Träning på arbetstid, aktiv sjukskrivning och workshoppar i arbetsgrupper med hög sjukfrånvaro – så har Södertälje kommun lyckats få friskare medarbetare på bara två år. – Mitt uppdrag är att fler människor ska vara friska och i arbete, säger Zara Kvist Lindgren, projektledare.
Södertälje kommun brottas med höga sjuktal, liksom många andra kommuner och landsting. Hösten 2015 bestämde sig politikerna för att börja arbeta mer systematiskt med att öka arbetshälsan. Då beslöt personalutskottet att avsätta särskilda pengar, och det treåriga projektet Hållbar hälsa drog igång.
Målet är att öka arbetshälsan – inte att arbeta för att sänka sjuktalen till någon särskild siffra.
– Även om sjukfrånvaron går att mäta, så kan det finnas en sjuknärvaro och människor som inte mår bra på arbetsplatsen. Så att bara titta på sjukfrånvaro kan bli tokigt. Arbetshälsa är mycket mer än det, säger Zara Kvist Lindgren.
Det är framför allt tre åtgärder som sänkt sjukfrånvaron i Södertälje kommun: workshoppar om vad som kan behövas av förändringar i grupper med hög sjukfrånvaro, träning som arbetsuppgift och aktiv sjukskrivning.
Medarbetare föreslår lösningar
Zara Kvist Lindgren har varit ute på de arbetsplatser där man har de högsta sjuktalen och hållit workshoppar med chefer och medarbetare där.
– Det har handlat om att ge kunskap om sjukfrånvaro och skapa en medvetenhet om de här frågorna. Men också om att fråga de som arbetar där vad de har för förslag på vad man kan göra för att skapa en mer hälsofrämjande arbetsplats, säger hon.
Hon har strävat efter att diskussionerna ska handla om hur man kan öka arbetshälsan på flera nivåer: på organisations-, grupp- och individnivå.
Träning som arbetsuppgift
Sedan maj i år testar ett par arbetsgrupper träning på arbetstid. Försöket görs på ett äldreboende och två förskolor. Träningen på tio till femton minuter per dag. Den är en arbetsuppgift bland andra och inget fritt val.
– Vi tog kontakt med en konsult som lagt upp träningsprogram för byggbranschen, något som är väldigt etablerat där idag. Hon har hjälpt oss ta fram ett program mer riktat till vår personal, säger Zara Kvist Lindgren.
Ett par medarbetare på arbetsplatserna har fått utbildning för att hålla i passen, som är enkla och utformade så att alla ska kunna vara med. Det handlar om pulshöjande aktivitet, balans och stretch, och inga särskilda träningskläder behövs.
Aktiv sjukskrivning
Alla Södertälje kommuns chefer har också fått utbildning i så kallad aktiv sjukskrivning. Systemet innebär att den som är sjuk ringer sin närmaste chef och sjukanmäler sig första dagen. Dagen efter ringer chefen upp och hör efter hur man mår, och när man tror att man kan komma tillbaka.
Alla våra chefer jobbar nu aktivt med frågan om ökad arbetshälsa
– Det handlar om att skapa en dialog. Den som är hemma ska också känna att han eller hon är viktig och behövs på jobbet, säger Zara Kvist Lindgren.
Tidigare gick det väldigt olika till i olika verksamheter när någon blev sjuk. De flesta mailade eller skickade ett sms till sin chef.
– När vi införde aktiv sjukskrivning var det en del frågor kring hur mycket tid det skulle komma att ta för cheferna. ”Hur kommer mina morgnar se ut när jag ska ta emot de här samtalen? ”, säger Zara Kvist Lindgren.
Det är naturligtvis viktigt att hålla koll på hur mycket tid samtalen tar för cheferna, menar hon.
– Men alla chefer har ett rehabiliteringsansvar, och jag tänker att det här är ett sätt att få struktur på det arbetet.
Prata med medarbetarna
Christel Holm är chef för sju förskolor i Södertälje, med personalansvar för drygt hundra medarbetare och en biträdande förskolechef till hjälp.
Hennes förskolor hade den lägsta sjukfrånvaron bland kommunens förskolor redan innan projektet Hållbar hälsa inleddes. Aktiv sjukskrivning är ett bra sätt att få igång en dialog kring sjukskrivningen och få lite mer koll på statistiken, tycker hon.
– Men det bästa sättet att få veta hur medarbetarna mår är att vara ute mycket i verksamheten och prata med dem innan de blir sjuka, säger hon.
På två av hennes förskolor har de också testat träning på arbetstid sedan maj i år. Två pedagoger på varje förskola håller i träningspassen.
– De har inte lyckats genomföra passet varje dag, för personalen har svårt att lämna barngruppen. Oftast har de delat upp personalen i två grupper och förlagt passet i anslutning till lunchrasten.
Träningen var en positiv upplevelse som lockade till mycket skratt, berättar Marie-Louise Palin, skyddsombud och förskollärare på Bergviks förskola. Den blev också ett tillfälle att träffa kollegorna från andra avdelningar. Det är något som de inte alltid hinner med under en vanlig dag.
– Men det har inte varit så lätt att hinna med. Under höstterminens början har vi haft många inskolningar av nya barn, och måste ha fullt fokus på barngruppen. Då är det svårt gå ifrån, säger Marie-Louise Palin.
Därför har träningsledarna gjort ett uppehåll under några veckor. De ska sedan pröva att förlägga passen till en annan tid istället. Och de medarbetare som hållit i träningen vill gärna fortsätta. De har också erbjudit sig att utbilda träningsledare på andra förskolor så att fler kan prova.
Trots att åtgärderna inom Hållbar Hälsa inte alltid fungerat som det var tänkt, så har sjukfrånvaron faktiskt sjunkit under det dryga år som projektet pågått, från 8,4 procent till 6,9 procent – och den verkar fortsätta sjunka.
– Alla våra chefer jobbar nu aktivt med frågan om ökad arbetshälsa, och har gjort ett fantastiskt jobb med detta. Nu gäller det att hålla i och jobba långsiktigt, säger Zara Kvist Lindgren.