Annika Edwards
Erik Berntson och Linda Corin är två av forskarna bakom Chefios, forskningsprojektet som studerat chefers organisatoriska förutsättningar i offentlig sektor.
Erik är docent i psykologi och universitetslektor i arbets- och organisationspsykologi.
Linda är doktor i arbetsvetenskap och utvecklingsledare vid institutet för stressmedicin.
En av hörnstenarna i ett förändringsarbete är att hela ledningsgruppen har en gemensam bild av organisationen. En delad värld. Men vad är det, och varför är det viktigt? Vad är den delade världen? Varför är den så viktig och hur når man dit?
Erik Berntson
En delad värld i en organisation handlar om att man har gemensam syn på verksamheternas mål och uppdrag. Och vi brukar prata om att det i en organisation finns flera olika nivåer. Det finns en strategisk nivå och en operativ nivå. Och det är inte ovanligt att man har olika syn på vilket uppdrag man har… och när man har det så ökar risken för att man missförstår varandra, att det skapar tillitsbrist eller logikkonflikter i organisationen och därför är det väldigt viktigt att man får ihop den här bilden, eller skapar en delad värld i organisationen.
Linda Corin
Vi har också tittat mycket på hur första linjens chefer har det och där blir det väldigt tydligt att delar man inte den här världen, så spiller mycket ned till dem att hantera målkonflikter och målotydligheter. Det blir också ett problem för medarbetarna. Så det får stora konsekvenser i verksamheten.
Annika Edwards
För att nå den här delade bilden så kan man använda sig av fyra olika frågor. Och jag tänkte att vi skulle gå igenom dem en i taget, så får ni förklara vikten av dem. Och vi börjar med: ”Hur har cheferna det?”
Linda Corin
Där har vi tittat på hur cheferna själva upplever sin arbetssituation helt enkelt. Vad finns det för krav i arbetssituationen, och vad finns det för resurser för att klara av de kraven. Men också frågor kring hur de mår, hur de presterar och hur effektiv verksamheten är. Vad de har för planer för sin egen framtid som chefer och i den organisationen.
Erik Berntson
För alla fyra frågorna gäller det att skapa sig en systematisk nulägesbild av organisationen. Och den första frågan, ”hur har cheferna det”, den är riktad till att ta utgångspunkten i hur chefer beskriver sin arbetssituation. Så vi försöker fokusera på hur man beskriver organisationen utifrån ett chefsperspektiv.
Annika Edwards
Vad gör cheferna? Det är nästa fråga.
Erik Berntson
Den här delfrågan handlar om att beskriva vad det får för konsekvenser. Om man bryter ned det till en specifik arbetsdag. Om du har för mycket att göra, vad händer då rent konkret?
Och då kan man få en tydligare beskrivning av konsekvenserna av upplevelsen att man har för mycket att göra.
Linda Corin
Det är en bild som är vanlig hos chefer att de är väldigt belastade. Och här går vi tillsammans i intervjuform igenom hela arbetsinnehållet.
Annika Edwards
Och då kan man få ett annat resultat?
Linda Corin
Absolut! För då blir det också tydligt för cheferna själva vad tiden går till och vad det får för konsekvenser när de inte hinner med verksamhetsutvecklingen till exempel. Eller inte hinner med personalutvecklingen för att de jobbar mer med att fylla i siffror i system, som det ofta blir.
Annika Edwards
Och tredje frågan: Hur ligger verksamheten till?
Erik Berntson
I den här frågan har vi försökt fokusera på hur verksamheterna presterar. Och det vi försökt göra då är att ta utgångspunkt i hur chefer beskriver sina möjligheter att få verksamheten att fungera. Snarare än att titta på objektiva eller externa mått på en verksamhets prestation, så frågar vi cheferna: Hur har man möjlighet att uppfylla kraven på en bra arbetsmiljö till exempel.
Linda Corin
Och det är också ett sätt att kunna jämföra verksamheter. Alltså både tekniska verksamheter, vård och omsorg och skola. För i övrigt så finns det inga mått som är helt jämförbara för den typen av verksamheter. Här har vi utgått från chefernas bedömning.
Annika Edwards
Och sista frågan: Hur ser organisationen ut?
Linda Corin
Ja, här har de flesta organisationer ett organisationsschema, som inte sällan ligger på hemsidan. Men är det så det verkligen ser ut? Här jobbar vi på att kartlägga hur de hierarkiska nivåerna hänger samman. Vad det finns för arenor för dialog för att mötas och prata verksamhetsekonomi, personal… Vilka som pratar med vilka…
Erik Berntson
Det kan också ha att göra med hur den geografiska spridningen ser ut i en verksamhet. Sitter man med alla medarbetare under samma tak? Samma våningsplan? Eller är de utspridda över en hel kommun? Eller kanske mellan kommuner? Och vad får det för konsekvenser? Hur tar man sig mellan olika enheter?
Annika Edwards
Det här blir ju ett väldigt brett perspektiv. Kan det bli för brett?
Erik Berntson
Kanske, men samtidigt har det varit en väldigt viktig utgångspunkt att arbeta med flera perspektiv, flera metoder och få flera utgångspunkter för att få en bred bild – en helhetsbild av organisationen.
Linda Corin
Absolut och det kräver ganska mycket tid och ska ta mycket tid att jobba med den här typen av information. Och det hjälper cheferna att se komplexiteten i det här med organisation och arbetsmiljö. Och förstå hur vissa saker kan påverka till exempel hur cheferna mår. Alltså hitta rotorsakerna till mycket av det som är problemen. Till exempel har man förstått att hur många medarbetare varje chef är ansvarig för får stor bäring på hur verksamheten kan prestera men också på hur cheferna mår, och hur mycket närhet till sin chef som personalen får. Så, det är viktigt. Ett viktigt steg.
Annika Edwards
Tack för att ni tog er tid Erik Berntson och Linda Corin.
Erik Berntson och Linda Corin
Tack så mycket.
