Arbetsmiljöverket ger mer kött på benen när det gäller vad man ska göra på arbetsplatsen med föreskrifterna om OSA, organisatorisk och social arbetsmiljö. Det gör man i en 88-sidig vägledningsskrift, som kom samma dag som OSA-föreskrifterna började gälla.
Verket hoppas att föreskrifterna och vägledningen ska bidra till att OSA-arbete”blir en angelägen del av vardagen på alla våra arbetsplatser”. Vägledningen finns gratis från nätet, tryckt kostar den 120 kr.
Uppläggningen i stort påminner till viss del om textdelen i Suntarbetslivs nya redskap OSA-kompassen. Här finns ett avsnitt om begreppet organisatorisk och social arbetsmiljö, och ett förklarande avsnitt för varje paragraf. Det finns ett utförligt avsnitt om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Le och ha tålamod
När vägledningen kommer in på arbetsbelastning går man igenom olika typer av krav (paragraf nio). Ett avsnitt handlar om arbeten som många inom kommuner och landsting känner igen:
”Att arbeta i kontakt med och för andra människor, i till exempel omvårdande eller undervisande yrken, ställer krav på social förmåga och följsamhet. I många av dessa arbeten är känslouttryck en viktig del. I bemötandet av kunder och klienter kan man behöva vara extra trevlig, le, ha tålamod och kontrollera sina känslor.”
En viktig fråga är om det finns motsägelsefulla krav, och vilka som står bakom kraven. Som ett exempel har undersköterskan krav på sig att ge så god omvårdnad som möjligt. Men det finns också krav på att begränsa tiden hos varje patient. Är det ansvarig sjuksköterska, patient, anhöriga eller undersköterskan själv som har ställt kravet på hur omvårdnaden ska se ut, och är det rimligt? Vem har angett tidsgränserna – ansvarig vårdplanerare, arbetsledare eller undersköterskan själv?
Vägledningen konstaterar att man måste ta itu med sådana här oklarheter om vad man ska göra, hur man ska göra det – och vem som ska göra det. Otydligheter kan påverka den sociala arbetsmiljön och leda till konflikter (detta tar paragraf tio upp).
Att arbeta i kontakt med och för andra människor ställer krav på social förmåga och följsamhet
Sådant som berör oss starkt
Vägledningsskriften tar jobb inom kommuner och landsting som exempel på ”starkt psykiskt påfrestande arbete” (paragraf elva) och vad som kan vara ”krävande arbetssituationer”:
”Det som kan bli extra svårt är sådant som berör oss starkt, exempelvis när en olycka kommer väldigt nära och vi har svårt att skydda oss känslomässigt mot det. Är situationen dessutom oväntad, akut, och kanske orsakad genom våld eller liknande, kräver mötet ännu mer och är därmed mer belastande. Det kan vara starkt psykiskt påfrestande för socialsekreteraren som ska tvångsomhänderta barn, räddningspersonal som möter särskilt traumatiska situationer, för psykiatripersonalen som ska vårda mycket svårt sjuka patienter eller för chefen som tvingas säga upp arbetskamrater som drabbas hårt av beslutet.”
I varje avsnitt om en paragraf, finns det ett exempel från en arbetsplats, som visar på tänkbara utmaningar och hur man kan tackla dem. För den här paragrafen lyder exemplet så här:
”Handledningen för personalen på boendet för personer med missbruksproblematik hade dittills varit bra. Men nu hade klientgruppen ändrats. Fler tunga narkomaner hade flyttats dit på grund av kommunens ändrade riktlinjer. Under en tid kände sig flera i personalen extra hårt belastade. Chefen och personalen gick igenom vad som behövdes och bestämde sig för att anlita en ny handledare med rätt kompetens inom området. En arbetsgrupp fick till uppgift att se över rutiner och utbildningsbehov.”
Tvåsidig lathund
Allra sist i vägledningen finns en tvåsidig lathund. Under rubriken ”På arbetsplatsen ska man:” finns åtta rutor med de viktigaste uppgifterna som följer med föreskrifterna, och med två till fem kontroll– och kartläggningsfrågor för varje uppgift.
Det här är vad man ska göra:
- Se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling
- Komplettera arbetsmiljöpolicyn med mål för organisatorisk och social arbetsmiljö
- Anpassa resurserna till kraven i arbetet (eller vice versa)
- Klargöra arbetets innehåll
- Identifiera stark psykisk påfrestning
- Bedöma risker kopplade till arbetstid och vid behov förebygg ohälsa
- Förebygga kränkande särbehandling
- Ta fram rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras
Det här är exempel på frågor att använda vid en kartläggning, hämtat från de två sista uppgifterna (paragraferna tretton och fjorton):
- Finns det kunskap hos alla om vad kränkande särbehandling är?
- Är det tydligt att det inte är accepterat?
- Har man koll på det som kan orsaka kränkande särbehandling?
- Gör man någonting åt det?
- Har alla information om vem eller vilka man ska tala med gällande kränkande särbehandling?
- Vet dessa i sin tur vad de ska göra och var informationen hamnar?
- Står det klart var den utsatte kan få hjälp så snabbt som möjligt?
Inventera och sätta upp mål
En uppgift som många kan uppfattar som en ytterligare utmaning i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att sätta upp tydliga mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det har nog inte varit lika vanligt som att sätta mål för fysisk arbetsmiljö, som man kan uppfatta som mer handfast och konkret. Därför finns en risk för att det blir för allmänna OSA-mål.
Vägledningen föreslår att man ställer frågor som dessa:
- Var står vi just nu?
- Har vi samsyn?
- Finns det brister och svagheter?
- Finns utvecklingspotential?
- Vad kan vi stärka och förbättra?
- Behöver vi olika mål för olika grupper och funktioner?
Utifrån vad man kommer fram till om hur det är just nu, kan man sedan ta fram konkreta, mätbara och tidsatta aktiviteter. Man ska skriva ner målen och alla ska känna till dem – även inhyrda och nyanställda. Det är viktigt att det går att bedöma när målen är nådda. Se till att det finns en tydlig plan för själva målarbetet, så att det blir lättare att överblicka, genomföra, korrigera och mäta om målen är uppnådda. Arbetsgivaren har det yttersta ansvaret för att mål finns, men alla ska få möjlighet att vara med och diskutera. Skyddsombuden är viktiga att ha med!