Hur skapar man bra arbetsmiljö i aktivitetsbaserade kontor? I en ny kunskapssammanställning ger Institutet för stressmedicin i Göteborg konkreta råd. Det gäller till exempel att göra en noggrann analys före beslutet, involvera personalen och lägga mycket kraft på ljudmiljön.
Aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare, i både offentlig och privat sektor. Det nya kontoret kan bli ett lyft för arbetsmiljö, trivsel och verksamheten i stort.
Det kan också bli tvärt om.
Mycket beror på hur noggrant förarbetet är, konstaterar Annemarie Hultberg, utvecklingsledare vid Institutet för stressmedicin (ISM) inom Västra Götalandsregionen. En och samma kontorstyp passar inte alla verksamheter, eller alla slags arbetsuppgifter.
Hon har nyligen gjort en kunskapssammanställning, som redovisar vad forskningen säger om aktivitetsbaserade kontor. Tonvikten ligger på konkreta råd till arbetsplatserna.
Många saker påverkar
Hur är det då, är det bra med aktivitetsbaserade kontor?
– Det korta svaret är: Det beror på, säger Annemarie Hultberg.
Hon fortsätter:
– Vi vet att det beror på vad man flyttar ifrån. De som flyttar från kontorslandskap med fasta platser är mer nöjda med ljudmiljön är de som flyttar från egna rum. Det beror också på hur förändringsarbetet har gått till, hur lång tid man har haft på sig och hur involverade medarbetarna har varit.
En flytt till ett aktivitetsbaserat kontor är en jätteomställning, menar hon. Ofta innebär den att en större del av arbetet ska utföras digitalt, vilket är i sig en stor förändring.
Både chefer och medarbetare behöver dessutom hitta nya sätt att jobba i den nya kontorsmiljön. De sociala relationerna på arbetsplatsen påverkas också.
– Det är ingen naturlag hur det blir, men övergången till aktivitetsbaserade arbetsplatser kräver noggranna förberedelser, säger hon.
Börja med analysen
Ett råd från forskningen är att först inventera vilka behov som finns i verksamheten. I det läget kan man ta upp till exempel:
- Målet med förändringen.
- Vilka olika arbetsuppgifter som ska utföras.
- Vilka krav som uppgifterna ställer på samarbete, tystnad, avskildhet med mera.
- Beläggningen, det vill säga hur många som brukar vara på plats vid olika tidpunkter.
Först när analysen av nuläget är klar bör ledningen ta beslutet. Aktivitetsbaserat eller inte? För alla medarbetare, eller bara vissa?
I verkligheten går det inte alltid till så.
Ofta fattas beslutet om aktivitetsbaserat kontor först. Efter det kommer processen för att åstadkomma det bästa möjliga, utifrån de givna förutsättningarna.
Tänk på ljudmiljön
Tänk noga på ljudmiljön och på att skapa tysta utrymmen för arbetsuppgifter som kräver koncentration, råder Annemarie Hultberg. De tysta platserna har stor betydelse för om ett aktivitetsbaserat kontor kommer att fungera så som det var tänkt.
– Väldigt mycket hänger på hur väl man lyckas freda de tysta zonerna. Man behöver ha en bra fysisk planering, så att det verkligen är tyst där det ska vara tyst.
Forskningen visar också att medarbetare som faktiskt växlar mellan olika platser på kontoret under arbetsdagen, själva skattar sig som mer kreativa än de som sitter på samma plats hela tiden. Det bör alltså vara lätt att byta till en annan, ändamålsenlig arbetsyta då man byter arbetsuppgift.
Använd stödresurser
Ett annat råd är att börja förberedelsearbetet tidigt, och att tänka på arbetsmiljön – både den fysiska och den sociala/organisatoriska
– Involvera företagshälsovården och andra stödresurser, som kan till exempel akustik, säger hon.
Bakgrunden till ISM:s kunskapssammanställning är att det pågår en stor flytt till aktivitetsbaserade kontor inom Västra Götalandsregionen.
I höst flyttar omkring 400 medarbetare in i ett nytt Regionens hus i Skövde. Våren 2019 startar flytten till lokaler i centrala Göteborg för 1 500 medarbetare, som idag sitter spridda över staden. ISM och företagshälsovården är med i utvecklingsarbetet.
Lär av andra
– Forskningen om aktivitetsbaserade kontor är ganska färsk, säger Annemarie Hultberg. Därför var det angeläget att dammsuga fram vad som är den allra senaste kunskapen.
Tanken är att regionen inte ska göra om andras misstag.
Kunskapen sprids internt, genom exempelvis seminarier för chefer och medarbetare.
Informationen läggs även upp på hemsidan, så att alla som är intresserade kan ta del av den. Där finns bland annat en halvtimmeslång webbföreläsning, där Annemarie Hultberg går igenom vad forskningen hittills har visat.