Hur skapar man bra arbetsmiljö i aktivitetsbaserade kontor? I en ny kunskapssammanställning ger Institutet för stressmedicin i Göteborg konkreta råd. Det gäller till exempel att göra en noggrann analys före beslutet, involvera personalen och lägga mycket kraft på ljudmiljön.
Aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare, i både offentlig och privat sektor. Det nya kontoret kan bli ett lyft för arbetsmiljö, trivsel och verksamheten i stort.
Det kan också bli tvärt om.
Mycket beror på hur noggrant förarbetet är, konstaterar Annemarie Hultberg, utvecklingsledare vid Institutet för stressmedicin (ISM) inom Västra Götalandsregionen. En och samma kontorstyp passar inte alla verksamheter, eller alla slags arbetsuppgifter.
Hon har nyligen gjort en kunskapssammanställning, som redovisar vad forskningen säger om aktivitetsbaserade kontor. Tonvikten ligger på konkreta råd till arbetsplatserna.
Hur är det då, är det bra med aktivitetsbaserade kontor?
– Det korta svaret är: Det beror på, säger Annemarie Hultberg.
Hon fortsätter:
– Vi vet att det beror på vad man flyttar ifrån. De som flyttar från kontorslandskap med fasta platser är mer nöjda med ljudmiljön är de som flyttar från egna rum. Det beror också på hur förändringsarbetet har gått till, hur lång tid man har haft på sig och hur involverade medarbetarna har varit.
En flytt till ett aktivitetsbaserat kontor är en jätteomställning, menar hon. Ofta innebär den att en större del av arbetet ska utföras digitalt, vilket är i sig en stor förändring.
Både chefer och medarbetare behöver dessutom hitta nya sätt att jobba i den nya kontorsmiljön. De sociala relationerna på arbetsplatsen påverkas också.
– Det är ingen naturlag hur det blir, men övergången till aktivitetsbaserade arbetsplatser kräver noggranna förberedelser, säger hon.
Ett råd från forskningen är att först inventera vilka behov som finns i verksamheten. I det läget kan man ta upp till exempel:
Först när analysen av nuläget är klar bör ledningen ta beslutet. Aktivitetsbaserat eller inte? För alla medarbetare, eller bara vissa?
I verkligheten går det inte alltid till så.
Ofta fattas beslutet om aktivitetsbaserat kontor först. Efter det kommer processen för att åstadkomma det bästa möjliga, utifrån de givna förutsättningarna.
Tänk noga på ljudmiljön och på att skapa tysta utrymmen för arbetsuppgifter som kräver koncentration, råder Annemarie Hultberg. De tysta platserna har stor betydelse för om ett aktivitetsbaserat kontor kommer att fungera så som det var tänkt.
– Väldigt mycket hänger på hur väl man lyckas freda de tysta zonerna. Man behöver ha en bra fysisk planering, så att det verkligen är tyst där det ska vara tyst.
Forskningen visar också att medarbetare som faktiskt växlar mellan olika platser på kontoret under arbetsdagen, själva skattar sig som mer kreativa än de som sitter på samma plats hela tiden. Det bör alltså vara lätt att byta till en annan, ändamålsenlig arbetsyta då man byter arbetsuppgift.
Ett annat råd är att börja förberedelsearbetet tidigt, och att tänka på arbetsmiljön – både den fysiska och den sociala/organisatoriska
– Involvera företagshälsovården och andra stödresurser, som kan till exempel akustik, säger hon.
Bakgrunden till ISM:s kunskapssammanställning är att det pågår en stor flytt till aktivitetsbaserade kontor inom Västra Götalandsregionen.
I höst flyttar omkring 400 medarbetare in i ett nytt Regionens hus i Skövde. Våren 2019 startar flytten till lokaler i centrala Göteborg för 1 500 medarbetare, som idag sitter spridda över staden. ISM och företagshälsovården är med i utvecklingsarbetet.
– Forskningen om aktivitetsbaserade kontor är ganska färsk, säger Annemarie Hultberg. Därför var det angeläget att dammsuga fram vad som är den allra senaste kunskapen.
Tanken är att regionen inte ska göra om andras misstag.
Kunskapen sprids internt, genom exempelvis seminarier för chefer och medarbetare.
Informationen läggs även upp på hemsidan, så att alla som är intresserade kan ta del av den. Där finns bland annat en halvtimmeslång webbföreläsning, där Annemarie Hultberg går igenom vad forskningen hittills har visat.
Läs mer om arbetsmiljö och få tips till ditt eget arbete!
Prenumerera på Suntarbetslivs nyhetsbrev.
Sexuella trakasserier kan förekomma på alla sorters arbetsplatser. Det visade Metoo-uppropen hösten 2017. Nu finns ett digitalt verktyg till hjälp för att förebygga sexuella trakasserier. Verktyget har tagits fram av…
En ny arbetstidsmodell som ska ge återhämtning och mer variation. Det prövar Södra Älvsborgs sjukhus. På en avdelning har sköterskorna schemalagd kompetensutveckling och personlig utveckling upp till 20 procent av…
Alla ska kunna leva på sin lön. Men hur få ihop heltid till alla på ett vettigt sätt? Tänk nytt och brett, satsa på samverkan och bli bra på schemaplanering.…
Gemensam bas för chef och skyddsombud
Visa mig!Var vill du börja?
Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!
Gemensam bas för chefer och skyddsombud
Utveckla er kommunikation
Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar
För ett hållbart arbetsliv
Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö
Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö
Testa din stressnivå
Arbeta stick- och skärsäkert
Undersök och utveckla tillsammans
Stöd för en bättre arbetsmiljö
Vägar till god organisatorisk och social arbetsmiljö
Ta mig dit
Arbetstider med tillräcklig återhämtning. Det är en komplex fråga när heltid ska bli norm i välfärden. – Chefen har huvudansvaret...
Riskbedömningar, filtar i soffan i personalrummet och vinsten med att ha en bra arbetsmiljö – sånt pratar Enköpings chefer och...
Alla ska kunna leva på sin lön. Men hur få ihop heltid till alla på ett vettigt sätt? Tänk nytt...
TEMA ÅTERHÄMTNING Boosta energi på arbetstid – hur gör man det? Åhus vårdcentral satsar på återhämtande aktiviteter. – Sammanhållningen är...
Lär dig fallkompetens på jobbet! Varje år sker 11 000 fallolyckor på arbetstid. Många av dem kan förebyggas eller mildras med...
Har ni många stressade medarbetare i er verksamhet? Stor omsättning på chefer? Eller dålig kommunikation i arbetsgruppen? Nu kan ni...
Vilken ny kunskap kan ni använda?
Hur skapar man bra arbetsmiljö i aktivitetsbaserade kontor? I en ny kunskapssammanställning ger Institutet för stressmedicin i Göteborg konkreta råd....
Socialsekreterares arbetsvillkor har förbättrats. Nationella satsningar och ett brett arbete tycks nu ge resultat. Det visar preliminära forskningsresultat. – När...
Var sjätte svensk har det senaste året funderat på att ta livet av sig. En ny rapport undersöker kopplingen till...
Suntarbetsliv drivs av de fackliga organisationerna i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting samt Sobona
Följ oss