner.

Nästan utan att någon reflekterat över det har pappersanvändningen gått ned till ett minimum. Och de rullbara skåpen står där de står, för datorn innehåller vad som behövs. Processledaren Mattias Carlsson, som arbetar övergripande med hela kommunhuset, demonstrerar den digitala whiteboarden:

– Det jag skriver här kommer upp på din skärm. Väldigt praktiskt. Och vi jobbar med gemensamma mappar, för att få ned mejlandet. Jag själv har kunnat använda delning och jobbat lika bra som jag gör på kontoret samtidigt som jag varit ledare på ett roddläger för ungdomar i Berlin, via vår nya kommunikationsplattform.

Ta vara på alla farhågor

Åsa Berglie, utvecklingsledare, sitter och arbetar intill. Hon uppskattar friheten.

– Det har funnits en idé om att man ska hamra på sin dator vid sitt skrivbord för att det ska vara arbete – men jag arbetar faktiskt också om jag sjunker ned bekvämt i soffan och läser. Nu är det okej att göra det. Det är en oerhörd befrielse.

 Jag arbetar faktiskt också om jag sjunker ned bekvämt i soffan och läser

Men förändring skapar också oro. Den första prioriteringen var att ta vara på alla farhågor: vid regelbundna arbetsplatsträffar har 137 punkter sorterats ut som sedan omformulerats till spelregler. Påtvingat fika? Hur länge får jag behålla arbetsplatsen om jag måste gå på ett möte?

Angelica Karlsson, ordförande i Visions fackklubb, tar ofta upp frågan att arbetsmiljön ska fungera även för dem som inte är så flexibla som dagens norm efterfrågar.

– Alla är inte stöpta i samma form. I första hand är det en fråga om samspelet mellan medarbetare och chef, och här är en viktig del av skyddsombudets roll på arbetsplatsen att se till att farhågor och problem kommer fram till chefen.

Patrik Skog instämmer.

– Framför allt är det viktigt att man vågar prata, att det inte uppstår en så stark press på flexibilitet att det blir skambelagt att säga att man behöver lugn och ro. Det är en förutsättning för att jag som enhetschef ska kunna hantera det, säger han.

Båda poängterar vikten av ett starkt samarbete mellan ledning och fack; att fackrepresentanterna kan påverka processen hela vägen. Och inte minst att skyddsombud och fackrepresentant fångar upp oro som inte kommer fram på träffarna.

– I början fanns många negativa känslor, men jag uppfattar att det är mycket mer positivt nu, konstaterar Angelica Karlsson.

Från 21 till 30 medarbetare på samma yta

Ursprungligen byggdes visningskontoret för 21 medarbetare. I dag är de trettio, utan att antalet skrivbord blivit fler. Man kan se kontoret som ett stresstest för konceptet: På enheten finns bland annat lokalresursplanering, säkerhetsfrågor, och krisfrågor. Där finns personer som arbetar med lokalrevisioner och sitter på samma ställe hela dagen, någon som arbetar med sekretess. Någon med många möten, någon med få. Dessutom får alla som vill prova på att arbeta aktivitetsbaserat komma dit på besök och göra det.

Erfarenheterna från visningskontoret går nu in i huvudprojektet. När de övriga enheterna inreds står det modell. Proportionerna blir större: till hemvister för 100 medarbetare kommer att finnas 23 tysta rum. Möblerna kommer vecka 44, och vecka 45 inleds inflyttningen som sker i etapper fram till vecka 17.

– Ansvaret för att det ska fungera ligger främst på enhetscheferna, som ska driva förändringsprocessen så att vi givet förutsättningarna får det här att fungera så bra som möjligt, säger Patrik Skog.

Arbetsgrupp har tagit fram material

Till stöd i arbetet finns en central grupp med representanter för medarbetare från de flesta verksamheter. Den gruppen har tagit fram ett arbetsmaterial till de lokala förändringsledare som finns i varje sektor – det vill säga sektorn för skola, sektorn för vård och så vidare. Varje sektor har dessutom egna arbetsgrupper där samtliga enheter finns representerade med fackliga representanter, medarbetare och enhetschefer

Aktiviteter relaterade till förändringarna sker hela tiden. Sedan midsommar leder Mattias Carlsson rundvandringar i bygget så att medarbetarna kan skapa sig en bild av hur det kommer att bli. Och under hösten besöker Patrik Skog sektorerna för att berätta om hur man arbetar i visningskontoret. Med sig har han ett bra kvitto på att det fungerar: i medarbetarundersökningen som gjordes för ett halvår sedan var hundra procent nöjda med det aktivitetsbaserade arbetssättet. 95 procent var nöjda med den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Hundra procent svarade på enkäten.

– Ibland får jag höra att ”det funkar för att ni är unika. Det kommer inte att funka hos oss för vi är också unika”. Men jag tror att det handlar om resan dit, säger Patrik Skog och avslutar:

– Jag tänker att vi har lyckats bra tack vare vårt fokus. Min strategi var att få alla att vilja vara en del av lösningen, och jag tror att hela enheten växte när vi så grundligt tog itu med hur vi ska arbeta tillsammans. Och det måste man göra före. Efter är det för sent.

 

Det nya kommunhuset:

  • Rymmer 500 medarbetare, jämfört med tidigare 266.
  • 26 kvadratmeter per medarbetare. Då ingår bland annat sessionssal, slutarkiv och kundcenterdel, vilket inte tidigare funnits. Tidigare hade varje medarbetare 36 kvadratmeter.
  • Kostar 179 miljoner kronor att bygga.
  • Blir 12 900 kvadratmeter stort – 3 000 kvadratmeter större än det gamla.
Text: Marika Sivertsson, 15 augusti 2014

Senaste artiklar

Arbetsmiljöutbildningen – 3 sätt att gå vidare

Suntarbetslivs arbetsmiljöutbildning används för fullt i kommun- och regionsektorn över hela landet. Många organisationer har nu nått de flesta chefer och skyddsombud. Men det kommer ju nya chefer, och nya…

Så förbättrar ni ert arbetsklimat

Nu lanserar Suntarbetsliv OSA-utbildningen. Med den som grund kan ni bättre mota ohälsa orsakad av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. – Vi hoppas att man får inspiration och vilja att…

Följ med Suntarbetslivs resursteam till Gnesta

Hur kan man skapa ett mer hälsofrämjande och förebyggande arbetsmiljöarbete? Och hur gör man för att ringa in vilka områden som behöver utvecklas? Det kan Suntarbetslivs resursteam hjälpa till med.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?