Innan IT-ronden följer en representant för systemleverantören och den lokalt IT-ansvarige en läkare eller annan anställd under en halv dag, och gör anteckningar om användarens problem. På bilden är det personal från avdelningen för neurofysiologi på Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg som visar hur det kan se ut.

Innan IT-ronden följer en representant för systemleverantören och den lokalt IT-ansvarige en läkare eller annan anställd under en halv dag, och antecknar användarens problem. Här är det personal från avdelningen för neurofysiologi på Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg som visar hur det kan se ut.

Foto: Jan Vejstad

De löser datorstrul i vården med IT-ronder

På Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg använder de IT-ronder för att tackla långa uppkopplingstider, otydliga instruktioner, strejkande skrivare, berättar överläkare Karin Båtelson.

Redan i huvudentrén sitter besökare nedhukade över sina laptops. I receptionen pågår en diskussion med en besökare över en dator. På avdelningen för klinisk neurofysiologi är det tyst bortsett från det diskreta klickandet från tangentborden i kontorsrummen.Här används datorer, liksom på många arbetsplatser, till väldigt många arbetsuppgifter. Det betyder att det också kan bli problem med hanteringen av datorerna.

Att klaga i det tysta när datorer strular löser inga problem. Till den insikten kom Karin Båtelson, överläkare i klinisk neurofysiologi vid Sahlgrenska sjukhuset i Göteborg. Hon sitter i Läkarförbundets IT-råd och började skissa på en modell redan 2009 på det som blev pilotprojektet IT-ronden.

IT-ronder innebär att kartlägga brister i IT-miljön, men ronden ska inte förväxlas med skyddsombudens arbetsmiljöronder.

– Här är datorerna i fokus. IT-system är oerhört centrala och påverkar oss så mycket. När det krånglar blir många arga för att sedan resignera. Dessutom saknas ibland ord på vad som egentligen är fel, säger Karin Båtelson.

Att det inte fungerar är ofta någon annans fel. Cheferna kan tycka att läkarna är korkade och läkarna att systemet är uråldrigt eller undermåligt, menar hon.

IT-ronder gör ansvarsfrågan tydligare

Vems är ansvaret när det uppstår krångel med till exempel in och utloggning? Det frågar sig många när de får problem med datorn. IT – ronden har fördelen att göra ansvarsfrågan tydlig. Alla sitter i samma rum och det går att klara ut frågan: vem gör vad och när?

Systemleverantören har ofta svårt att komma in på arbetsplatserna och träffa användare. Sjukhusets IT– ansvariga uppfattar ofta att en affärsuppgörelse är avslutad och att leverantören endast vill sälja fler applikationer.

Under en vanlig dag på Sahlgrenska kan en avdelning arbeta med upp till tjugo system varje dag. Det är inte konstigt att det blir roddigt.

Innan IT-ronden genomförs gör man en MedsITning. Då träffas en representant för systemleverantören och den lokalt IT ansvarige för att under en halv dag följa till exempel en läkare eller en sköterska. Där följer man det praktiska patientarbetet och gör anteckningar om svårigheter.

Det dyker upp saker löpande. Det kan saknas rätt programvara eller så måste den uppdateras. Det kan saknas papper. Det kan vara att man tvingas byta rum för att komma åt information. In – utloggning kan göras enklare. Det kan helt enkelt saknas dator där den bör finnas. Små och stora fel uppstår. Varje MedsITning leder till ett protokoll med synpunkter från användaren.

Karin Båtelson startar sin dator och två separata skärmar tänds upp. Hon får fram en tabell där resultatet av de genomförda MedsITningarna finns. Ungefär tio procent av synpunkterna klaras av direkt på plats genom något som kallas ”Trix och Fix”, konstaterar hon.

Resultatet av ”Trix och Fix” kan sedan följas upp till exempel på arbetsplatsträffar. De åtgärder som föreslås är ofta gemensamma för många. De kan lättåtkomligt läggas ut på intranätet.

Efter en MedsITning får användaren en ökad förståelse för problemen. Ett strul kan åtgärdas direkt, ett annat måste lösas vid IT- ronden som följer på MedsITningen. En del problem kan inte lösas alls på grund av systemets utformning, men IT – ronden ger då svar på var problemen finns.

Viktigt att IT-arbetet hålls vid liv

Hittills har man på Sahlgrenska sjukhuset genomfört sju IT–ronder under det år man prövat den nya metoden, som ett sätt att systematiskt gå igenom en IT miljö.

– Vid IT-ronden som tar vid efter MedsITningen måste det finnas någon verksamhetschef med. Någon som håller i pengarna. Så måste det finnas en lokalt IT -ansvarig som ges tid att göra uppföljningar – och ta emot klagomål. Så ska det finnas en systemansvarig och den person som varit föremål för MedsITningen, säger Karin Båtelson.

Alla sitter i samma rum och det går att klara ut frågan: vem gör vad och när?

Ledningen måste ta initiativ tillsammans med den yrkesgrupp som har problem. Avdelningen som genomför IT – rond bör vara beredd att avsätta tid för den. Helst ska det finnas någon engagerad person som kan leda arbetet. Det kan vara en läkare, sjuksköterska eller sekreterare. Det är viktigt eftersom IT – arbetet bör fortsätta även efter det att en MedsITning och en IT – rond är genomförd.

-Kunskap om vårdprofessionen och folk som kan göra hårdvaruinstallationer ska också finnas med, säger Karin Båtelson.

Det händer att IT–systemen lägger av. Då måste det finnas rutiner för vad man ska göra. Koder till patientjournaler och recept är sådant som måste finnas på papper och förvaras på ett ställe som är för känt för de som arbetar med systemen. Den sortens haverirutiner behöver man också gå igenom under IT–ronden.

– Både sjukhusets ledning och de olika facken har varit väldigt positiva till IT–ronder, säger Karin Båtelson.

Gun Lindgren är överläkare på ögonmottagningen vid Mölndals sjukhus och har deltagit vid pilotstudien med IT-rond. Hon säger:

– Även om vi inte löst alla dataproblem än så vet vi var vi ska vända oss för att få rätt hjälp. Det är viktigt eftersom vi inte har möjlighet att sitta i telefonkö till IT–ansvarig i femton minuter när vi har mottagning.

Egen tid för IT-utbildning

Alla anställda behöver också tid för egen utbildning i de IT–system som de använder. Karin Båtelson tror inte på så kallad kaskadutbildning där en utbildar den andre som utbildar den tredje.

– Nej, utbildningen ska schemaläggas vilket ställer krav på planeringen. Schemaläggaren måste tidigt få veta när till exempel en ny uppgradering ska göras. Läkare är ofta schemalagda upp till sex månader i förväg, säger hon.

Text: Jan Vejstad, 21 mars 2014

Senaste artiklar

I rörelse med walk and talk

Få in mer rörelse på jobbet – ta möten till fots! På Östra sjukhuset i Göteborg finns tips på fina promenader i närområdet, via en walk and talk-tavla i entrén. Alldeles…

Arbetsmiljöutbildningen – så gör Enköping

Riskbedömningar, filtar i soffan i personalrummet och vinsten med att ha en bra arbetsmiljö – sånt pratar Enköpings chefer och skyddsombud om just nu. Kommunen ingår i den växande skara…

Utveckla er verksamhet med Suntarbetslivs resursteam

Har ni många stressade medarbetare i er verksamhet? Stor omsättning på chefer? Eller dålig kommunikation i arbetsgruppen? Nu kan ni vända er till Suntarbetslivs resursteam – en grupp erfarna experter.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

kvinna i rött hår talar i telefon. sedd snett bakifrån.

Vårdsamordnare håller ihop vården

En kontaktperson på vårdcentralen som håller i alla vårdtrådar underlättar för den som är sjukskriven för depression att bli frisk...