Arbetsglädjen ökade men kontakten med lean som arbetssätt minskade gradvis över tid. Det konstaterar forskarna Agneta Halvarsson och Henrik Kock, som varit med och undersökt hur lean-metoden påverkat arbetsmiljön i sju organisationer.

Foto: Eva Ekelöf

Lean kräver stöd och engagemang för att lyckas

Satsningar på lean är inte alltid lyckade när det kommer till arbetsmiljö och hälsa bland de anställda. Det visar de första preliminära resultaten i ett forskningsprojekt som följt och undersökt leanarbetet på sjukhus och i kommuner.

Frågorna forskarna ställde var om satsningarna var hållbara ur ett mänskligt och ur ett organisatoriskt perspektiv. De första preliminära resultaten visar att svaren hade varit mer positiva om:

De anställda fått tillräckligt stöd

Cheferna hade varit mer inblandade

Satsningen inte pågått samtidigt med andra förändringar.

Verksamhetslyftet, som startade år 2009 av SKL, ville uppmuntra kommuner och landsting att komma igång med leansatsningar. Lean handlar om att effektivisera arbetet genom att sätta kunden i fokus och ta bort onödig tid, som inte är produktiv. Lean användes först i industrin, men har blivit mer och mer populär inom den offentliga sektorn och också i den privata servicesektorn.

Det finns inte mycket svensk forskning om vad lean-metoden innebär för arbetsmiljön och för hälsan bland de anställda. Men ett forskarlag vid Linköpings universitet har följt Verksamhetslyftet sedan 2010 för att få reda på mer. Sju organisationer, sjukhus och kommuner med totalt 15 enheter, deltog. 146 personer blev intervjuade i den fallstudie som ingick i projektet.

Forskarna Henrik Kock och Agneta Halvarsson deltog vid AFA Försäkrings seminarium om forskning och utveckling den 12 november 2013, för att presentera de första, preliminära resultaten.

– Dels frågade vi om man uppskattade satsningen, dels vad den hade betytt för arbetsmiljön, berättade Henrik Kock.

Ju högre befattning desto mer positiv till lean

De flesta medarbetare var relativt positiva till satsningen, ju högre befattning desto mer positiv var man. Resultatet, ansåg man, hade ändrat på arbetsorganisationen, men inte på arbetsuppgifterna.

– De medarbetare som hade varit delaktiga i olika leanprojekt var mer positiva än andra, sade Agneta Halvarsson.

Många tyckte att arbetsglädjen hade ökat. Två enheter beskrev att den fysiska arbetsmiljön hade blivit bättre på grund av lean, främst tack vare nya tekniska hjälpmedel. I tre enheter hade stressen ökat.

Var leansatsningen hållbar – det vill säga att den var robust och stod emot törnar? Inte helt och hållet.

Många Lean-satsningar var på nedgång efter ledningsbyte och omorganiseringar

Henrik Kock pekade på att det bland satsningarna fanns organisationer där styrningen och intresset från den högsta ledningen svalnat över tid. Mellanchefernas deltagande i lärande och styrning var också viktigt. Graden av mellanchefers närvaro varierade.

För en del hade stödet upphört när chefer och leanansvariga tog över ledningen från leanexperterna. De skulle behöva mer utbildning och coachning i lean.

I en del organisationer saknades också en utvärdering och uppföljning av satsningen. För att lyckas räcker det inte med att bara följa upp målen.

– Det fanns flera yttre faktorer som påverkade. Många Lean-satsningar var på nedgång efter ledningsbyte och omorganiseringar. Stödet är viktigt i form av coacher eller centralt stöd till de verksamhetsnära cheferna, sade Henrik Kock.

Idag finns leanaktiviteter i hög utsträckning bara i två av de sju organisationerna.

Kontakten med lean minskade gradvis

I studien har forskarna låtit medarbetarna i organisationerna utvärdera leansatsningen med hjälp av enkäter, vid två olika tillfällen med drygt ett års mellanrum. 894 personer svarade på båda enkäterna. Om man jämför de två enkäterna hade resultatet sjunkit när det handlade om ifall man var nöjd med arbetsmiljön, sitt arbete eller om man kände sig utvilad.

– Den allmänna tillfredsställelsen hade försämrats. De flesta hade blivit utbildade i lean men gradvis har kontakten med lean minskat. Delaktigheten hade också försämrats. Det är en problematisk bild, sade Agneta Halvarsson.

Samtidigt med leansatsningen hade nedskärningar och omorganisationer genomförts som medarbetarna inte hade upplevt som positiva.

– Slutsatsen blir att omorganiseringar och byte av ledningar förmodligen har setts som en del av leanarbetet, sade hon.

Forskarna jämförde också enheter som hade varit speciellt aktiva och arbetat uthålligt med lean med de övriga.

– Det fanns tre sådana enheter och de ger en helt annan bild jämfört med de övriga. Vad vi kan se som allmän slutsats är att lean i sig ger en möjlighet till positiv utveckling men att den möjligheten inte har tagits till vara här, av olika skäl, sade Henrik Kock.

Ett skäl kan vara att programstödet var begränsat. Ett annat kan vara att chefsförändringar och omorganiseringar gjort att själva leanarbetet inte nått tillräcklig grad av mognad för att stå emot förändringarna, och då har det påverkats negativt.

– Det verkar troligt som en hypotetisk tanke. Där lean har fått fäste har ledningsbyten påverkat hållbarheten i mindre utsträckning, sade Henrik Kock.

FAKTA/Vad är lean?

Lean handlar om att effektivisera arbetet genom att sätta kunden i fokus och ta bort onödig tid, som inte är produktiv. Lean användes först i industrin, men har blivit alltmer populär inom den offentliga sektorn.

Lean tar ett helhetsgrepp på hur en organisation kan utvecklas från toppnivå till minsta detalj.

Lean bygger på 3 grundprinciper.

  • Respekt för individen- Den som vet något om arbetsprocessen är den som utför den och skall ges möjlighet att påpeka brister.
  • Flöde- Att öka flödet av mervärde i en verksamhet.
  • Transparens- Alla skall kunna se vad som händer överallt både nedströms och uppströms.
Text: Eva Ekelöf, 28 april 2014

Senaste artiklar

Skyddsombudet: känns bra att göra skillnad

”Det känns bra att jobba med människor och att kunna göra skillnad. Dessutom är det kul att få vara ett bollplank till arbetsgivaren”. Så beskriver Linda Svahn sitt uppdrag som…

Hr-hunden Chilly ska få ner sjuktalen

I Sjöbo kommun testar man på något nytt för att sänka sjuktalen: en hr-hund. Terapihunden Chilly kan trösta, lugna, öppna upp samtalet och uppmuntra till rörelse, bland annat. En tröstande…

De får pris för ledarskap som håller i kris

Sydvästenpriset för hållbart ledarskap gick i år till två chefer som prisas för sitt arbete både till vardags och under pandemin. ”Det är alla de fantastiska människor jag arbetar med…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?