– Vi försöker renodla arbetsuppgifterna, så att man får fokusera på att vara undersköterska, säger Malin Pers, en av enhetscheferna på Svaleboskogens äldreboende. De har bland annat inrättat tre nya specialisttjänster, och hyr in städ- och tvättservice, för att avlasta och stötta och ge omsorgspersonalen chans att hitta balans.
Som på många andra håll har de på Svaleboskogen, ett äldreboende i Göteborg med 120 anställda, steg för steg fått höjda krav, som riktlinjer om att erbjuda minst två aktiviteter varje dag, nya it-system för dokumentation, och utökade krav om genomförandeplaner. Och allt detta i en vardag där hög sjukfrånvaro ger luckor i bemanningen, som hela tiden måste fyllas.
För att ge en hållbar arbetsmiljö och förutsättningar för personalen att göra ett bra jobb har ledningen inrättat tre nya tjänster under de senaste åren: bemanningsassistent, omsorgshandledare och aktivitetspedagog.
Bemanningsassistenten tillsatte man genom att fördela om resurser, medan man kunde skapa de andra två tjänsterna tack vare ett budgettillskott för 2015. Istället för att anställa fler undersköterskor valde ledningen då att satsa på nya stödfunktioner.
Petra Hicks, undersköterska på avdelningen Kullen på Svaleboskogens äldreboende, märker tydligt att arbetsvardagen har blivit lättare tack vare de nya tjänsterna.
För ett par år sedan införde stadsdelsförvaltningen ett krav om att erbjuda alla boende minst två aktiviteter per dag. Petra Hicks berättar att hon och hennes kollegor gjorde så gott de kunde. Men det var svårt att hitta på aktiviteter som passar alla, och att hinna med planeringen på ett bra sätt i en vardag fylld av mycket annat.
Det var som att man lyfte en sten från hjärtat, när ledningsgruppen hösten 2015 beslutade att anställa Matilda Åstrand för att samordna aktiviteterna för alla husets 121 hyresgäster, berättar Petra Hicks.
– Vi hjälper gärna till, och vi följer ju med de boende ner, men det är så skönt när någon kommer utifrån med idéer och organiserar det hela.
Handledning kring dokumentation
Även när det gäller äldreboendets dokumentationssystem har bördan lättat, tycker Petra.
– Förr ville man nästan inte gå in i systemet. Man var rädd att skriva in fel saker och på fel ställe.
När ledningen anställde omsorgshandledaren Lena Månsson hösten 2014 blev ett av hennes uppdrag att stötta personalen i att gå över till digital dokumentation. Hon skapade en enkel lathund för hur man ska gå till väga i systemet, och gav alla personalgrupper utbildning.
– Nu när vi har en mall behöver vi inte tänka lika mycket på dokumentationen. Det är skönt att någon styr upp det, och att det finns någon att fråga, säger Petra Hicks.
Den största förbättringen av arbetsmiljön är nog ändå bemanningen, tycker Petra Hicks. Hon minns hur det var för några år sedan, med mycket sjukskrivningar och ständigt nya timvikarier som man måste instruera.
– Ett tag var det jättejobbigt. Då tänkte vi nästan att vi kan lika gärna vara utan, för det tog så mycket tid och energi att visa dem allt.
Intern pool ersatte springvikarier
I januari 2015 bestämde sig Petras enhetschef Malin Pers, tillsammans med de andra tre cheferna på boendet, för att göra något åt situationen. De hade sett över hur mycket pengar de lade på timvikarier och såg att det med råge motsvarade kostnaden för att heltidsanställa några undersköterskor. De skapade då en intern pool för hela huset.
– Det är bara dumt att lägga massor av pengar på timvikarier. Vi ville få bättre kontinuitet, och att den fasta personalen skulle slippa lära upp nya hela tiden, säger Malin Pers.
Trots att de har utökat poolen till sju personer är det fortfarande inte dyrare än att enbart anlita timvikarier. Och för Petra Hicks och de andra gör det stor skillnad att kunna samarbeta med personer som redan vet var man byter om, lägger tvätten och hämtar matvagnen.
– Om jag slipper tänka på vad alla andra gör, så kan jag ägna mig åt mitt eget arbete och då blir jag inte lika trött, säger Petra Hicks.
Assistent lägger bemanningspusslet
Det blev också lättare med bemanningen tack vare den bemanningsassistent som de anställde på boendet 2011. Göteborgs stad hade då infört en heltidsmodell, som medförde att det finns en viss överbemanning på varje enhet. Den ska bidra till att täcka upp för frånvaro på den egna arbetsplatsen, eller i andra personalgrupper, i form av så kallade resurspass.
Det är en stor utmaning att hålla koll på var det finns luckor, och lägga pusslet med resurspass för hela huset, konstaterar Malin Pers. Det har blivit mycket bättre sedan en person, som fått chans att bli expert på uppgiften, sköter allt samlat.
– Vi hade egentligen inte pengarna. Men vi såg att det var helt nödvändigt, så vi anställde en bemanningsassistent ändå, säger Malin Pers.
Lönsam investering
Nu i efterhand går det lätt att se att bemanningsassistenten har tjänat in sin egen lön, enligt Malin Pers. Personalens arbetstimmar blir fördelade mer effektivt, samtidigt som de undviker onödig överbemanning.
Det finns fortfarande saker kvar att förbättra, betonar Malin Pers. Men överlag är arbetssituationen på boendet betydligt lugnare än för några år sedan. Det märker de också i brukarenkäten, där nöjdheten med bemötandet nu ligger på 100 procent.
Jag brukar gå ett varv på mina enheter varje dag och då löser vi det mesta
Malin Pers tycker att skillnaden är gigantisk när det gäller hennes egen arbetsmiljön. Under en period för ett par år sedan var personalbristen skriande, och hon måste regelbundet beordra in den fasta personalen på extrapass.
– Jag har gått igenom perioder av extrem stress. När jag började som chef för fem år sedan ringde telefonen hela tiden och det knackade ständigt på dörren. Nu har jag jättehärliga arbetsdagar. Jag brukar gå ett varv på mina enheter varje dag och då löser vi det mesta. Så telefonen ringer väldigt sällan.
Spelrum för engagemang
Förutom förändringarna som de har genomfört tror Malin Pers att det handlar mycket om att hon och personalen fått tid att lära känna varandra och jobba ihop sig.
– Det finns ett enormt stort engagemang här i huset, som nästan går att ta på. Jag tror att de som tänker bäst om verksamheten är de som jobbar där. Så jag ser det som att mitt jobb handlar om att störa så lite som möjligt i det som fungerar.
Numera vet personalen att de ofta inte behöver be om lov, så länge det de vill göra bidrar till verksamhetens mål.
– Vi är väldigt självstyrande på enheterna och det mesta brukar vara okej, inom rimliga gränser, säger Ulrika Stern, undersköterska och skyddsombud.
Hon menar att det har stor betydelse för motivationen och trivseln att vara betrodd och få chans att driva igenom sina idéer.
– Malin litar på att vi gör det vi ska och att det blir bra. Det är skönt.
Samma sak upplever Malin Pers gentemot sin chef, Carina Särnblom.
– Det bästa Carina gör är att hon låter mig göra som jag vill.
Vill ta till vara goda idéer
När Malin har förslag om förändringar upplever hon att Carina Särnblom ger henne bra stöd i att genomföra dem. Så var det exempelvis när hon ville inrätta poolen av undersköterskor.
– Det är de som är i verksamheten som har kunskapen och kommer på förändringsidéerna, och då gäller det för mig att försöka göra något bra av det, säger Carina Särnblom.
Hon tror att det arbetssättet är en förutsättning för de framgångar som de har uppnått på senare år.
– Vi områdeschefer ska inte hitta på och trycka ner saker. Det gäller att vi litar på att människorna ute i omsorgen vet bäst