Integritetspolicy
Version 2.7
Innehåll
1 Om Suntarbetsliv
2 Ramverket för skydd av personuppgifter
3 Insamling och behandling av personuppgifter
4 Ändamål
5 Säkerhet
6 Mottagare av personuppgifter/överföring
7 Rättigheter som registrerad
8 Webbkakor
9 Kontakt
Suntarbetsliv är personuppgiftsansvarig för all behandling som beskrivs i denna policy.
Kontaktuppgifter
Telefon: 08-641 22 50
E-post: [email protected].
Besöksadress: Bryggargatan 4
Postadress: 111 21 Stockholm
1 Om Suntarbetsliv
Suntarbetsliv drivs gemensamt av de fackliga organisationerna och arbetsgivarorganisationerna SKR och Sobona.
Parterna är:
- Akademikeralliansen
- Akademikerförbundet SSR
- Kommunal
- Ledarna
- Sveriges Lärare
- Sobona
- Sveriges Kommuner och Regioner
- Sveriges läkarförbund
- Vision
- Vårdförbundet
Suntarbetsliv bidrar till friska arbetsplatser inom kommuner, regioner och kommunala företag. Här finns stöd i form av kunskaper, verktyg och metoder för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete, baserat på forskning och beprövad erfarenhet.
På suntarbetsliv.se hittar du mer information om oss och det vi gör.
2 Ramverket för skydd av personuppgifter
Din integritet är viktig för oss och vi följer gällande lagstiftning för att skydda dina personuppgifter. Integritetspolicyn kompletteras av information om webbkakor i vår cookiebanner och ibland ytterligare information vid registrering för vissa tjänster, verktyg eller beställning av material. Aktuell version av integritetspolicyn finns tillgänglig på suntarbetsliv.se. Notera att ändringar kan ske över tid. Integritetspolicyn omfattar enbart Suntarbetsliv och gäller således inte länkade sidor utanför Suntarbetslivs domän och kontroll.
3 Insamling och behandling av personuppgifter
Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera eller kopplas till en person är personuppgifter, tex namn, foto, adress etc. En person vars information Suntarbetsliv samlar in kallas en registrerad. Om registrering sker av någon annan än den registrerade är det viktigt att personen informeras om personuppgiftsbehandlingen.
Suntarbetsliv behandlar personuppgifter för ett flertal olika grupper, såsom användare av våra verktyg, kontaktpersoner i vårt CRM, beställare av material, prenumeranter av nyhetsbrev, respondenter i undersökningar, besökare på suntarbetsliv.se, medarbetare och kontaktpersoner hos leverantörer. Suntarbetsliv är personuppgiftsansvarig för insamling av information från de olika grupperna, men i vissa fall använder vi oss av underleverantörer, vilka då är personuppgiftsbiträden.
Information som samlas in är exempelvis namn, e-postadress, adress, telefonnummer, IP-adress, inloggningsuppgifter (för tjänst som kräver det), roll, verksamhet och åsikter om verktyg. Även känsliga personuppgifter som fackföreningstillhörighet behandlas i förekommande fall.
Personuppgifter samlas till exempel in via webbkakor, via tillägg på suntarbetsliv.se, när du registrerar dig för att använda våra verktyg, vid prenumeration på nyhetsbrev, om du anmäler dig att ingå i en målgruppsundersökning eller söker jobb hos oss. I vissa fall tar vi också emot medlemsregister från organisationer inom offentlig sektor för att utföra undersökningar.
3.1 Behandling av känsliga personuppgifter
I vissa fall behandlar vi känsliga personuppgifter, t.ex. när en person är skyddsombud i en facklig organisation, vilket kan indikera facklig tillhörighet.
Vi behandlar känsliga uppgifter endast:
- När det är relevant för vår verksamhet (t.ex. kontakt med skyddsombud)
- När vi har stöd i artikel 9.2 d i GDPR (ideell och arbetslivsinriktad verksamhet)
- När det krävs för att anpassa kommunikation och insatser till målgrupper
- I vissa fall, med uttryckligt samtycke
3.2 Indirekt facklig tillhörighet
E-postadresser kan ibland avslöja facklig tillhörighet (exempelvis @kommunal.se). Vi behandlar inte dessa uppgifter i syfte att kartlägga facklig tillhörighet utan använder dem endast för kontakt inom ramen för personens funktion eller yrkesroll.
3.3 Analyser och anonymisering
Uppgifter som lämnas till oss används i vissa fall i vårt interna analysarbete för att vidareutveckla och förbättra vårt utbud och våra tjänster. Analyser görs endast på aggregerad nivå och aldrig på individnivå. Uppgifter som används i dessa fall kan t.ex. vara yrkesroll, organisationstillhörighet eller sektor.
Dina uppgifter lagras bara så länge som krävs för att utföra våra tjänster, så länge som krävs för att uppfylla ändamålet med behandlingen. eller så länge som det föreskrivs enligt lag. I vissa fall, exempelvis vid svar i undersökningar, kommer dina data att avidentifieras eller pseudonymiseras, för att kunna vidarebehandlas utan att de kan länkas till dig. Direkta personuppgifter anonymiseras också i våra interna system med regelbundenhet enligt dokumenterade rutiner.
4 Ändamål
För alla personuppgiftsbehandlingar krävs laglig grund och ett syfte.
Laglig grund bestämmer för vilka ändamål personuppgifter får samlas in. Ibland frågar vi om samtycke för att behandla personuppgifter. Ett samtycke kan när som helst återtas av dig som registrerad. För behandlingar du samtyckt till kan du begära att ingen vidare (dvs ej retroaktiv) behandling sker. Det skulle kunna vara deltagande i målgruppsundersökning. Vid insamling av känsliga personuppgifter, t.ex. rörande hälsa, inhämtar vi ett särskilt samtycke.
Ibland behandlas personuppgifter för att kunna fullgöra skyldigheter enligt avtal eller till följd av en rättslig förpliktelse. När uppgifter krävs av dessa skäl informeras du om varför uppgifterna behövs.
I vissa fall har Suntarbetsliv gjort bedömningen att det föreligger ett berättigat intresse för personuppgiftsbehandling.
Vi behöver dina personuppgifter för följande ändamål:
4.1 För prenumeration på Suntarbetslivs nyhetsbrev
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Informera om ny forskning, nyheter inom arbetsmiljö och frågor relaterade till Suntarbetslivs verksamhet | E-postadress |
| Rättslig grund för behandlingen: Samtycke | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras till registrerad avregistrerar sig från tjänsten eller begär att bli raderad. | |
4.2 För prenumeration på Suntarbetslivs eventnyhetsbrev
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Att skicka information om kommande event, t.ex. seminarier, utbildningar eller konferenser, till personer som anmält sig till eventnyhetsbrevet. | E-postadress, Namn, Roll, Sektor |
| Rättslig grund för behandlingen: Samtycke | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras till registrerad avregistrerar sig från tjänsten eller begär att bli raderad. | |
4.3 Skapa konto på Suntarbetslivs webbplats
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Kunna logga in på vår hemsida för att använda vissa delar av våra verktyg och personaliserad funktionalitet. | Namn, E-postadress, Lösenord, Yrkesroll, Organisation, Arbetsplats, Sektor |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse | |
| Lagringstid: Registrerad kan radera sitt eget konto på ”Mina sidor” | |
4.4 För att använda och administrera enkäter i verktyget Bättre möten
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Att som administratör av enkät i Bättre möten kunna skicka ut den till sina deltagare | E-postadress |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att möjliggöra för administratörer att skicka ut enkäten till deltagarna | |
| Lagringstid: På begäran från registrerad (administratör kan radera sitt konto själv) | |
4.5 För insamling och lagring av kontaktuppgifter till personer för medverkan i specifik verktygsutveckling
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Utifrån verktygets ämne och projektets kontaktnät vill man komma i kontakt med personer ur en viss del av målgruppen eller med en viss kompetens som kan ge viktig input till verktygets utveckling. | Namn, tel, e-postadress, adress, befattning, organisation och roll i organisationen. |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att det är del av kärnverksamheten att utveckla utbudet tillsammans med målgrupp och ämnesexperter | |
| Lagringstid: Raderas på begäran av registrerad eller i.o.m att projektet stängs | |
4.6 För insamling och lagring av målgruppskontakter via pop-up på webben
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| I våra verktyg har vi löpande pop-up enkäter där vi söker personer som vill delta i olika utvärderingar för att hjälpa oss att utveckla våra verktyg. | E-postadress, namn, telefonnummer, yrkesroll och organisation. |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att det är del av kärnverksamheten att utveckla utbudet tillsammans med målgruppen. | |
| Lagringstid: Namn, e-postadress och telefonnummer raderas direkt när utvärderingen är genomförd. | |
4.7 Vid kontakt med Suntarbetsliv och dess medarbetare via e-post och ärendehantering i CRM
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| För att kunna svara på frågor och motta information, kommunicera med intressenter och/eller registrerade | Namn, e-postadress, ospecificerade uppgifter baserat på avsändaren |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att kunna svara på de frågor vår målgrupp eller andra har om vår verksamhet och utbud. | |
| Lagringstid: Löpande enligt rutin för e-posthantering. Kontaktpersoner i CRM utan aktivitet anonymiseras efter 24 månader enligt dokumenterat regelverk. | |
| I vårt CRM behandlas personuppgifter bestående av e-postadress samt i förekommande fall telefonnummer och andra personuppgifter som skrivs in i systemet.
Vi avråder från att skicka känsliga uppgifter, t.ex. om hälsa och personliga arbetsmiljöförhållanden samt personuppgifter gällande tredje person. |
|
4.8 Vid anmälan och deltagande i webbinarier
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Kunna hantera registrering och information kring frivilliga webbinarier | Namn, e-postadress |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse är att bjuda in till, genomföra och följa upp webbinarier. | |
| Lagringstid: Uppgifternas raderas efter varje webbinar. | |
4.9 För dig som deltar i Studio Friskfaktor säsong två – 2024/2025
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Kunna hantera registrering, information och utvärdering för Studio Friskfaktors program | Namn, e-postadress, arbetsplats, roll |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse är att bjuda in till, genomföra och följa upp Studio Friskfaktor. | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras 12 månader efter sista sändningen sedan raderas/anonymiseras de om du inte har valt att anmäla dig till en annan av våra tjänster. | |
4.9.1 Vid samarbete med utvärderingsföretaget Ramboll för Studio Friskfaktor säsong ett – 2023
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| För att utvärdera projektet i enlighet med uppdragsbeskrivningen | Namn, e-postadress, arbetsplats, roll |
| Rättslig grund för behandlingen: Samtycke. Studio Friskfaktor ska enligt uppdraget utvärderas men deltagandet är öppet för alla och frivilligt, därav samtycke. | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras 6 månader efter projektets avslut 2026 | |
4.10 För dig som deltar i utbildningen Friskfaktorsteget
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Kunna hantera registrering och information kring utbildningen | Namn, e-postadress, arbetsplats, titel, telefonnummer |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att kunna se till att de som anmäler har rätt förutsättningar/behörighet för att delta samt för att kunna administrera utbildningen | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras 6 månader efter sista utbildningstillfället sedan raderas/anonymiseras de om du inte har valt att anmäla dig till en annan av våra tjänster, t.ex. vårt nyhetsbrev. | |
4.10.1 Vid samarbete med utvärderingsföretaget Ramboll för utbildningen Friskfaktorsteget
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| För att utvärdera projektet i enlighet med uppdragsbeskrivningen | Namn, e-postadress |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att, enligt uppdrag, utvärdera satsningen på friskfaktorer för att se att den ger effekt hos vår målgrupp. Utvärderingen sker via enkät inför och efter varje utbildning och för att se utvecklingen kopplas dessa enkäter samman utifrån respondentens e-postadress. | |
| Lagringstid: Uppgifterna lagras 6 månader efter projektets avslut 2026 | |
4.11 Vid kontakt med Suntarbetsliv i processer som hanteras av vårt CRM-system
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Insamling av personuppgifter för fortsatt kontakt och tillhandahållande av tjänst eller produkt såsom (Vägledning, Friskfaktorlinjen, ”boka en föreläsning” eller annat bokat möte med representant från Suntarbetsliv. | Namn, E-postadress, Telefonnummer, Yrkesroll, Organisationstillhörighet/Arbetsplats, Sektor |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. För att Suntarbetsliv ska kunna leverera tjänsten/produkten krävs uppgifter för att säkerställa målgruppstillhörighet samt en förståelse för målgruppspersonen och dennes kontext | |
| Lagringstid: Kontaktpersoner i CRM utan aktivitet anonymiseras efter 24 månader enligt dokumenterat regelverk | |
4.12 För dig som använder Suntarbetslivs AI-assistent via suntarbetsliv.se/ai-assistent
| Ändamålet med behandlingen av
personuppgifterna |
Personuppgifter som behandlas |
| Kunna lagra frågor och svar för att utveckla vår AI-assistent | Ospecificerade uppgifter baserat på vad användaren väljer att skriva i sin fråga. |
| Rättslig grund för behandlingen: Berättigat intresse. Suntarbetslivs berättigade intresse består i att kunna sprida vårt utbud och hjälpa våra användare att hitta det utbud och den kunskap de behöver på ett effektivt sätt samt att utveckla det sättet löpande. | |
| Lagringstid: Frågor och svar lagras i 12 månader. | |
5 Säkerhet
Suntarbetsliv vidtar och uppdaterar kontinuerligt lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas från otillåten åtkomst, ändring eller radering. Exempelvis skyddas alla uppgifter du lämnar via suntarbetsliv.se med hjälp av kryptering. SSL står för Secure Sockets Layer och är en standard som skyddar den information som skickas mellan webbanvändare och Suntarbetsliv.
6 Mottagare av personuppgifter/överföring
Dina personuppgifter behandlas av Suntarbetsliv och dess underleverantörer, i enlighet med det ändamål för vilket de samlats in. Där personuppgifter hanteras av en underleverantör (ex drift av suntarbetsliv.se) upprättas personuppgiftsbiträdesavtal som begränsar tillåten behandling i enlighet med instruktioner från Suntarbetsliv och garantier om fullgott informationssäkerhetsskydd.
| Personuppgiftsbiträden för personuppgiftshanteringen i denna policy | Land för lagring |
| AWS | EU |
| CRM-service | EU |
| Aderian Stockholm | Sverige |
| Ramboll | Sverige |
| unGapped | Sverige |
| Hotjar | EU |
| Supabase | EU |
Suntarbetsliv förmedlar aldrig dina uppgifter till tredje part i kommersiella syften.
7 Rättigheter som registrerad
Suntarbetsliv ser till att den egna organisationen och i tillämpliga fall personuppgiftsbiträden efterlever riktlinjer och avtal för behandling av personuppgifter.
Som registrerad har du följande rättigheter:
7.1 Rätt till tillgång
Om du vill veta vilka personuppgifter som Suntarbetsliv behandlar om dig kan du begära ett utdrag som visar vilken information som kan kopplas till dig. Den första begäran om utdrag är kostnadsfri, därefter kan administrativa kostnader tillkomma.
7.2 Rätt till rättelse
Om någon uppgift inte är korrekt eller om du vill ändra någon uppgift, kan du begära rättelse.
7.3 Rätt till radering
Om du vill att vi raderar information om dig, kan du begära radering. Denna rätt gäller om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för och om behandlingen grundar sig på samtycke och det har tagits tillbaka.
7.4 Rätt till dataportabilitet
Om du vill att vi överför information om dig som vi behandlar baserat på samtycke eller avtalsfullgörelse, kan vi överföra denna information till en annan personuppgiftsansvarig.
7.5 Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända mot behandlingar av dina personuppgifter när behandling bygger på intresseavvägning.
7.6 Hur du utövar dina rättigheter
Om du vill utöva någon av ovan rättigheter behöver du inkomma med en skriftlig begäran till [email protected] eller till Bryggargatan 4, 111 21 Stockholm. Begäran ska innehålla:
- Ditt namn
- E-postadress du registrerat
- Vad begäran avser
- Din signatur
En bekräftelse på att vi mottagit din begäran kommer att skickas till din e-postadress. En begäran ska tillgodoses inom en månad från det att den inkommit. I undantagsfall kan det hända att tiden behöver förlängas upp till 3 månader. I så fall informeras du om detta. Om en begäran inte kan tillmötesgås eller om du inte finns registrerad så kommer du att informeras.
I samtliga informationsutskick från Suntarbetsliv ska det finnas en länk där du enkelt kan avregistrera dig från ytterligare utskick. Om du fått utskick som du inte begärt eller inte längre vill ha och det inte finns en länk för avregistrering, räcker det att du skickar e-post från aktuell e-postadress till [email protected].
Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig tillsynsmyndighet avseende Dataskyddsförordningens tillämpningsområde. Det innebär att du som registrerad kan vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att personuppgifter hanteras på ett felaktigt sätt. https://www.imy.se/
8 Webbkakor
För gällande policy angående webbkakor se suntarbetsliv.se/kakor
9 Kontakt
Vid frågor kan du kontakta ansvarig för integritetsskyddsfrågor på Suntarbetsliv genom att skicka e-post till [email protected].