Kommunägda Göteborg Vatten fick stöd av forskare från Chefios att utveckla chefernas roller. Att projektet var forskningsbaserat och en engagerad ledningsgrupp hjälpte till att göra projektet lyckat menar Annika Andersson, HR-chef.

Foto: Anna Rehnberg

Chefios stöttar chefer

På förvaltningen Kretslopp och vatten i Göteborg satsar de på ett ledarskap med rimliga förutsättningar. De har fått stöd genom forskningsprojektet Chefios. Annika Andersson, HR-chef uppskattar stödet.

Annika Andersson berättar här om sina erfarenheter av att medverka i forskningsprojektet. I en annan artikel berättar forskaren Lisa Björk om sin avhandling om kommunala chefers villkor, som hon arbetat fram inom projektet.

En utgångspunkt för Chefios är att förutsättningarna för ledarskapet i kommunerna är minst lika viktiga som chefens personliga egenskaper:

– De chefer som inte får de rätta förutsättningarna får det tufft, även om de har alla de rätta egenskaperna, säger Annika Andersson, HR-chef.

När förvaltningen gick in i Chefios pågick redan ett utvecklingsarbete kring personligt ledarskap. Där hade cheferna en bra grund.

Arbetet med projektet började 2008. Då var Göteborgs Vatten en egen organisation, som bestod av cirka 300 anställda och 30 chefer. Kretsloppskontoret var beställare och Göteborgs Vatten var utförare.

– Vår organisation var otydlig, berättar Annika Andersson. I intervjuerna som forskarna i Chefios genomförde lyfte nästan alla chefer fram otydligheten som ett problem. Många chefer föredrog att arbeta med egna projekt på bekostnad av ledarskapet. Cheferna arbetade också för mycket.

Mitt uppe i arbetet med Chefios tog politikerna beslutet att slå ihop organisationerna till en – detta skedde den 1 januari 2013 och den nya organisationen fick cirka 350 anställda och 33 chefer.

Flera mätinstrument

Det hade krävts några informationsmöten för att idén om att genomföra forskningsprojektet skulle landa bland de anställda. När sedan det första återrapporteringsmötet kom efter drygt sex månader av kartläggning växte engagemanget och entusiasmen.

I arbetet ingick flera olika mätinstrument. I chefsenkäterna svarade cheferna på frågor om hur deras förutsättningar såg ut och hur de mådde. En annan undersökning handlade om arbetsinnehållet, vad cheferna faktiskt gjorde, inte vad de upplevde att de gjorde.

– Kartläggningen visade på det som kallas illegitima arbetsuppgifter, det vill säga att man gör saker som andra borde göra, berättar Annika Andersson.

I en organisationsanalys undersökte man kommunikationen, både intern och extern. Kommunikationsvägarna syntes tydligt i en modell, som också visade de svaga partierna.

Projektets organisation bestod av en lokal projektledare från HR, en styrgrupp som bestod av ledningsgruppen, och en extern konsult som hjälpte till med arbetet och deltog i diskussioner i workshops om resultaten och vad de betydde. Forskarna deltog i diskussioner och i arbetet, genomförde intervjuer, och hjälpte till med analyser. Det höll arbetet levande.

– En hårt engagerad ledningsgrupp och att projektet var forskningsbaserat hjälpte till att göra det lyckat, tror Annika Andersson.

Det räcker inte med att HR är inblandat, menar hon, det behövs tid och någon form av motor, antingen en extern motor eller att man avdelar en person som är motorn och har verklig insyn.

Skapa mer utrymme åt ledarskapet

2013 blev ett intensivt år. Med sammanslagningen uppstod nya frågor och praktiskt arbete med att jämka ihop två organisationer. De nya cheferna skulle också bli introducerade i Chefios-projektet.

– Det sista vi gjorde före omorganisationen var att vi bröt ner det stora enkätmaterialet om arbetsinnehållet på avdelningsnivå. Det såg lite olika ut för cheferna i de olika verksamheterna, berättar Annika Andersson.

En del jobbade ute i driften med underställda rörläggare och driftstekniker. En annan grupp hade underställda civilingenjörer och arbetade mer i projektform. De behövde se över arbetsuppgifter och stödfunktioner för alla chefer, för att skapa mer utrymme åt ledarskapet. – När sammanslagningen kom fick vi avvakta med att ta analysen till nästa steg, säger Annika Andersson.

Mer stöd och avlastning

De har genomfört tre enkäter om hur cheferna har det och hur de mår. Den första gick ut 2009 och förvaltningen började arbeta med resultatet 2010 – och 2011 kom den andra enkäten. Kanske något förvånande visade den andra enkäten sämre resultat än den första.

– Vi hade inte hunnit göra så mycket mellan de två tillfällena. Men alla diskussioner kring ledarskap och chefens roll skapade en medvetenhet hos våra chefer om det rimliga i rollen.

Så det var inte så konstigt att resultatet försämrades, säger Annika Andersson. Vissa cheferna avlastade sina medarbetare i större utsträckning än andra. Det påverkade också belastningen.

– Många chefer hade en tuff belastning, det kunde vi se. Det fanns ett antal sådana här tydliga saker som vi kunde jobba vidare med.

Det var viktigt att satsa på stödfunktioner för cheferna. Många chefer hade en specialfunktion där de behövde avlastning. De behövde kvalificerat stöd av ingenjörer, så man anställde några nya driftsingenjörer. Kommunikationsansvaret låg tidigare på en person i verksamheten, men nu har man anställt en expert. Rehabilitering är ytterligare ett område som man har tittat på:

– Om en chef har en rehabilitering två gånger om året, är det inte rimligt att man kan det systemet. Det är bättre att det finns hos HR som stöd. Så har vi försökt tänka. Det stödet kan vi utveckla ännu mer, säger Annika Andersson.

Tydliggöra chefsroll, mål och inriktning.

Resultaten av alla enkäterna är uppdelade i olika färger, grönt, gult och rött, i olika valörer. Färgerna motsvarar de gynnade cheferna, de uppbackade, de uppskattade, (grönt), de fokuserade, (gult), de försummade, de utsatta, de klämda, de motarbetade (rött).

– Vi hade haft delar som var gula och litet rött också. Vi tittade också på belastning, stress och återhämtning och fick många debatter om resultatet vid återrapporteringen.
Resultaten från den tredje enkäten ger underlag för att lyfta fram chefsfrågorna igen och fortsätta arbetet kring förutsättningarna för ledarskapet. Resultatet visade sig vara klart bättre. Det gula och det gröna fältet hade blivit större och den gröna färgen hade djupnat, säger Annika Andersson.

– Våra enkäter blev en bekräftelse på det vi hade sett. Det var viktigt att tydliggöra vad som ska ingå i chefens roll, men även mål och inriktning.

Ny karriärväg

På vägen har pressen ökat på cheferna liksom den interna kontrollen. Belastningen när det gäller administrationen ökar. Därför måste man hålla diskussionen levande om vad en chef ska göra.

– Vissa delar kan man välja bort, andra inte. Det var viktigt att tydliggöra vad som ingår i chefens uppdrag. Vi hade någon enstaka chef som valde att lämna chefskapet när vi började prata om vad rollen innebar.

Nu finns det karriärvägar som inte innebär att vara chef. Man kan välja en roll som senior projektledare.

– Det är viktigt för oss att behålla duktiga specialister, fast de inte vill vara chefer, säger Annika Andersson.

Inlägg taggat med:

Text: Eva Ekelöf, 06 maj 2014

Senaste artiklar

Från tillrättavisande till undervisning

Eriksbergsskolan i Sollentuna kämpade med oro och konflikter mellan eleverna. Så är det inte längre. Vändningen kom när kuratorn började handleda pedagogerna i deras ledarskap. – Vi har fått studiero.…

Vården blev bättre när alla fick utbildning

Från läkarna till städarna – akutavdelningen för äldre vid Norrtälje sjukhus satsade på demensutbildning för all personal. Det gav resultat: tryggare patienter och medarbetare som trivs och stannar på avdelningen.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?