”Om det fungerar så finns det stora vinster att hämta för miljön, ekonomin, arbetsmiljön och verksamheten”. Så motiverar Borlänge kommun beslutet att låta anställda fortsätta jobba hemifrån på femtio procent.
I slutet av september 2021 lyftes rekommendationen att jobba hemifrån, eftersom coronapandemin nu anses vara under kontroll i Sverige. Men måste alla kontorsanställda nu jobba på kontoret, bara för att det är möjligt? Många arbetsgivare kämpar fortfarande med besluten kring hur medarbetarna ska jobba framöver.
I Borlänge kommun har man bestämt sig för att testa hybridarbete. Anställda i fem av kommunens verksamheter får jobba hemifrån på halvtid – och turas om att använda kontorsplatserna.
Det börjar som ett sex månader långt pilotprojekt, men om det fungerar så kommer arbetssättet att bli permanent.
Sandra Sjöberg, strateg inom samhällsbyggnadssektorn och projektledare, förklarar bakgrunden:
– Mitt uppdrag från början var att titta på våra lokaler, eftersom vi behövde utöka dem. Men sedan kom corona och då tänkte vi om.
Turas om att vara på plats
Istället för att utöka lokalerna ska de nu se ifall de kan dra ner på dem. Anställda i fem verksamheter kommer att turas om att vara på plats. Fem dagar på kontoret, och sedan fem dagar hemifrån.
Att man landade på just 50 procent distansarbete var en kompromiss. Många anställda ville arbeta hemifrån ännu mer. Men det finns forskning som visar att effektiviteten för dem som är på kontoret permanent minskar när många kollegor jobbar på distans.
– Därför landade vi på just femtio procent. Det blev ett sätt att sätta laget framför jaget.
Hoppas på flera vinster
Om det blir så att pilotprojektet övergår till en permanent lösning så kommer kommunen kunna dra ner rejält på sina lokaler. Det skulle kunna innebära 20 miljoner sparade kronor under de närmaste tio åren, enligt förstudien.
Men det är inte den enda vinsten. Det finns också stora vinster att hämta för miljön, arbetsmiljön och verksamheterna, hoppas Sandra Sjöberg.
– I förstudien sade nästan 9 av 10 medarbetare att de är lika effektiva eller mer effektiva när de jobbar på distans. Vi hoppas också att det här kan bli ett sätt att minska stressen för medarbetarna, när de slipper mycket restid och logistik.
Jessica Eberger, huvudskyddsombud för Vision, säger att medarbetarna är positivt inställda till projektet. Det har hon kunnat se i förstudien, och det har hon också hört från dem hon har pratat med.
– Jag har bara fått positiva reaktioner från medarbetare och chefer. Jag tror att hemligheten är att de hela tiden har varit delaktiga, från början av projektet. De har varit med och utformat både enkäter och upplägg. Inget har kommit ovanifrån.
Gediget förarbete och förankring i forskning
Nu är pilotprojektet precis på väg att dra igång. Eftersom de som befinner sig på plats på kontoret kommer att sitta ganska tätt har man dock velat vänta tills restriktionerna har släppt.
Men det har gjorts ett stort förarbete innan man har kommit så här långt, med bland annat:
- En 40 sidor lång förstudie, med allt från tidigare forskning till ramavtal och skatteregler
- En enkätundersökning där medarbetarna fick svara på hur det har varit att arbeta hemifrån under pandemin
- Noggranna risk- och konsekvensanalyser på varje kontor
- Flera workshops om upplägg och spelregler för hybridarbetet
Innan och under projektets gång kommer man också att genomföra:
- Utbildning för anställda och chefer i sådant som ergonomi, it-frågor och digitalt ledarskap
- Reflektionstillfällen för chefer
Allting har skett i samverkan. Huvudskyddsombudet Jessica Eberger är nöjd med att ha varit delaktig i hela processen:
– Samverkan har funkat hur bra som allra helst. Sandra hörde av sig till mig när det här projektet bara var ett embryo, och frågade ”kan man göra så här”?
– Ja, Jessicas roll har varit helt ovärderlig för mig som projektledare, säger Sandra Sjöberg.
Tydlighet, transparens och delaktighet
Några nyckelord genom hela projektet har varit tydlighet, transparens och delaktighet. I förstudien och i informationsbrev står det bland annat angivet exakt vilka dagar som medarbetarna kommer att vara hemma och vilken kontorsutrustning som de kan få låna av arbetsgivaren. Och i workshopparna kommer man överens om vad som gäller för allt från disk och blomvattning till hur man välkomnar sina nya kontorskollegor.
– Det är alltid viktigt med tydlighet i en förändringsprocess. En fråga som är liten för en person kan ju vara stor för en annan, säger Sandra Sjöberg.
Det är alltid viktigt med tydlighet i en förändringsprocess
– Ja, och jag tror att tydlighet kan trycka tillbaka en del oro. ”Det här är grundpaketet, och det är samma som gäller för alla”. Det avlastar chefer, att allting finns nerskrivet, säger Jessica Eberger.
Deras tips till andra arbetsgivare är att våga testa, att involvera medarbetarna tidigt och att göra allt i samverkan. Dessutom har Jessica Eberger ett bonustips.
– Det gäller att hela tiden koppla in friskfaktorerna. Fundera på frågor som ”hur kan vi få friska arbetsplatser som levererar bra tjänster till Borlängeborna?”. Det är det som allting handlar om i slutänden.
Kommer att följas av forskare
Nu ska projektet också bli forskning. Gunnar Bergström, som forskar om arbetshälsovetenskap på Högskolan i Gävle, kommer att följa projektet. Han säger att det är intressant med den här typen av systematiska satsningar på distans- och hybridarbete:
– I pandemins kölvatten pågår nu flera försök med att arbeta hemifrån i Sverige. Vi vill med forskningsmetoder bidra till att vi lär oss så mycket som möjligt av dessa satsningar. Detta ska kunna bidra till rekommendationer framöver.
Vi vill med forskningsmetoder bidra till att vi lär oss så mycket som möjligt av dessa satsningar
Sandra Sjöberg och Jessica Eberger tycker att det blir kul att bli en del av forskningen:
– Det känns jätteroligt att få vara med och utveckla arbetsformer för framtiden. På det här sättet hjälper vi ju inte bara oss själva utan även andra, säger Sandra Sjöberg.
– Ja, det känns superspännande att vi nu får ta det systematiska arbetsmiljöarbetet och utveckla det vidare för det hybrida kontoret. Det blir SAM 2.0, avslutar Jessica Eberger.
