/
Chefoskopet Tillbaka till Suntarbetsliv.se
Chefoskopet – Steg 1: Behovsinventering
Tillbaka till Steg 1

Analysstöd - behovsinventering

I analysen jämförs behovsinventeringar från olika delar av organisationen med varandra. Målet är att upptäcka nyckeltal och samband som signalerar att någon del av organisationen behöver utvecklas.

Nyckeltal och indikatorer som påverkar

Formulärets första del belyser faktorer som kan påverka chefsuppdragets förutsättningar. Det är viktigt att analysen görs utifrån chefens perspektiv, verksamhetens art och lokala omständigheter då förutsättningarna kan påverka chefens arbetsbelastning i högre eller lägre utsträckning. I vissa verksamheter kan det exempelvis vara mindre bråttom att lösa tillfälliga vakanser än i andra.

Formulärets andra del rör indikatorer som visar på tillräckliga eller otillräckliga organisatoriska förutsättningar. Dessa kan ha flera orsaker, hög chefsomsättning kan exempelvis bero på bristande organisatoriska förutsättningar men också på faktorer som geografisk attraktionskraft eller tillgång på kompetens. Oavsett så påverkar det chefens arbetsbelastning.

Ställ frågorna:

60 minuter
  1. Finns det logiska och rimliga förklaringar till de skillnader vi hittar?
  2. Är chefernas förutsättningar i organisationens delar jämlika, om inte – varför?
  3. Vilka verksamhetsområden skulle vi behöva undersöka vidare?

För att göra analysen behöver ni ha fyllt i formulär för behovsinventering.

Förklaring av organisatoriska förutsättningar

Här förklaras ett antal förutsättningar och hur dessa kan påverka chefernas arbetssituation.

Visar hur många personer chefen behöver ha en relation till och arbetsleda. Det är svårare att skapa kontinuitet och utveckling om många är deltids- eller visstidsanställda.
En hög andel visstidsanställningar kräver mer administration för chefen jämfört med tillsvidareanställningar.
Ju fler som arbetar heltid, desto färre anställda behövs. Det minskar behovet av rekrytering, underlättar kommunikationen och skapar bättre förutsättningar att utveckla verksamheten, medarbetarna och ett bra arbetsklimat.
I offentlig sektor är könssegregering tydlig. Kvinnor arbetar ofta i välfärdsverksamheter med direktkontakt med tjänstemottagare, medan män främst finns inom tekniska områden. Verksamhetens typ påverkar hur arbetet styrs och organiseras, vilket i sin tur påverkar arbetsmiljö och hälsorisker. Kontaktyrken har generellt högre sjukfrånvaro, då det ofta saknas avlastande arbetsuppgifter för den som behöver.
Ett lämpligt antal medarbetare per chef beror på verksamhetens uppdrag, typ, plats och medarbetarnas kompetens. Genom att jämföra detta medarbetartal med exempelvis mätningar av engagemang eller arbetsglädje kan det ge en signal om cheferna har förutsättningar att stödja medarbetarnas potential och arbeta med verksamhetsutveckling. Jämförelser med sjukfrånvaro kan ge insikter om chefens möjligheter att upptäcka tidiga tecken på ohälsa.
Platta organisationer kan försvåra beslutsvägar genom att chefer hamnar längre från de mötesarenor där avgörande beslut tas. Färre chefsled och fler underställda chefer minskar möjligheten att hålla kontinuerlig dialog om chefens uppdrag och förutsättningar.
Verksamhet som bedrivs dygnet runt ställer andra krav på chefen när det gäller att leda den dagliga verksamheten, än verksamhet som exempelvis bedrivs på dagtid under vardagar.
Verksamheter på flera fysiska platser ställer högre krav på chefen för att koordinera och ge stöd. Chefens tillgänglighet minskar, och information och uppgifter kan behöva upprepas flera gånger.
En formaliserad mötesstruktur, som regelbundna ledningsgruppsmöten, är avgörande för chefens möjlighet att påverka, få information och ta upp svåra problem. Väl fungerande möten skapar gemensam förståelse, lärande och avlastning, vilket underlättar chefsarbetet.
En assistent eller administratör fysiskt nära chefen avlastar och skapar utrymme för chefen att prioritera uppgifter som bättre driver uppdraget framåt.

Förklaring av indikatorer

Här förklaras ett antal indikatorer som kan signalera om era organisatoriska förutsättningar för chefer är rimliga (gröna) eller orimliga (röda). Ni måste själva bedöma vad som är grönt eller rött hos er.

Tänk på att de indikatorer som efterfrågas i formuläret är just indikatorer och kan ha flera orsaker.

Förslag:
  • Röd = sjuktal i den högre kvartilen för organisationen
  • Grön = sjuktal i den nedre kvartilen.

Kvinnor har generellt högre sjuktal än män, men forskning visar att sjukfrånvaron är högre i klientnära, ofta kvinnodominerade yrken. Fysiskt belastande arbete eller nära kontakt med vårdbehövande gör det svårt att arbeta vid förkylning eller ryggont. Det är också svårare att skjuta upp arbetsuppgifter i den typen av verksamhet. Därför bör verksamhetens art beaktas vid tolkning av könsskillnader i sjukfrånvaro. Antalet påbörjade rehabiliteringsärenden per månad kan också ge en bild av hur mycket tid chefen måste lägga på annat än att leda och utveckla medarbetare och verksamhet.

Förslag:
  • Röd = övertidsuttag i den högre kvartilen
  • Grön = övertidsuttag i den nedre kvartilen.

Övertid indikerar om personalresurserna är tillräckliga. Tänk på att inte dra förhastade slutsatser från tillfälliga variationer, som exempelvis en vinterkräksjuka/epidemi.

Indikerar hur mycket av chefens tid som går åt till rekrytering, introduktion och handledning av nyanställda. Det kan också signalera om verksamheten expanderar.
Beroende på verksamhetens art och förekomst av vakanser krävs olika mycket av chefen för att hantera och planera för detta. Vakanser kan vara lättare att lösa i vissa verksamheter, som ett särskilt boende för äldre, än i andra, som på en skola. Det handlar om arbetets karaktär, organiseringen och tillgången på medarbetare med likvärdig kompetens.
Hög andel med otillräcklig formell kompetens, som obehöriga lärare eller ej vårdutbildad personal i hemtjänsten, indikerar rekryteringssvårigheter. Det skapar merarbete för chefer och medarbetare genom rekrytering, introduktion, handledning och uppföljning, särskilt om arbetsgruppen består av många oerfarna eller otillräckligt utbildade medarbetare.
Hög omsättning bland chefer försvårar styrning och utveckling av verksamheten samt kan påverka arbetsklimatet negativt.
När verksamheter har svårt att hålla budget påverkar det chefernas prioriteringar, handlingsutrymme och förutsättningar. Både nedskärningar och ökade resurser kan påverka chefernas agendor och deras förmåga att leda och utveckla verksamheten på ett bra sätt.
Brister som identifieras vid revisioner, tillsyn eller utvärderingar av verksamheten kan tyda på att chefernas förutsättningar inte räcker till.