Tänk om en robot kunde ta över de mest enformiga arbetsuppgifterna! Så har nog många anställda fantiserat. I Nacka kommun utanför Stockholm har den drömmen blivit sann.
Det sprängs utanför stadshuset i Nacka. Kommunen bygger nytt och planen är att befolkningen ska öka med 50 procent fram till 2030.
Inne i stadshuset pågår en annan del av samma samhällsbygge. Det är tjänstemännen som förbereder sig för att klara fler arbetsuppgifter på ungefär samma personalstyrka. En av lösningarna är att automatisera arbetsuppgifter som inte behöver utföras av en människa. En utveckling som kan kännas både hisnande och skrämmande.
Nacka har nämligen startat en egen robotfabrik. De är inte ensamma om att skaffa en robot, men det som skiljer dem från andra kommuner är arbetsprocessen och förvaltningen.
– Det som gör Nacka unikt är att vi har etablerat en förvaltningsmodell som underlättar för verksamheter att hoppa på robotiseringståget och även att utveckla befintlig robotprocess, säger förändringsledaren Ghita Flinckman.
Nackas robot heter Yasemin och jobbar redan i tre verksamheter.
Medarbetarna med från början
Karriärvägledaren Malin Jacobsson är en av dem som varit med och bestämt vad Yasemin ska göra på Arbets- och företagsenheten.
– Vi funderade tillsammans på vad vi skulle kunna automatisera, och valde att börja med att robotisera handläggningen av ansökningar till vuxenutbildningen, säger Malin Jacobsson.
De bildade en arbetsgrupp med en projektledare som hade förståelse för programmering. Karriärvägledarna behövde inte kunna något om hur en robot funkar. Det har de å andra sidan lärt sig på vägen.
Nästa steg var att vaska fram alla små eller stora arbetsmoment som karriärvägledarna gör när en medborgare, eller kund som de säger i Nacka, söker till vuxenutbildningen. De satte ord på allt som karriärvägledarna behöver veta för att kunna fatta ett beslut.
När de bestämt sig för vad roboten Yasemin skulle jobba med tog programmeringen vid.
Slipper enformiga arbetsuppgifter
Ansökningarna hade varit en tidsslukande och enformig del av Malin Jacobssons arbetstid. Men så är det inte längre. Monotona arbetsuppgifter som tog en halv dag klarar hon numera av på en timme. Rutinen som förut krävde 19 klick med väntetid emellan tar när roboten gjort sin del av jobbet bara tre klick från start till beslut.
Nu kan kunderna göra sina ansökningar alla möjliga tider på dygnet. Men roboten får inte fatta några beslut. Det måste karriärvägledaren göra. Ansökningar som inte stämmer fastnar i ett filter. De handlägger karriärvägledarna manuellt.
– Om vi tycker att robotens förslag ser bra ut, så sätter vi okej. Då tar en sändrobot över och skickar beslutet till kunden.
Frågan är vad karriärvägledarna gör av tiden som blivit över.
– Vi träffar fler kunder, men har också fått tid att undersöka vad vi vill förändra och hur vi kommer dit. Vi har lyft blicken!
Ska roboten ta över mitt jobb?
Nacka tog fram sin första robot under 2017. Syftet var att avlasta medarbetarna inom socialtjänstens område. Socionomen Yasemin Esen var med i det utvecklingsarbetet. I början fanns det en del osäkerhet om hur robotiseringen skulle påverka jobben på Etableringsenheten.
– Ska roboten ta över mitt arbete nu, tänkte jag och flera med mig, säger Yasemin Esen som är kundkoordinator och arbetsledare inom ekonomiskt bistånd.
Då tog ledningen tag i det direkt och gick ut med information om att roboten inte innebar att vi skulle sägas upp, berättar hon. Syftet var att minska på administrationen för att hinna med allt annat de skulle göra.
När projektet startade var ett av stegen att Yasemin Esen filmades när hon arbetade. Utifrån det testade de hur roboten skulle kunna arbeta steg för steg.
– Vi lade ned mycket tid och satt även över vissa kvällar, eftersom vi behövde hantera det dagliga arbetet också, säger Yasemin Esen.
Hela arbetsgruppen inom ekonomiskt bistånd granskade om roboten gjorde rätt. Dels för att alla skulle vara delaktiga, men också för att ge input.
”En stor befrielse”
Roboten förbereder beslut om försörjningsstöd. Den har också lärt sig att till exempel backa tillbaka i systemet för att se hur mycket som redan betalts ut till kunden i medicinkostnad i relation till högkostnadsskyddet.
– Sånt är ju jättejobbigt för en medarbetare att räkna ut bakåt, medan roboten gör det på mindre än en enda minut. Därför är det en stor befrielse att en stor andel av våra ärenden förbereds av roboten, säger Yasemin Esen.
Det blir dessutom mer rättssäkra bedömningar eftersom roboten gör bara det den ska göra, anser hon.
– Den mänskliga faktorn försvinner med en automatiserad process.
Roboten fick heta Yasemin eftersom det var Yasemin Esen som filmades.
– Robotar har ofta manliga namn, så det är extra kul att den heter som jag!
Nacka kommun vann i maj 2019 priset Årets välfärdsförnyare för Robotfabriken, en plattform för att digitalisera och automatisera arbetsprocesser. Priset delades ut av Dagens Samhälle.