Chefernas organisatoriska förutsättningar har stor betydelse för hur de klarar uppdraget. Det säger Birgitta Roos, Lotta Milleskog och Hans Wettby, som varit aktiva i ett utvecklingsprojekt inom stadsdelen Centrum i Göteborg.

Foto: AnnaCarin Isaksson

Satsning ska ge chefer bättre förutsättningar

Stadsdelen Centrum i Göteborg satsar sedan några år tillbaka på bättre förutsättningar första linjens chefer. Det administrativa stödet har ökat och cheferna kan få central hjälp med rekrytering och lokalfrågor. Många har fått ansvar för färre medarbetare. Förbättringarna bygger på forskningsprogrammet Chefios.

Chefernas organisatoriska förutsättningar för arbetet är huvudfrågan i ett utvecklingsprojekt inom stadsdelen Centrum i Göteborg, en av stadens tio stadsdelsförvaltningar.

– Vi har fått upp frågan om chefernas förutsättningar på bordet, säger Lotta Milleskog, HR-chef och lokal projektledare. Chefsuppdraget är komplext. Det är viktigt att inse att det inte bara handlar om person, utan mycket om de organisatoriska förutsättningarna också.

Nytt centralt stöd

Ett resultat är att vissa gemensamma chefsfrågor har flyttats till central nivå. Två personer på stadsdelskontoret arbetar nu med att hjälpa cheferna med hela eller delar av rekryteringsprocessen. De kan formulera annonsförslag, göra kravprofiler och stå för en första gallring bland de sökande.

– Även om cheferna inte vill släppa taget helt om rekryteringen kan det vara bra att samordna, så att inte fem förskolor har fem olika annonser ute samtidigt, säger Lotta Milleskog.

Lokalfrågor, till exempel felanmälningar, kontakter med fastighetsförvaltaren och ombyggnader, är tidskrävande och ofta komplicerade för enhetscheferna. Det pågår ett arbete för att lägga över mer sådant på en central funktion inom stadsdelen. Det administrativa stödet till cheferna ute på enheterna stärks också.

–Vi såg hur ensamma många av våra chefer var, säger Lotta Milleskog.

Bättre dialog och fler chefer

Dialogen mellan verksamheterna och förvaltningens stödfunktioner, som HR och Ekonomi, har också blivit bättre, menar Birgitta Roos, som tills nyligen var stadsdelsdirektör i Centrum.

– Vi har lyckats lyfta de här frågorna utan att få den vanliga konflikten mellan verksamhet och administration. Stödfunktionerna har varit delaktiga, och får sina uppdrag i en dialog, säger Birgitta Roos.

Inom förskolan och skolan har ett antal nya chefer tillsatts, berättar Hans Wettby, chef för sektorn Utbildning.

– Flera chefer i förskolan hade ansvar för trettiofem medarbetare, nu ligger det på omkring tjugo, säger han.

Förskolan har fått en egen områdeschef, efter att tidigare ha delat med skolan.

–Det var en jätteuppskattad förändring, som ökade enhetschefernas tillgång till sin närmaste chef, säger Hans Wettby.

Fokus på förutsättningar

Satsningen på cheferna bygger på Chefios, ett numera avslutat tvärvetenskapligt forsknings- och utvecklingsprojekt vid Göteborgs universitet. Det leddes av Annika Härenstam, professor i arbetsvetenskap. Forskningen satte ljuset på de organisatoriska förutsättningar som chefer i offentlig verksamhet har för att utföra sina uppdrag. Närmare trettio verksamheter i sju västsvenska kommuner, däribland Göteborgs stad, deltog i det ursprungliga forskningsprojektet.

Huvudfrågan var: Hur ska en organisation se ut, som man kan vara en bra chef i?

Stadsdelsförvaltningen Centrum använde sig av vissa av de kartläggningsmetoder som utvecklades i Chefiosprojektet. Alla områdes- och enhetschefer, totalt cirka åttio personer, fick på försommaren 2015 svara på en enkät om sin arbetssituation. Enkäten var viktig, beskriver Hans Wettby. Sjuktalen ökade och ledningen var medveten om att det fanns problem i chefernas arbetsmiljö.

– Vi hade redan en bra bild av vår verksamhet. Det vi behövde få tag på var våra förutsättningar, säger han.

Cheferna var mycket engagerade och i princip alla svarade på enkäten.

Röda och gröna tårtbitar

Resultatet presenterades på en heldag för cheferna. De kunde tillsammans ta del av ett så kallat klusterdiagram med olikfärgade tårtbitar. Tårtbitarna illustrerar vilka slags arbetssituationer cheferna befinner sig i. Allt från de gröna tårtbitarna – ”gynnade”, ”uppskattade”, ”uppbackade” eller ”fokuserade” – till de röda – ”försummade”, ”utsatta”, ”klämda” eller ”motarbetade”.

Chefer från olika sektorer fick sedan diskutera och arbeta med resultaten tillsammans.

– Vi hade mera rött än vi ville, säger Birgitta Roos.

Det framgick också att andelen chefer som hade en gynnad arbetssituation var högre i toppen av organisationen än längre ned. Dessutom visade sig en skillnad mellan olika verksamheter. Inom skola, äldreomsorg och annan välfärd, hamnade en högre andel chefer inom de röda tårtbitarna. Bilden stämmer väl överens med vad som tidigare kommit fram i Chefiosforskningen.

– Välfärdens processer har generellt sämre förutsättningar för chefer, säger Hans Wettby.

Många chefer hade arbetsuppgifter som tog tid och kraft, men som de egentligen inte behöver vara så inblandade i, visade enkäten. Frågor som rör exempelvis datorer, vaktmästeri eller lokaler, hamnade på chefernas bord och tog tid från deras kärnuppgifter.

Nästa steg i projektet var att analysera vad cheferna faktiskt gör i sitt arbete. Ett fyrtiotal slumpmässigt utvalda områdes- och enhetschefer djupintervjuades med hjälp av ett analysverktyg från Chefios. Syftet var att få en bild av arbetsuppgifter, prioriteringar, vanliga brandkårsutryckningar, synen på det egna uppdraget med mera. Intervjuerna gjordes av forskare från Göteborgs universitet, som staden har ett samarbetsavtal med. Förvaltningen stod för kostnaderna för medarbetarnas tid.

Chefsenkäten och intervjuerna visade att vissa problem med förutsättningarna var gemensamma för många chefer, oavsett vad de arbetade med. Den nya centrala rekryteringsfunktionen är exempel på en åtgärd som riktades till alla chefer. Förvaltningens tre sektorer har även gjort handlingsplaner för vad som behöver göras inom respektive område. De har kommit olika långt i att omsätta planerna i praktiken.

Gemensam grund och uthållighet

Medvetenheten har ökat om hur viktiga de organisatoriska förutsättningarna är för chefers arbete, menar Birgitta Roos.

– Det har blivit accepterat att prata om förutsättningar, säger hon. Det är en stor skillnad mellan oss och verksamheter som inte har gått igenom en sådan här process.

Hans Wettby betonar hur viktigt det är att utvecklingsarbete får vara långsiktigt, och att det vilar på en gemensam grund.

– Det arbete vi har gjort gör att vi delar värld. Vi har byggt en gemensam historia. Vi håller i berättelsen om vår resa, så att vi håller kurs och håller ut.

Cheferna i Centrum är mer nöjda med sin arbetssituation efter projektet, enligt de medarbetarenkäter som gjorts. Även medarbetarna svarar att deras egen arbetssituation har blivit bättre. Sjukskrivningarna bland grundskollärare har också gått ned sedan cheferna blev flera.

– Så någonstans har det hänt något positivt, säger Lotta Milleskog. I augusti gör vi en ny chefsenkät. Det ska bli spännande att se vad den visar.

Text: Margareta Edling, 23 maj 2017

Senaste artiklar

Här är medarbetarenkäten en del av SAM

Färre frågor, men vassare och mer vetenskapligt baserad. Västra Götalandsregionens nya medarbetarenkät har omarbetats rejält. – Vi trycker hårt på att medarbetarenkäten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, säger…

Arvika testar kollegiala samtal mot stress

Förskolan i Arvika har prövat kollegiala samtal i grupp, som ett sätt att minska risken för utmattning. Rehabkonsulten Marie Niljung tror starkt på metoden, även om det har varit lite…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?