– Man borde prata i klartext om hållbarhet när det gäller arbetsmiljö på kontor och anställdas hälsa, säger arbetslivsforskaren Susanna Toivanen, författare till handboken ”Framtidens arbetsplatser – att utveckla friska och hållbara kontor”.
Skriften riktar sig till alla som deltar i arbetet med att planera och utveckla nya kontor: de kontorsanställda själva, skyddsombud, verksamhetsledare, personalansvariga, fastighetschefer, fastighetsutvecklare och arkitekter. Och huvudfrågan som hon ställer är:
Hur skapar man attraktiva kontorsarbetsplatser som inspirerar och stimulerar ett skapande arbete, samtidigt som de stödjer verksamheter och klarar individers behov?
Hennes skrift är lättläst och kort, 40 sidor text – kompletterat med sidor för att skriva ner egna reflektioner. Susanna Toivanen sammanfattar det som forskare vet om arbetsmiljö, hälsa och arbetstrivsel i de olika typer av kontor som finns. Hon ger också konkreta tips. I slutet av denna artitkel finns ett utdrag ur boken med en checklista: Att tänka på inför om- eller nybyggnad av kontor.
– När jag har kommit i kontakt med kontorsarbetsplatser där de byggt om eller byggt nytt, har jag sett brister när det gäller att i ett tidigt skede ta in sakkunniga när det gäller sådant som arbetsmiljö och kognitiv ergonomi, som skyddsombud och företagshälsovård. Och det här leder ofta till att det är mycket som går fel, säger hon.
Besluten om andra investeringar bygger på noggranna fakta och kalkyler som experter är med om att ta fram, men så är det långtifrån alltid när det gäller investeringar i nya kontorslokaler, anser hon:
– Då verkar besluten häpnadsväckande ofta fattas i linje med vad som anses ligga i tiden vad gäller kontorskoncept och företagsorganisationer. Marknadens fingervisningar om vad som är modernt och en önskan att ligga långt fram i utvecklingen får styra besluten. Man kopierar lätt andra organisationers strategier och val, i förhoppning om att de även ska passa den egna verksamheten.
Man kan undvika många fallgropar genom att fatta beslut som grundas på de gedigna forskningsresultat som finns, konstaterar hon, men resultaten måste sättas i relation till den egna verksamheten, och det gör man genom att komplettera med egna undersökningar.
Ljud, ljus och luft
– Hälften av ungdomarna tycker arbetsmiljö är viktigare än lönen, säger Susanna Toivanen, som själv har en bakgrund som skyddsombud, vid SAS och Stockholms universitet. Så kallat mjuka frågor om arbetsmiljö är i själva verket stenhårda, för de påverkar ekonomin i verksamheten!
Hälften av ungdomarna tycker arbetsmiljö är viktigare än lönen
Arbetsmiljöfrågorna på kontorsarbetsplatser handlar vanligtvis om ljud, ljus och luft. Men det finns en risk med att forskare ofta specialiserar sig på en fråga, konstaterar hon:
– De sammanlagda belastningarna påverkar varandra, och ju fler du blir utsatt för desto känsligare blir du för var och en av dem. Vi behöver fler studier om samspelet mellan de olika belastningarna.
Forskningen om kontor är också uppdelad på olika ämnen och huvudspår (även om de ofta överlappar varann): arbetsmiljö, ledarskapsfrågor, teknik och arkitektur. Och så finns det kontorsforskning som handlar om kognitiv ergonomi, det vill säga att utforma kontor utifrån de förutsättningar som den mänskliga hjärnan har, när det gäller sådant som arbetsminne och koncentrationsförmåga.
Eget rum, eget skrivbord – eller inte
När man idag diskuterar vilket kontor man ska satsa på, finns det tre nyckelfaktorer:
- Vilken planlösning: egna rum (eller rum man delar med få) – eller någon form av öppet kontor?
- Ska de anställda ha eget skrivbord – eller ska man dela arbetsplatser och ta en ledig plats, om det finns någon?
- Hur arbetar de kontorsanställda – på en skala från enbart traditionellt arbete på plats, eller mycket på distans, på andra platser?
När det gäller planlösning finns det tre huvudtyper, med varianter:
- Cellkontor med eget eller delat rum (två-tre medarbetare) – dessa var vanligast på 1950–talet, men har sedan dess blivit allt färre, även om många kontor fortfarande har den modellen. Uppskattningsvis arbetat 30 procent av kontorsarbetarna i den typen av kontor, resten i olika former av öppna kontor.
- Kontorslandskap med fasta arbetsplatser, i olika storlek: små (upp till nio anställda), medelstora (10–24), som är vanligast, eller stora (25 eller fler). Detta är den modell som ökat sedan 1950–talet och fortfarande omvandlar man på många arbetsplatser cellkontor till kontorslandskap.
- Aktivitetsbaserade kontor som är indelat i zoner för olika slag av arbete och där ingen har en fast plats. Ofta finns det färre skrivbord än anställda. Fortfarande är detta den minsta gruppen. Men bland nybyggda eller ombyggda kontor är det sedan några år en ökande andel.
– Aktivitetsbaserat kontor är inte så nytt som många förespråkare idag påstår – fast de inte tycker om att man påstår det, berättar Susanna Toivanen. En variant fanns faktiskt redan för 30 år sedan. Det kallades då Kombikontor, idag talar man om Projektkontor, och var en trevlig svensk uppfinning, som bland annat fanns på SAS huvudkontor, där jag jobbade då. Det var inte ett renodlat aktivitetsbaserat kontor, eftersom alla hade egna rum och egna skrivbord, men 25 procent av tiden arbetade man på gemensamma arbetsytor. Den här formen av aktivitetsbaserat kontor är förstås mer ytkrävande, och därför inte så vanlig idag.
Dagens aktivitetsbaserade kontor kallar Susanna Toivanen för Flexkontor, och där kan det ofta bara vara 75 procent av de anställda som samtidigt kan få en egen plats vid ett skrivbord . Resten förväntas sitta i möten, vid en arbetsplats utan bord, eller befinna sig utanför arbetsplatsen. Hon konstaterar att man har diskuterat den typen av kontor ända sedan tidigt 80-tal och även då handlade det om att ”frigöra” kontorsarbetare från skrivbordet tack vare tekniken.
– Marknaden idag vill ha ständiga nyheter och därför levererar man aktivitetsbaserade kontor som något helt nytt. Men det är gammalt vin i nya flaskor i så fall, tycker jag.
Hur det här fungerar i praktiken beror förstås på vilken verksamhet som man arbetar i. Det är en väldigt stor skillnad om du så gott som alltid befinner dig på jobbet eller om du tillbringar en stor del utanför huset – som konsult exempelvis inom utbildning eller IT, eller säljare.
På kontor inom kommuner och landsting är det, jämfört med i privata företag, rimligen en större andel ”hemmakatter” bland de kontorsanställda, och färre som flänger och far. Men när man idag hör kontorskonsulter och andra som förespråkar nya trender, kan man få intrycket att de flesta som jobbar på kontor hör till de grupper som är borta från arbetsplatsen en stor del av sin arbetstid.
Högt pris för påstådda fördelar
En undersökning visar att sex av tio anställda helst skulle vilja arbeta i ett eget rum och Susanna Toivanen slår fast att många samstämmiga undersökningar visar att de anställda i regel upplever ”lägre psykologisk avskildhet och sämre integritet i kontorslandskap, det vill säga sämre möjlighet att dra sig undan vid behov eller undvika kollegors inblick”. I kontorslandskapet upplever de också mer buller och okontrollerbara ljud, jämfört med andra kontorstyper.
– Kontorslandskap anses allmänt underlätta kommunikation och interaktion mellan anställda samt främja teamarbete och arbetstillfredsställelse. Men än så länge finns det få säkra bevis inom forskningen att samspelet mellan anställda förbättras i kontorslandskap, säger hon. Tvärtom visar ny forskning som baseras på över 42 000 anställda i drygt 300 kontorsbyggnader att fördelarna med att vara nära kollegor i kontorslandskap motverkas av ökat buller och sämre möjlighet till avskildhet.
I många studier visar det sig att de anställda kommunicerar mindre i öppna kontorslandskap, så dessa försämrar mellanmänskliga relationer, precis tvärtom mot argumenten för dem, säger Susanna Toivanen.
Ett antal forskningsstudier bekräftar att arbete i kontorslandskap innebär ökad belastning på arbetsminne, koncentration, uppmärksamhet, inlärning och andra kognitiva förmågor. Den kognitiva belastningen ökar och upplevelsen av avskildhet blir sämre ju mindre avståndet mellan skrivbord blir. Den bästa kommunikationen mellan anställda finns i delade rum.
Forskarnas tydliga rekommendation, sammanfattar hon, är att ”arbete som i huvudsak består av koncentrationskrävande uppgifter inte ska utföras i kontorslandskap”. Därför tycker Susanna Toivanen att man, även när man går över till olika former av landskap, bör överväga att ha enskilda arbetsrum för personer som ofta har koncentrationskrävande arbetsuppgifter, pratar mycket i telefon och vantrivs i landskap.
Kontorsforskning i Danmark visar att sjukfrånvaron är dubbelt så hög bland anställda i delade kontorsrum och kontorslandskap, jämfört med anställda som har egna rum. Orsaken är att de som inte har eget rum i högre grad är utsatta för buller, sämre ventilation och luftkvalitet, högre risk för virusspridning, sämre psykosocial arbetsmiljö som brist på avskildhet, lägre inflytande och mer störningar från arbetskamrater.
De danska forskarnas slutsats är att ”arbetstagarna, arbetsgivarna och samhället i stort betalar ett högt pris, i form av högre sjukfrånvaro, för kontorslandskapets påstådda fördelar”.
Bättre och billigare att ta det tidigt
Ett vanligt fel är enligt Susanna Toivanen att verksamheternas ledningar från början går för fort fram när de vill bygga nytt eller bygga om.
– Det är viktigt att i ett tidigt skede diskutera hur man ska utforma kontoret så att det gynnas såväl koncentrationskrävande och individuellt arbete, som socialt samspel och samarbete.
Men ledningarna missar ofta att ta med såväl de anställda som deras representanter, som arbetsmiljöspecialister, inom och utom verksamheten.
– De egna anställda är specialister på verksamheten och har oftast detaljerad kunskap om störningsmoment i kontorsmiljön och vad som underlättar det dagliga arbetet. Att inte ta fasta på den kunskapen är att slösa med resurser.
I bästa fall kan man ha tillgång till god expertis inom företagshälsovården. Men då gäller det att ledningen är beredd att betala för dessa tjänster och så är det inte alltid, påpekar hon.
– Företagshälsovården kommer också många gånger in först efteråt när, det uppstår problem med hälsa och arbetsmiljö på den nya arbetsplatsen. Man måste hitta sätt att istället låta aktörer med arbetsmiljökunskaper påverka i ett tidigt skede.
Susanna Toivanen understryker att det är både dyrare och svårare att i efterhand ändra i en kontorsarbetsplats som orsakar ökad stress, otrivsel och ohälsa.
Minska hörbarheten i tal
Bland det allra viktigaste man kan göra för att förbättra arbetsmiljön i öppna kontor, är att minska hörbarheten av kollegornas tal. Det kan man göra genom en mängd olika typer av ljuddämpande material i väggar, tak och golv. Arkitekterna tänker oftast med ögonen, inte med öronen, medan akustiker (om de överhuvudtaget finns med) inte har samma tyngd.
Ett annat råd är att se till att det finns tillräckligt många tysta rum att dra sig undan i, och att de tysta rummen verkligen är tysta, så att ljudet ändå inte går in dit. Så är det inte alltid idag.
Ledningar för verksamheter kan baxna för de kostnader som åtgärder för att komma åt ljudstörningar innebär. Men det finns också ett pris för försämrad effektivitet i verksamheten som man bör ta med när man gör kalkyler såväl inför ny– eller ombyggnad, som inför förbättringsåtgärder i efterhand, menar Susanna Toivanen.
Den här artikeln bygger på ett föredrag som Susanna Toivanen höll vid en konferens i Gävle för ergonomer den 13 januari 2015. Arbets– och miljömedicin arrangerade.
Tänk på detta!
Utdrag ur handboken ”Framtidens arbetsplatser – att utveckla friska och hållbara kontor”:
Att tänka på inför om- eller nybyggnad av kontor:
Gör en utvärdering av de befintliga lokalerna, vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra?
- Ta reda på vad berörd personal inom olika funktioner och enheter har att säga; de vet oftast bäst vad som anses störa arbetet respektive underlätta det. Notera stort som smått.
Planlösningar. Resonera internt utifrån nuvarande och planerade behov.
Se till att kända störningsmoment i kontorsmiljön tas med i planen från början och åtgärdas:
- Ljud. Anlita akustiker för att se till att ljudmiljön blir så bra som möjligt och att buller och störande ljud undviks (exempelvis placering av teknikrum, yta i direkt anslutning till mötesrum, etc.).
- Ljus. Eftersträva god tillgång till dagsljus. De arbetsplatser som ligger en bit in i lokalen har ofta sämre belysning än fönsterplatser, se därför till att dessa platser får god inomhusbelysning.
- Luft. Eftersträva god kvalitet på inomhusluften. Anpassa temperatur, undvik kallras och drag vid ventilationsöppningar.
- Psykologisk avskildhet. Se till att det finns tillgång till backup-rum av god kvalitet. Dessa ska vara tillräckligt många, lätta att komma åt, de ska tillhandahålla god arbetsmiljö (avseende ljud, ljus, luft, el) och ska inte vara bokningsbara för möten.
- Se till att det finns visuella skydd i öppna kontor så att anställda har möjlighet att dra sig undan vid behov.
- Tillgodose behovet av toaletter och att de ligger centralt men ändå avskilt.
- Tillgång till dusch- och ombytesrum.
- Tillgång till vilrum (lagstadgat).
Tänk igenom placeringen av arbetsbord och datorer så att insyn och bländande ljus undviks. Att sitta med ryggen mot korridorer eller passager upplevs ofta otryggt eller störande.
Tänk på att platser närmast utanför mötesrum inte lämpar sig för koncentrationskrävande arbete (höga samtal, spring, telefonsamtal som tas utanför mötesrummet etc.).
Insynsskärmar mellan skrivbord dämpar stress- och störningsmoment.
Ge utrymme åt ergonomiskt goda lösningar vid arbetsplatserna.
Skapa ett helhetstänkande för den visuella arbetsmiljön och var konsekvent: genomtänkt kontorsinredning, enhetliga färgval, konsekvens i val av praktiska detaljer som sorteringskärl, papperskorgar, dokumentuppsamlare, etc.