När alla kan jobba var de vill blir arbetsgemenskapen viktig. Helsingborgs stad uppmuntrar till flexibilitet för sina medarbetare, men en dag i veckan ska alla träffas. Det provades redan under hösten med gott resultat.
Den gemensamma frukosten inleder veckans höjdpunkt på planavdelningen på stadsbyggnadsförvaltningen i Helsingborg. Det är onsdag! Alla som kan är på plats, och fokus ligger under dagen på det som är gemensamt för medarbetarna. Stadsplaneraren Sarah Svensson trivs som fisken i vattnet. Alla andra dagar i veckan står det henne fritt att arbeta var hon vill.
– Tisdag till torsdag brukade jag vara på plats i höstas. Jag har inga uppgifter som kräver att jag kommer in, men det är skönt att få träffa arbetskamraterna. Att få ha spontana samtal.
Planenheten kommer att köra samma koncept som under återgången till arbetsplatserna i höstas.
Jobba på distans-dagar
Arbetet är strukturerat så att varje veckodag är knuten till syftet med mötena den dagen. Måndag och fredag kan man lägga avstämningsmöten, de är de vanligaste ”jobba på distans-dagarna”. Tisdag och torsdag kan man lägga möten där det är bra att kunna träffas fysiskt, som exempelvis en workshop. Då kommer lite fler till kontoret. Till onsdagar, slutligen, förläggs inga externa möten och då förväntas alla vara på plats.
– Frågan om hur vi ska arbeta har varit uppe på i princip varje apt sedan pandemin bröt ut. Vi har varit delaktiga i att ta fram det här sättet att arbeta och vi har varit väldigt överens. Det här passar alla medarbetare bra, säger Sarah Svensson.
Tar återgången i egen takt
Själv har hon inte samma stora behov av flexibiliteten som många andra på arbetsplatsen – här finns en hög andel föräldrar och pendlare. Men att kunna välja att göra koncentrationskrävande uppgifter hemma ser hon som en stor fördel. Liksom att få ta återgången i sin egen takt:
– Vi har jobbat på distans under så lång tid, så det känns ovant att helt gå tillbaka till kontoret. Det tar lite mer energi än tidigare. Ja, samtidigt som det ger mycket energi också. Det går åt båda håll.
Att plocka russinen ur kakan är själva idén i Helsingborg. Man ska ta med sig det goda från distansarbetet och lämna det dåliga därhän.
Enhetschefen Carl Welin konstaterar att han har en tacksam roll i dialogen med sina medarbetare.
– Kommunledningen har varit tydlig med att vi ska ta vara på möjligheterna att arbeta flexibelt och platsoberoende. Den stödjer den öppna dialog vi har om hur vi ska jobba framöver, och stöttar oss i att dra lärdomar från distansarbetet under pandemin.
Onsdag är gemenskapsdag
Nya utmaningar uppstår med återgången. Det blir uppenbart att något behöver göras åt den fysiska arbetsmiljön på kontoret när så många möten sker på teams. På planenheten sitter nästan alla i samma kontorslandskap, och mötesrummen räcker inte till. Så onsdagar då alla är på plats fungerar det dåligt att ha externa möten, därför har man bestämt att inte lägga sådan den dagen.
Å andra sidan ska medarbetarna ändå ägna sig åt att samarbeta internt den dagen: småprat, gruppmöten, apt. Onsdag är navet för arbetsplatsgemenskapen.
– Gemenskapen är jätteviktig. Då måste man också tänka på att alla inte kan komma tillbaka ännu, eftersom smittspridningen fortfarande är hög. Vi har digitala lösningar för att inkludera dem som inte kan vara med under onsdagarnas möten.
Ordningen är inte optimal, säger han. Men det gör inte så mycket.
– Just nu är inte målet att hitta det optimala utan att hitta en struktur att pröva. Alla vill ha viss frihet men samtidigt behöver vi struktur och förutsägbarhet. Funkar det inte, då ändrar vi. Vi är inte låsta till något annat än att uppdraget ska utföras väl.
Hävstång för att skapa nya former
Till stöd för den flexibiliteten finns en vägledning, ett dialogmaterial, samt en policy om medarbetar- och ledarskap.
HR-direktören Jörgen Fransson förklarar:
– Vi har frågat oss hur vi kan använda pandemin som en hävstång för att skapa former för det nya arbetslivet. Många organisationer vill bestämma var individer ska arbeta. Men som vi ser det, så följer kompetensen individen. Och individen kan vara på många olika platser.
Fast medan ledning och administration kan arbeta platsoberoende i mycket stor utsträckning, finns enheter som har den motsatta förutsättningen.
– Men också uppgifter som till största del är platsberoende kan ha inslag som medger att man arbetar platsoberoende. Om vi tar en fysioterapeut, exempelvis – hur kan hen nyttja tekniken för att arbeta på ett nytt sätt?
Dialogmaterial för apt
Vägledningen används som underlag för diskussioner på apt. Till den hör ett dialogmaterial med frågeställningar om uppdraget, och medarbetarnas förutsättningar att genomföra det. Där finns också frågeställningar om hur man kan skapa en bra och inkluderade arbetsmiljö för hela arbetsgruppen.
Arbetet med vägledningen inleddes av hr under våren 2021. Till grund för den ligger ett samarbete mellan hr, förvaltningsledning, och den centrala samverkansgruppen.
– Vår medarbetar- och ledarskapspolicy har haft stor betydelse för att vi ser pandemin som ett bra momentum att ta vara på det bästa från den tid som varit, säger Jörgen Fransson.
Där många andra har en värdegrund arbetar Helsingborgs stad sedan tio år tillbaka med en policy med fyra olika perspektiv som är genomgående i rekrytering, medarbetarsamtal, och bedömningsgrunder för lönesättning. Policyn handlar om förmåga och färdigheter, hur man ser på sina målgrupper, hur man samspelar och ger värde.
Policyn är tio år gammal. Sedan tre år tillbaka har Helsingborg stad också använt tillitsbaserat ledarskap. Det är förutsättningen för den flexibilitet som staden nu vill hjälpa sina enheter att uppnå, menar Jörgen Fransson:
– Vi vill att våra medarbetare ska få uppleva att de har möjlighet att växa i sina roller. Policyn var kanske före sin tid då, men den är verkligen rätt i tid nu.