Går det att leda en klinik på Norrlands universitetssjukhus i Umeå, från ett hus i utkanten av staden Brisbane i Australien? Virginia Zazo gör det sedan ett halvår, och hittills har det fungerat –med hjälp av bland annat två robotar och hjälpsamma medarbetare.

– Jag är glad att hon ville fortsätta som chef fast hon flyttade till Australien, och jag är glad att det ordnade sig så bra, säger Helena Magnusson, skyddsombud och medicinsk sekreterare på kliniken.

– Vi har nästan mer kontakt med henne nu än när hon var på plats här, säger underläkaren Nirina Andersson.

Virginia Zazo är verksamhetschef sedan sex år för hud- och STD-kliniken (sexuellt överförbara infektioner) på Norrlands universitetssjukhus i Umeå. När hennes man fick jobb i Australien skulle familjen med Virginia och de tre barnen flytta med. Det handlade om en period på ett och ett halvt år.

Först tänkte Virginia Zazo att hon skulle be att få tjänstledigt från sitt jobb. Men så började hon tänka att hon kunde ta jobbet med sig, åtminstone till en del. Med stöd från sina egna chefer bestämde hon sig för att försöka.

– Jag var lite rädd för vad mina medarbetare skulle säga när jag berättade om mina planer. Jag pratade med läkarna först för det är de som är mest utsatta i det här.  Men de tog det bra, säger hon.

Riskbedömning inför flytten

Inför flytten fick alla medarbetarna tillsammans under en halvdag göra en ordentlig riskbedömning av vad flytten kunde innebära.

– Då fick de möjlighet att ventilera vad de tyckte var lite oroligt med det här, till exempel vad vi skulle göra om tekniken inte fungerar, eller om någon patient klagar. Mycket kunde jag lösa direkt genom att förklara hur det skulle gå till.

De sade att de skulle ta mer ansvar när jag inte var där

Men mest visade personalen på kliniken ett stöd för hennes idé.

– De uttryckte att de skulle ta mer ansvar när jag inte var där, och någon sade: ”vi kommer att fylla tomrummet tillsammans”. Det var rörande!

Går bra med hjälp av teknik

Virginia Zazo har ansvar för den medicinska verksamheten, budget och klinikens personal – totalt omkring fyrtio anställda.

– I praktiken innebär det här att jag leder en ledningsgrupp, en samverkansgrupp och arbetsplatsträffar. Jag har medarbetarsamtal, lönesamtal och löneförhandlingar. Jag deltar också i ledningsgruppen för alla verksamhetschefer på sjukhuset, säger Virginia Zazo.

Hur går det till då att göra allt det här från andra sidan jorden med åtta timmars tidsskillnad?

Det går inte till så annorlunda mot att vara på plats egentligen, mer än att Virginia Zazo och hennes medarbetare använder sig av olika typer av tekniska hjälpmedel för att kommunicera. Mail, Skype, WhatsApp och en videokonferensanläggning är några av dem – och dessutom två robotar på kliniken i Umeå, som hon styr med hjälp av en app i mobilen.

– Här i Australien arbetar jag bara halvtid, så att det är ett mer renodlat chefsuppdrag. Men nu har jag börjat handleda underläkarna två gånger i veckan, tisdagar och torsdagar. Jag har också stöttat mottagningens underläkare när de har träffat patienter.

Använder fjärrstyrda robotar

Arbetsdagarna är tydligt inrutade. På morgonen svarar hon på mail och sköter administration – då är det natt i Umeå och inget som stör.

Sen gör hon ett uppehåll till klockan fyra, då klockan är åtta i Umeå och det är dags för morgonmöte i på kliniken. Då är hon med på storbildskärm.

Därefter kan det vara andra möten. För mindre möten använder hon en liten robot som står still på ett stativ. På stativet finns en liten skärm där Virginia Zazos ansikte syns, och som hon kan vända mot den hon pratar med, med hjälp av en app. De personliga mötena tar hon helst i sitt eget arbetsrum på kliniken.

– Jag känner mig hemma där, eftersom jag vet hur allting ser ut runt omkring. Det känns bra. Det blir inte samma sak när de flyttar på roboten, och jag till exempel ska prata med en sjuksköterska, och måste fråga först – vilket rum är vi i nu då?

Hon har också en rörlig robot, en liten segway med en pelare och en Ipad-skärm överst där hennes ansikte syns och som hon kan kommunicera med omgivningen med. Segwayen styrs också med en app. Med hjälp av den kan hon rulla in i till exempel personalens fikarum för att småprata med sina medarbetare om hur de haft det i helgen.

– Men det är oerhört ansträngande för sinnena att använda den faktiskt. Jag kan förstå hur det kan kännas att ha någon typ av funktionsnedsättning efter att ha använt den här. Att ta sig nerför en korridor och sedan dessutom konversera med folk – jag blir alldeles slut av det!

Klarar sig bra utan henne

Efter ett halvår åkte hon till Umeå en vecka i juni för att träffa sina medarbetare. Det besöket blev en bekräftelse på att hennes ledarskap på distans fungerar – ja, till och med att de verkar klara sig rätt bra även utan henne.

– De berättade om sina projekt, och jag tänkte, de behöver inte mig så mycket… det var lite sorgligt men kändes också tryggt.

Läkarna på kliniken hade hon en egen lunch med, för att höra hur de som grupp hade det.

– Det var väldigt positivt. Jag hade tänkt fråga dem en massa saker men de var mer nyfikna på mig!

Alltid lätt att komma i kontakt med

Underläkaren Nirina Andersson tycker att det fungerar förvånansvärt bra att ha Virginia Zazo som chef från Australien.

– Hon har alltid varit lätt att komma i kontakt med, och det är likadant nu. Hon svarar alltid snabbt på mail eller WhatsApp, säger hon.

Den rörliga roboten fungerar utmärkt i arbetssammanhang, även om det var ”lite fnissigt i början” när de skulle kommunicera med hjälp av dem. I mer informella sammanhang, som i fikarummet när man vill prata med flera personer på en gång, fungerar den lite sämre, tycker hon.

Helena Magnusson, medicinsk sekreterare, uppskattar också de tekniska hjälpmedlen för att hålla kontakt. Virginia Zazo har varit och hälsat på med sin rörliga robot i hennes arbetsrum en våning upp på kliniken, som ligger på två våningsplan.

– Det måste ju vara någon som tar med henne i hissen då, och hjälper henne lite. Men på det hela taget känns det inte så annorlunda som man kanske skulle kunna tro. Hon är väldigt mån om oss, och hör sig för att vi har det bra även nu.

Ser och bryr sig om

Man brukar säga att det krävs mycket personlig närvaro av en chef för att verksamheten ska fungera. Vad var det som gjorde att Virginia Zazo vågade ta språnget och testa ett ledarskap på distans?

Det fanns nog flera skäl till att det kunde fungera.

Virginia Zazo bryr sig om oss och ser oss allesammans

Virginia Zazo har varit chef länge, i sex år, för en stabil verksamhet med låg personalomsättning. Många av hennes medarbetare arbetar självständigt och vet vad de ska göra. Kliniken har blivit certifierad som en hälsofrämjande arbetsplats från Västerbottens läns landsting.

Västerbottens läns landsting ligger långt framme när det gäller telemedicin. Det innebär att patienter i glesbygd kan få vård via internet, men besöket sker vid en mindre och närmare vårdenhet. I Skellefteå och Lycksele finns sjukhus men inte alla specialister tillgängliga. De arbetar mycket med vård via specialister på länk och har stöd av tekniker med särskild kompetens. De teknikerna har nu hjälpt Virginia med tekniken.

Den kanske viktigaste orsaken till att det fungerar är nog ändå att Virginia Zazo är en omtyckt chef. Det här arrangemanget varar inte för evigt, utan ett och ett halvt år. Hennes medarbetare på kliniken ville inte förlora henne, och valde det här alternativet hellre än att få en helt ny och ovan chef.

– Jag tror att det här med att ha en chef på distans inte hade fungerat med vem som helst, utan på grund av att hon är den hon är. Virginia Zazo är en fantastisk chef, som bryr sig om oss och ser oss allesammans, säger Nirina Andersson.