Vi svetsar samman gruppen när vi tänker tillsammans. Alla växer med reflektion, både kunskapsmässigt och språkligt, säger Jonas Allenbrant.

Foto: Mats Utbult

Jakten på den perfekta gruppen i äldreomsorgen

Det är fullt möjligt att utveckla drömarbetslag i äldreomsorgen. Och cheferna har en avgörande roll i detta. Det hävdar Jonas Allenbrant, som tillsammans med Karin Sundin skrivit boken ”Ledare i äldreomsorgen – en handbok i utveckling och arbetsglädje”.

Efter lumpen råkade han mer eller mindre av en slump ta ett jobb inom äldreomsorgen. Det var tänkt att vara högst tillfälligt, men han är kvar nästan 30 år senare, idag som chef för Nockebyhöjdens äldreboende I Bromma.

Jonas Allenbrant berättar om hur han som ganska ny chef försökte ta itu med en arbetsgrupp som inte fungerade bra. Han trodde först att han lyckades – men han fick tänka om och starta på nytt.

– Den här gruppen arbetade på en vårdtung avdelning, med boende som krävde mycket omsorg. De anställda klagade både på att de inte hann med arbetet, och på att de inte fick hjälp av varandra. Det fanns mycket orättvise-tänkande: ”Du hjälper inte mig, så därför hjälper jag inte dig!” Det uppstod hela tiden många konflikter, säger han.

Ett dystert betyg för avdelningen var att timanställda vikarier inte ville jobba där. När många anställda i gruppen samtidigt valde att sluta, såg Jonas Allenbrant chansen att skapa något nytt och bättre – ett drömarbetslag, ett ”Dreamteam”. Det skulle bli den perfekta gruppen, med en gemensam stolthet. I gruppen har man någonting ihop och har kul. Det är ok att diskutera problem. Men man snackar inte skit om varandra.

– Jag skrev en lockande annons, där vi sökte de bästa, som ville jobba utifrån ett synsätt där vi tog vara på det friska – ett salutogent förhållningssätt. Vi fick många svar. Inom tre-fyra månader hade vi fem nya stjärnor på plats. Jag trodde att jag äntligen hade mitt Dreamteam. Nu kunde inget gå fel. Nu skulle allt bli bra!

Men succén uteblev. Jo, först gick det bra, första veckan. Men sen uppstod ännu värre konflikter än tidigare – inte minst mellan de gamla å ena sidan, och å den andra sidan de nya, som berättade om hur de jobbat på sina tidigare arbetsplatser…

– Anställda klagade på varandra varje dag! Där stod jag nu och tänkte: Varför blev det så här? Vad hade jag gjort för fel? Var det någon i gruppen som inte fungerade? Behövde vi möblera om i gruppen?

Varför blev det så här? Vad hade jag gjort för fel?

Tre faser i gruppens utveckling

Jonas Allenbrant kom fram till att det inte räcker att ”rekrytera rätt”. Gruppen måste också få goda förutsättningar att jobba sig samman. Och där har cheferna en nyckelroll, understryker han. Det handlar bland annat om att se till att gruppen inte har oklara och omöjliga rutiner. Det är en stor fallgrop. Och så gäller det att se till att lagets medlemmar har tid att prata med varandra.

Idag är den här gruppen verkligen ett ”Dreamteam” som vågar ta ut svängarna, förklarar han. Det blev möjligt genom att de började arbeta med det som han kallar ”grupp-processen”.

Det finns olika teorier och modeller för vad som ofta händer med en ny grupp, i olika stadier. En vanlig modell är Firo-modellen, som utvecklades för det amerikanska försvaret för nära 60 år sedan. Den består av de tre stadierna Tillhöra, Rollningsökning och Samhörighet (läs mer om den modellen i två Suntarbetslivsartiklar: ”Arbeta bättre i grupp med Firo” och ”Firo-modellen synliggör samspelet i arbetsgruppen”).

Jonas Allenbrant förklarar att han själv haft stor nytta av Firo-modellen, som man kan lära mer om på kurser i Utveckling grupp och ledare, UGL. Den modell för grupputveckling som han arbetar efter har lite andra ord och begrepp, men det finns ett släktskap modellerna emellan.

Första stadiet kallar han Trygghetsfasen, som ofta blir som en smekmånad, då alla är snälla artiga och försiktiga med varandra.

– För chefen gäller det då att stå för trygghet i allt, vara närvarande, visa vägen och göra arbetet hanterbart, förklarar han.

Nästa skede kallar han Oppositionsfasen, med diskussioner och konflikter – ”en jobbig men viktig fas, för man lär sig mycket av konflikter”.

– Gruppens medlemmar vågar visa sidor, som inte passar alla. De söker sina roller. Då måste chefen hjälpa till att hålla samman gruppen, samtidigt som man talar om vikten av mångfald. Men det finns en risk för att chefen undviker att gå in i gruppens konflikter och då kan gruppen fastna i Oppositionsfasen.

Detta kan leda till såväl mobbning inom gruppen, som exempelvis att en del medlemmar vill avsätta chefen! Men kan chefen se att det här handlar om just en fas i gruppens utveckling, är det lättare att ta att man blir ifrågasatt, förklarar Jonas Allenbrant.

Tredje steget i gruppens utveckling kallar han Arbetsfasen:

– Det är då allt flyter som det ska, man har ”flow”. Medlemmarna har hittat sina roller. Det är ok att tänka olika. Man kan skämta utan att någon tar illa upp. Då är det läge för chefen att delegera uppdrag och uppmuntra initiativ.

– Men grupprocessen är en evighetshistoria. En grupp som ena dagen är i Arbetsfasen, kan nästa dag ramla tillbaka till Oppositionsfasen.

Känsla av sammanhang

En nyckelfråga menar Jonas Allenbrant är de rädslor som finns i gruppen:

– Vi är flockdjur sedan stenåldern och alla människor i en gruppen är mer eller mindre rädda för att inte vara omtyckta, behövda och kompetenta. Rädslorna påverkar hur gruppen samarbetar och vilka resultat som man uppnår.

– Personer som är rädda för att inte vara tillräckligt duktiga, kan hamna i ett beteende där de hävdar sin kompetens eller pratar illa om andra. De som fruktar att de inte behövs, kan ägna mycket tid åt att berätta hur mycket de har att göra och hur stressigt allt är hela tiden. Och de som är oroliga för att de inte är omtyckta, kan antingen baka och bjuda på bullar flera gånger i veckan – eller prata illa om andra, de också!

Hur gruppen fungerar hänger också nära ihop med om gruppens medlemmar har en känsla av sammanhang, som bygger på begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet – det som brukar sammanfattas med begreppet Kasam (läs Suntarbetslivs artiklar om Kasam och det salutogena förhållningssättet: ”Från riskfaktor till friskfaktor” och ”Jobba salutogent: fånga det som främjar hälsa”)

– För att fungera bra och trivas på jobbet behöver vi den här känslan av sammanhang och när den blir rubbad blir vi rädda för att vi måste lämna flocken, eller för att vi inte klarar av vårt jobb.

När vi är otrygga försöker vi visa att det inte är vi själva som är orsaken till varför det inte fungerar. Det kan vi göra genom att skvallra och sprida rykten, peka på andras brister, ägna oss åt angiveri och självhävdelse, utse syndabockar (kollega, chef, annan grupp), leta efter anledningar till att det inte fungerar som det ska…

Alla är olika och har olika rädslor, konstaterar Jonas Allenbrant. Medlemmar i gruppen kan vara rädda för att det inte finns ordning och reda – eller att det tvärtom är för mycket ordning! De kan vara rädda för att de inte förstår uppgiften, exempelvis linda ett ben. Människor kan drabbas av ångest när det är tyst, och vara rädda för att inte hinna klart.

Lindra ångest och skapa trygghet

– Som chefer måste vi försöka förstå vad som oroar individerna, och gruppen. Det gäller att lindra ångest och skapa trygghet, både hos individen och i gruppen. Och det gör vi genom att skapa förutsättningar för medarbetarna att känna hanterbarhet och begriplighet! Lugnet i gruppen gör ett effektivt arbete möjligt.

– Ju mer som vi arbetsledare har ett grupperspektiv, desto mindre fokuserar medarbetarna på varandras brister. Tidigare var det alltid någon arbetskamrat som alla talade om. Men så är det inte idag.

Med bristfälligt perspektiv på gruppen blir det alltför lätt att man försöker lösa problemen genom att flytta på en individ – för att sen konstatera att problemen återuppstår efter förflyttningen.

Jonas Allenbrant ger följande konkreta råd om hur chefen kan se till att alla kan känna att de duger:

• Se medarbetaren. Var glad när du ser hen. Var intresserad.
• Fokusera på det som fungerar. Det gör det lättare att se bra saker. Medarbetaren blir lugnare – och bättre.
• Förstärk det som fungerar. Ge beröm!
• Börja i det lilla. Någon bakar de godaste kakorna. Någon berättar om sitt hemland.
• Lär känna medarbetarna. Det är viktigt att det känns naturligt att prata med chefen.

Ett sätt för honom för att förverkliga det här är att ta en morgonrunda bland de anställda, där han hälsar och småpratar. Det blir lugnare bland de anställda om chefen inte bara visar sig när det är problem, menar han. Hans morgonrunda ger honom också information om hur det är, när det gäller stämningen i gruppen, arbetstoppar och konflikter.

– En del medarbetare tycker att jag är rak, medan andra nog kan tycka att jag mesig ibland. Men jag tror att det på lång sikt lönar sig att vara snäll som chef!

Tänka tillsammans

Jonas Allenbrant tror också att det är viktigt att satsa på möjligheter för gruppen att reflektera ihop.

– Det ger en känsla av gemensamt ansvar: ”Vi har något ihop!”. Vi svetsar samman gruppen när vi tänker tillsammans. Alla växer med reflektion, både kunskapsmässigt och språkligt.

På Nockebyhöjdens äldreboende har de därför satsat på såväl en daglig kort reflektion, som en längre, 1,5 timme, en gång i månaden, med en reflektionsledare som leder passet och ser till att alla kommer med i diskussionen. Det gäller att skapa en miljö där det är tillåtet att visa sig osäker, förklarar han.

Äldreboendets två avdelningar har sina månatliga reflektioner på olika dagar, så att de kan täcka upp för varann. Reflektionspasset är obligatoriskt för alla som är i tjänst, alla är med under hela passet – och mobiltelefonerna är avslagna!

Planeringsdagarna, som många tidigare mest uppfattade som en dag då man kom bort från jobbet, handlar idag till stor del om grupputveckling. På dessa dagar talar de mycket om kommunikation och samarbete, och projekt som de kan samverka om.

– Vi lägger in flera samarbetsövningar, både för att få energi och för att visa att vi har roligt ihop, säger Jonas Allenbrant.

Han menar att jakten på den perfekta gruppen börjar – hos chefen själv. Även chefen behöver en känsla av sammanhang och trygghet.

– För många är chefsjobbet ensamt. Då gäller det att bryta ensamheten, genom nätverk eller coacher, säger han.

Artikeln är ett referat av ett föredrag på en konferens om äldreomsorgschefer, arrangerad av Gothia Fortbildning, som också givit ut boken ”Ledare i äldreomsorgen – en handbok i utveckling och arbetsglädje”.

Text: Mats Utbult, 20 juni 2016

Relaterade verktyg

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Senaste artiklar

Återhämtning på schemat hos Vårdguiden

På 1177 Vårdguiden har telefonsjuksköterskorna en ständig kö av rådvilla som behöver deras hjälp. Det finns inga naturliga raster att ta igen sig på. Men för tre år sedan införde…

Lyckad satsning på ökad chefstäthet

Västra Götalandsregionen har satsat på att minska antalet medarbetare per chef. Nu har cheferna mer tid för sina medarbetare och de hinner bättre med att utveckla verksamheten. Det visar en…

Gemensamt säkerhetsarbete bättre för alla

I Region Kalmar har man numera en gemensam enkät för patientsäkerhet och arbetsmiljö. Det har lett till ett nytt sätt att arbeta med säkerheten för både patienter och vårdpersonal. På…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?